Кофейня, 1 точка
Город: Екатеринбург
Количество сотрудников: 4
Что внедрили: программу для комплексной автоматизации
Результат: +25% к прибыли
Сколько кофеен работает в вашем городе сегодня? А сколько закрылись за последние полгода? Герой нашего материала Антон Басов едва не закрылся, но дал кофейне последний шанс. И этот последний шанс превратился в успешный кейс автоматизации кофейни.
На чужих ошибках не научишься
Наш герой уже имеет опыт предпринимательства. Строительный бизнес идет хорошо, появились деньги, которые Антон решил вложить в еще один бизнес. Открыть кофейню казалось простой и прибыльной идеей.
Имея опыт в предпринимательстве, Антон с умом подошел к открытию. Посетил самые популярные заведения, почитал истории владельцев успешных кофеен и даже сетей. Высчитал нужную проходимость и нашел локацию, где целевая аудитория кофейни в нужном количестве ходила толпами.
Сделал простой, но стильный ремонт и нанял двоих бариста, с хорошим опытом и новичка с большим желанием. Но эти усилия не помогли кофейне выстрелить здесь и сейчас.
До внедрения программы для автоматизации кофейни
1. Гости приходили и сразу уходили
В удачный день заведение в течении часа посещали не более 10 гостей. 5 чеков в час был успехом. Причин было несколько:
- бариста ошибался, мог забыть состав напитка и подать совершенно не то, что хотел гость;
- гости не могли оплатить заказ так, как им удобно – в кофейне принимали только наличные и оплату банковской картой.
Знакомство с кофейней оставляло не лучшее впечатление – долгое ожидание и сомнительный результат.
2. Складской остаток не соответствовал реальности
Первая же инвентаризация – шок. Ни одна из позиций не соответствовала данным учета, недосчитались 8 литров молока за первый месяц.
Выявили причину: бариста брал миндальное молоко, а в электронной таблице списывал коровье. Каждый заказ усугублял путаницу в остатках. Персонал не нес ответственность за ошибки при списании продуктов и списывал их как попало.
3. Ингредиенты внезапно заканчивались
В разгар дня могло закончиться молоко, однажды закончились зерна. Зал закрывали, бариста бежал искать нужный продукт в обычном магазине.
Учет ингредиентов кофейни вели постфактум и «по памяти». Бариста не списывал ингредиенты в моменте. Владелец видел примерную картину и делал закупки несвоевременно.
4. Нерентабельная цена
Гостей пытались привлечь низкими ценами, не понимая, как неощутимая для гостя разница в 10-20% несет убытки бизнесу.
Антон и его управляющий неверно рассчитали наценку, ставку сделали на низкую цену, для гостей разница не была преимуществом, но била по маржинальности продукта – она оказалась близка к нулю.
5. Слабое управление
Продажи не анализировали. Акции устраивали «на удачу». Владелец не знал прибыльные и убыточные позиции. За бариста не следили и они работали спустя рукава.
«Три месяца такой «работы» дали понять, что так нельзя. Гостей мало, чеки крошечные, выручки нет, а убытки растут. Персонал пожимал плечами, я винил себя, ругал конкурентов, собирался закрываться. Знакомая владелица цветочного магазина как-то сказала, что бизнес без автоматизации так и работает – несет одни убытки. Она и сама чуть не закрылась, пока не автоматизировала магазин. И я решил попробовать» – говорит Антон Басов, владелец кофейни
Как внедряли автоматизацию кофейни
Подключенное решение: Программа для комплексной автоматизации кофейни
Кофейня получила последний шанс и специалисты Онлайн Бизнес.Ру за один день внедрили и настроили систему. В процессе настройки оборудования и обучения от специалистов, Антон понял, что автоматизация действительно может помочь ему реанимировать бизнес.
«Я понял, что просто варить хороший кофе уже недостаточно. Нужно понимать цифры – что продается, где теряем деньги, и как увеличить прибыль без рекламы» – поделился с нами Антон Басов, владелец кофейни
Программа для автоматизации оказалась комплексом решений, которые закрывали все те ошибки, которые увели кофейню очень далеко от точки безубыточности.
1. Кассовая программа с Touch-интерфейсом
В кофейне заменили старую кассу и вместо нее была установлена POS-система для кофеен:
- бариста стало проще формировать заказы, все напитки на экране отображаются крупной плиткой;
- появились удобные модификаторы – сироп, молоко или корицу можно добавить к напитку в один клик;
- порции ингредиентов для приготовления и продажи напитков списываются автоматически по количеству в рецептуре.
Результат: скорость обслуживания увеличилась на 17%, число ошибок при заказах снизилось, а с ним и убытки
2. Учет ингредиентов и остатков
Касса, за которой работает бариста объединилась с программой для учета – все списания моментально отражаются на остатках:
- владелец видит запасы и знает, когда закупаться;
- ингредиенты списываются автоматически после каждой продажи;
- система предложит закупку продуктов, опираясь на текущий остаток и уровень продаж.
Результат: списания сократились на 25%, ни одного случая «нет молока» за последние 3 месяца
3. Программа лояльности
Все скидки в кофейне попали под контроль владельца. Антон запретил ручные скидки, вместо этого настроил систему скидок так:
- никаких карт – от гостя только имя и телефон и он в программе лояльности. Скидка всегда с клиентом;
- 3% с каждой покупки возвращаются гостю на бонусный счет, а бонусами можно оплатить до 50% от суммы заказа;
- автоматическая скидка и готовые шаблоны скидок – фиксированные вечерние скидки, скидки на блюдо дня или 20% кэшбек на кофе, с которым каждая 6 чашка будет бесплатной;
- начисления и списания бонусов производятся автоматически и сохраняются в истории.
Результат: количество повторных клиентов существенно выросло, лояльные клиенты сами приводили новых гостей, средний чек увеличился на 12%.
4. Цифровое меню и оплата по СБП
В зале появились QR-коды, которые вели гостей на страницу с онлайн-меню – каждый мог не торопясь сделать выбор и оплатить заказ не подходя к кассе.
Также в кофейне добавились дополнительные способы оплаты, включая оплату по СБП, которая позволила экономить до 2% на комиссиях.
Результат: разгрузили очереди, гости перестали уходить из-за неподходящих способов оплаты, экономия на комиссиях в среднем 6 000 ₽ в месяц
5. Аналитика и мобильное приложение владельца
Антон получил доступ к управлению в карманном формате. С любого устройства и из любой точки.
В первую неделю после внедрения он заметил, что выручка проседает в смену одного из бариста, обратился к камерам наблюдения и выяснил, что он может бросить смену на час или два. Бариста был уволен, а его место занял новый ответственный сотрудник.
Антон получил:
- отчеты по продажам, выручке, ходовым и неприбыльным позициям;
- на основании спроса в заведении скорректировали меню, убрали непопулярные позиции и расширили ассортимент популярных десертов;
- контроль работы персонала из телефона – первый чек, выручку, средний чек, закрытие смены и т.д.
Результат: на основе аналитики, Антон увеличил закупку популярных десертов, что дало +7% к прибыли. Из меню убрали неходовые позиции и добавили выгодные комбо, которые едва успевают заказывать
Попробуйте автоматизировать кофейню в Бизнес.Ру — протестируйте демо и посмотрите, как это работает вживую
Результаты за 6 месяцев
Спустя полгода после того, как заработала автоматизация кофейни, Антон точно знал как увеличить прибыль кофейни, даже без рекламы и ведения соцсетей. Даже первые месяцы продемонстрировали ощутимый эффект, который только усиливался со временем.
Закрывать бизнес теперь не планируют, зато думают об открытии второй точки. И на этот раз первой инвестицией в здоровую работу бизнеса будет автоматизация.
Владелец кофейни и клиент Бизнес.Ру«Теперь я не гадаю, где деньги. Я вижу всё в цифрах – что продаётся, сколько заработали, где можно улучшить. И это без маркетинга, просто за счёт автоматизации»
Выводы и совет владельцам кофеен
Программа для кофейни стала спасением для бизнеса, на котором владелец был готов поставить крест. Автоматизация кофейни оказалась не дорогим неоправданным вложением, а инструментом, который окупился за два месяца и начал приносить ощутимую прибыль.
Наш герой Антон убедился – даже небольшая кофейня может быстро выйти в плюс, если все просчитано и учтено.
- кассовая программа с программой лояльности
- учет ингредиентов и остатков
- онлайн-меню и оплата по СБП
- аналитика продаж и точные закупки
