Как совместить интернет-магазин с розничной точкой и развивать сеть

Бизнес в сфере чистоты, особенно по продаже средств для уборки, хорош тем, что результат для клиента виден сразу. Качественные товары выполняют свои функции, и спрос на них неизбежно растет. Но вести «чистый» бизнес крайне сложно, когда в каталогах и учете царит хаос.

Чтобы в делах был порядок, а в документации – чистота, владелец магазина хозтоваров «ЧИСТО-ВАМ.РФ» Сергей Крещевый выбрал для работы решение от Бизнес.Ру. Он честно рассказал о том, как программа для автоматизации позволила управлять бизнесом в офлайн и онлайн без ошибок.

Экспертиза как основа для бизнеса

Когда-то Сергей Крещевый из Самары успел поработать на предприятии, где организовывал очистку разных поверхностей от сложных загрязнений. Так он узнал буквально все о профессиональной химии: какие средства реально работают, в каких случаях они нужны и где кроются нюансы.

Сергей понял, что при правильном применении продукция работает и в быту, поэтому с ней нужно познакомить обычных хозяек и клинеров. Так появился интернет-магазин моющих средств «ЧИСТО-ВАМ.РФ», который присутствует на рынке уже девять лет.

Но онлайн-формата оказалось недостаточно. Покупателям важно было увидеть средства вживую и получить профессиональную консультацию. Так появился офлайн-магазин, который быстро стал ключевым каналом продаж. А затем успех привел к открытию второй точки.

Рост розницы потребовал единого управления товарами, заказами и оплатами — без привязки к офису, сложного оборудования и крупных затрат.

Один компьютер и каталог на листочках

Первые попытки автоматизировать процессы провалились: программы были громоздкими, дорогими и привязаны к одному компьютеру. Тогда как Сергей хотел управлять бизнесом из любой точки и не зависеть от бухгалтера или компьютера в офисе. При этом у компании был целый пул нерешенных задач:

Хаотичный учет товаров и остатков
Учет велся в разных системах и таблицах. Остатки по интернет-магазину и рознице не совпадали: один и тот же товар числился в наличии онлайн, но на точке его не было. Заказы отменялись, а покупатели были недовольны.

Большой ассортимент без системы

Десятки брендов и сотни позиций с разными объемами, концентрациями и назначением. Один и тот же продукт мог отличаться фасовкой или сферой применения. Без единого каталога сотрудники путались в номенклатуре, а владельцу было сложно:

• контролировать актуальные цены;
• быстро вводить новые позиции;
• отслеживать маржинальность по товарам.

Зависимость от сотрудников и офиса
Продажи и учет были привязаны к одному компьютеру в магазине. Чтобы узнать выручку или остатки, Сергею нужно было физически попасть на точку или запросить данные у продавцов. Иногда работа и вовсе вставала: бухгалтер в отпуске, администратор на больничном. Платежи поставщикам задерживались, корректировки по остаткам откладывались, а за закрытием смен никто не следил.

Отсутствие прозрачной картины по бизнесу
Данные по продажам, возвратам и списаниям хранились в разных местах. Сводить их воедино было долго и неудобно.

В конечном итоге Сергей просто не понимал реальный оборот по точкам. Он не видел эффективность отдельных товаров и не мог отслеживать динамику продаж по дням и неделям. Поэтому многие управленческие решения принимались по наитию, а не на основе четких данных и цифр.

Сложный и долгий запуск новых точек
Открыв вторую точку, предприниматель увидел, что ему нужно вручную переносить товары в системе учета и заново обучать персонал. Масштабирование было под угрозой.

Так Сергей понял: нужно простое и понятное решение с минимальными требованиями к оборудованию. Важен быстрый запуск, удаленный доступ, единый учет для розницы и онлайна.

Как внедряли Бизнес.Ру

Владелец «ЧИСТО-ВАМ.РФ» выбирал решение по трем критериям: минимум оборудования, небольшие затраты и доступ программе в любой точке через интернет. Программа Бизнес.Ру подошла по всем параметрам и функционалу.

Внедрение выстроили вокруг ключевых процессов: онлайн-продажи, логистика, платежи поставщикам, контроль сотрудников и обмен с бухгалтерией.

Интегрировали интернет-магазин с учетной системой

Интернет-магазин на платформе InSales подключили к программе. Так заказы автоматически поступали в программу, где предприниматель:

• оперативно обрабатывал заявки;
• формировал кассовые чеки через приложение «Бизнес-Касса» (АТОЛ);
• отправлял клиентам электронные чеки через ОФД.

Благодаря синхронизации сайта магазина с учетной системой Сергей стал видеть актуальные остатки товаров – без ручного переноса заказов и дублирования данных.

Настроили процесс доставки и документы под специфику бизнеса

Для логистики кастомизировали печатную форму «Заказ покупателя». Добавили логотип, фирменные элементы и индивидуальные поля. Заказы массово печатались и передавались курьерам вместе с маршрутными листами. Со временем работа курьеров стала еще удобнее и четче. Маршрутные листы заменило мобильное приложение для курьеров, в котором они получали адреса и отмечали статус выполненных заказов.

Это позволило:

• стандартизировать процесс сборки и доставки;
• сократить ошибки при передаче заказов;
• ускорить обработку отгрузок.

Подключили банк по API и автоматизировали оплату поставщикам

Предприниматель подключил свой банк по API. Оплата отражалась одновременно и в учетной системе, и в банке – без двойного ввода данных и участия бухгалтера.

Теперь процесс выглядел так:

• в системе фиксировалось поступление товара;
• создавалось платежное поручение;
• данные автоматически передавались в банк;
• банк проводил оплату поставщику.

Дополнительно Сергею стала доступна выгрузка платежей файлом в клиент-банк и интеграции с другими банками. А переход на облачную систему позволил предпринимателю управлять платежами с любого устройства, без привязки к одному компьютеру.

Разграничили права доступа сотрудников

Настроили детальные роли и права так, что:

• каждый менеджер видит только своих клиентов и сделки;
• сотрудники торговых точек видят только свой склад;
• доступ к редактированию чужих контрагентов и документов закрыт.

Это исключило внутренние ошибки и риски несанкционированных изменений данных. Менеджеры, как и владелец, были уверены в том, что никто не вмешивается в чужие процессы.

Настроили обмен с 1С Бухгалтерией

Бухгалтерия продолжила работать в 1С. Изначально данные выгружались вручную XML-файлом раз в неделю – чеки, счета, возвраты, оплаты поставщикам и информация по товарам. Позже внедрили автоматический обмен данными через Enterprise Data.

Это позволило:

• сохранить привычную работу бухгалтеров,
• обеспечить корректную передачу данных,
• дополнительно минимизировать ручной труд.

Результаты: быстрые процессы и полный контроль над бизнесом

После внедрения в работу софта от Бизнес.Ру компания получила:

• Обработка заказов стала быстрее на 30–40%. Ручной перенос данных полностью исключен. Чеки формируются автоматически, клиенты получают электронные подтверждения оплаты.
• Время оформления одного расчета с поставщиками сократилось с 10–15 минут до 2–3 минут. Это экономит до 5–8 рабочих часов персонала ежемесячно. Данные синхронизируются между банком и учетной системой без каких-либо расхождений.
• Разграничение прав доступа исключило редактирование чужих клиентов и сделок. Каждая торговая точка работает только со своим складом и своими ценами. Внутренние ошибки свелись к минимуму, а дисциплина стала сильнее.
• Синхронизация данных с 1С для бухгалтерии проходит автоматически за считанные минуты. Это обеспечивает стопроцентную актуальность данных по чекам, счетам и оплатам.

Теперь Сергей Крещевый управляет бизнесом, опираясь на цифры, а не на отчеты «по факту» или свои ощущения.

Выводы и рекомендации

После внедрения единой системы автоматизации розница и интернет-магазин «ЧИСТО-ВАМ.РФ» работают синхронно. Управление товарами, заказами и оплатами стало централизованным, а открытие новых точек – прогнозируемым и быстрым.

Бизнес больше не зависит от отдельных сотрудников, рабочего компьютера или ручных операций. С решением от Бизнес.Ру Сергей управляет магазинами удаленно, видит ключевые показатели в реальном времени и может масштабировать сеть без потери контроля над операциями.

Программа Бизнес.Ру для комплексной автоматизации магазина хозтоваров

• одна программа для всех точек
• учет товаров и остатков на складе
• поддержка модификаций и комплектов товаров
• гибкая система скидок и проведение распродаж
• аналитика продаж и точные закупки
• контроль с любого устройства откуда угодно

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных