Производство печатей и штампов, 2 точки + франчайзи
Сайт: https://ministerstvo.su/
Город: Астрахань
Количество сотрудников: 9
Количество магазинов: 2
Что внедрили: товароучетная система Бизнес.Ру для нескольких юрлиц
Результат: ошибки в складском учете снизились на 90%, обработка заказов ускорилась на 23%, инвентаризация стала быстрее на 40%, удаленный контроль работы всех точек в любое время.
Компания «Министерство штемпельной продукции» популярна на рынке больше 15 лет. Она изготавливает различные печати всего за 30 минут и развивает партнерскую сеть в России и за рубежом.
При росте числа офисов и партнеров управлять качеством, производством и продажами без автоматизации стало невозможно. Компании потребовалась система для учета и контроля бизнеса. Рассказываем в кейсе, как эту задачу решили с помощью программы от Бизнес.Ру.
Кейс подготовлен в рамках проекта кейс-интервью «Бизнес.Ру» — серии разговоров
с клиентами компании о реальных бизнес-сценариях, инструментах и результатах. Текст основан на интервью и открытых данных
О компании
Предприниматель Дмитрий Баринов к ведению бизнеса подошел осознанно: проанализировал рынок, учел подводные камни. Дмитрий сразу заметил новые точки роста – даже после формальной отмены печатей для ИП и ООО в 2015 году. Ведь печати по-прежнему нужны врачам, нотариусам, работникам банков, промышленным компаниям.
Со временем компания выросла и сегодня развивает бизнес в трех направлениях:
- Розничное производство печатей. Ключевая деятельность. Клиенты обращаются напрямую – звонят или приходят в офис. Компания предлагает выбор корпусов и около 300 макетов с возможностью доработки. Изготовление печатей занимает около 30 минут и выполняется при клиенте.
- Продажа расходных материалов. Компания поставляет расходники для производителей печатей, работая по контрактам с поставщиками. Направление менее маржинальное, но обеспечивает стабильный оборот.
- Развитие франчайзинговой сети. Владелец развивает сеть под брендом «Министерство штемпельной печати», зарегистрированным в Роспатенте. Офисы работают в российских регионах и Казахстане. Управление сетью строится на единых стандартах и централизованном контроле.
Барьеры из-за учета в тетрадке
Весь учет в бизнесе Дмитрия велся вручную: сначала в тетради, затем – в таблицах Excel. Очень быстро владелец столкнулся с тем, что разрозненные данные мешают управлению:
- документы в разных форматах приводили к потерям данных и ошибкам;
- управленческие решения принимались «вслепую»;
- контроль офисов и партнеров занимал много времени.
Франшиза росла, а стандартов и прозрачной системы контроля в компании не было. Было невозможно отслеживать все заказы онлайн, управлять несколькими организациями в одном месте и контролировать бизнес удаленно. При этом оборот увеличивался, нагрузка тоже – компании нужно было автоматизировать все процессы.
Внедрение программы Бизнес.Ру: нюансы франчайзи
Подключенное решение: Программа для автоматизации производства и розницы
Цель внедрения программы было создать прозрачную систему управления:
- видеть остатки по складу в реальном времени;
- автоматически списывать материалы при производстве;
- контролировать заказы на всех этапах;
- исключить человеческий фактор в учете;
- связать склад, продажи и производство в одну логическую цепочку.
Этап 1. Навели порядок в учете товаров
Структурировали склад
Мы разделили склад на логические зоны: основной склад, производственный склад, витрину. Каждой позиции присвоили четкую классификацию, каждому материалу – минимальный остаток, и каждое движение товара теперь автоматически фиксируется.
Для каждого типового изделия были созданы технологические карты. Теперь система точно знает, сколько и каких материалов уходит на один штамп. Как только менеджер оформляет заказ, материалы автоматически резервируются и списываются.
Все процессы от дизайна до изготовления и сборки закрепили в инструкциях. Поэтому адаптация новых сотрудников и партнеров стала быстрее в два раза.
Установили массовое управление ценами
Для комплектов назначили родительские цены, по которым клиентские рассчитываются автоматически с помощью формул. Теперь прайс обновляется всего за несколько минут.
Упростили инвентаризацию
Инвентаризацию перевели на мобильное приложение: теперь сотрудники сканируют штрихкоды со смартфонов без покупки дорогого оборудования.
Этап 2. Подключили франчайзи и выстроили работу точек
Франчайзи подключаются к уже готовой системе и работают по единым стандартам.
Унификация производственных процедур сделала работу партнеров прозрачной. Пространство стало единым и управляемым для всей сети.
Владелец «Министерства штемпельной продукции»«Ключевая функция для меня — управление и контроль. Выбрал «Бизнес.Ру» за возможность ведения нескольких организаций в одном сервисе. Это очень сильно помогло»
Этап 3. Внедрили удаленный контроль
Собственник имеет доступ к онлайн-аналитике 24/7: он видит показатели офисов, загрузку сотрудников, статус заказов и движение товаров в режиме реального времени с любого устройства независимо от местоположения.
Проверка и корректировка чеков полностью переданы специалистам Бизнес.Ру, что исключает риски штрафов и экономит время сотрудников. Все данные о работе доступны в виде отчетов за несколько кликов, обеспечивая эффективное и безопасное управление бизнесом.
Расскажем, как настроить учет, стандарты и удаленный контроль в Бизнес.Ру — под ваш формат бизнеса и количество точек.
Результаты
Внедрение системы Бизнес.Ру позволило быстро выстроить прозрачный и управляемый учет на производстве и в продажах:
Производство под контролем
- Расхождения по остаткам сократились на 90%.
- Инвентаризация стала на 40% быстрее, а ошибки снизились на 50%.
- Согласование и оформление заказов ускорилось на 20%.
Единые стандарты для всей сети
- 100% точек и партнеров работают в одной системе.
- Все перемещения между точками прозрачны, дефицит комплектующих практически исключен.
- Запуск новых франчайзи теперь занимает на 25% меньше времени.
«До применения решения от Бизнес.Ру для франчайзи создавали отдельное предприятие в системе, а сейчас мы проводим для каждого новое подключение. Это новый этап в автоматизации наших процессов».
Экономия времени и снижение операционной нагрузки
- Массовое управление ценами и автоматизация снабжения экономят 6–8 рабочих часов в месяц.
- Делегирование чеков коррекции освобождает еще 5–7 часов и снижает риск штрафов.
Удаленный контроль 24/7
- Собственник видит аналитику по всем точкам и сотрудникам в режиме реального времени откуда угодно.
- Головная компания оперативно реагирует на отклонения в работе партнеров.
Надежная техподдержка от Бизнес.Ру
Дмитрий получил профессиональную поддержку по техническим вопросам. Специалисты Бизнес.Ру не только решают неполадки, но и берут на себя часть работы, например, обработку чеков коррекции.
«Раньше были проблемы, на решение которых мы тратили неделю. Сейчас мы справляемся с ними за несколько минут. А наши франчайзи могут получить экстренную экспертную помощь от специалистов. Изначально я мог бы купить готовую франшизу с уже отлаженными процессами. Но решил развивать свою сеть с лучшими условиями. Так и получилось».
Выводы и рекомендации
Опыт «Министерства штемпельной продукции» показывает: даже нишевый бизнес нуждается в автоматизации и стандартах. Единая система учета, CRM и прозрачные процессы дали компании контроль качества, управляемый рост франшизы и уверенность в каждом партнере. Даже если он работает за пределами России.
- одна программа для всех точек
- учет товаров и остатков на складе
- аналитика продаж и точные закупки
- контроль с любого устройства откуда угодно
