С 1 сентября 2026 года все перевозочные документы необходимо перевести в электронный формат

Все участники грузоперевозок в России должны оформлять перевозочные документы исключительно в электронном виде с 1 сентября 2026 года. Правила транспортно-экспедиторской деятельности обновляет федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ – вводит обязательный электронный документооборот (ЭДО) в логистике.

В связи с грядущими изменениями налоговая рекомендует:

1. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП), она может быть оформлена на руководителя или сотрудника (в таком случае оформляется доверенность).
2. Выбрать аккредитованного оператора ЭДО для обмена ЭПД между участниками перевозок и регистрацией их в системах.
3. Настроить доступ сотрудников к новой системе и если это необходимо подключить водителей, если и они подписывают документы.

Нововведение обещает существенное сокращение расходов на бумагу, печать, курьерские услуги и хранение бумажных архивов, надежное хранение ЭПД в системе. ЭПД подписывают эл.подписью с юридической силой, что гарантирует единую, актуальную версию документа. Параллельно с удобством для бизнеса, нововведение дает контролирующим органам прямой доступ к данным.

ФНС рекомендует уже сейчас вести активную подготовку к переходу во избежание спешки и ошибок при оформлении ЭПД. Выбор оператора ЭДО и оформление квалифицированной электронной подписи также может занять время. Стоит протестировать электронный документооборот в пилотном режиме и согласовать с контрагентами обмен электронными документами.