Как ускорить бизнес-процессы магазина
Условия конкуренции вынуждают владельцев магазинов работать в бешеном темпе. Переработки становятся обычным делом. Можно ли оптимизировать и ускорить бизнес-процессы магазина и как это сделать? Ответ ищите в этой статье.
Кто что делает в магазине: функции сотрудников
Рассмотрим, как оптимизировать стандартные бизнес-процессы, которые существуют в небольшом магазине, где работают: руководитель, администратор, товаровед и два кассира.
Обычно на каждую должность назначается отдельный работник. Но в реальных условиях приходится совмещать. Например, администратор может выполнять разные функции, и в том числе товароведа.
Функции руководителя (директора, обычно он же — владелец бизнеса):
полный контроль за отчетностью и работой магазина: ассортимент, цены, система лояльности;
принятие решений об изменении бизнес-процессов и других управленческих действий.
Функции администратора:
контроль соблюдений функций другими сотрудниками, отсутствия технических нарушений в рабочем процессе и т.д;
распределение новых обязанностей между сотрудниками;
быстрое разрешение оперативных проблем, которые возникают у сотрудников;
работа с базой данных контрагентов, отчетностью по продажам;
контроль возврата товара и отмены покупки.
Функции товароведа:
учет остатков товаров;
работа с товарооборотом и ценами, т.е. регулярный анализ ситуации;
составление отчетов, которые помогают снизить количество неликвидного товара в ассортименте, определить потребности в товаре;
работа с поставщиками;
выполнение работы по заказу товара с учетом стратегии компании;
распечатка ценников и этикеток;
создание товарных отчетов и регулярная инвентаризация.
Функции кассира:
работа на кассе или терминале: открытие и закрытие смены, регистрация продаж в кассовом аппарате;
консультация покупателей по поводу ассортимента.
Разберем, какие стандартные бизнес-процессы существуют в магазине, и можно ли их оптимизировать и ускорить.
Прием товара в магазине: можно ли оптимизировать бизнес-процесс
Стандартный прием товара в магазине описывается схемой:
Товар с сопроводительными документами доставляется в магазин (товарно-транспортная накладная, счет-фактура, документ о сертификации).
Товар принимает товаровед и сверяет количество (факт-документация).
Назначается цена на поступивший товар, бумажный вариант накладной подписывается. Документы передаются поставщику.
В кассовую и товароучетную программу заносятся коды товара и количество товара. Если их нет на коробках, то на сам товар наклеиваются штриховые коды, которые помогают считывать его при продаже.
Печатаются ценники.
После окончания работы товаровед создает отчет, добавляя к нему документы от поставщика. Документы передаются к бухгалтеру магазина, если организация работает по ОСНО.
Кассир и администратор торгового зала выкладывают товар на полки и расставляют ценники.
Подробнее о том, зачем нужны штриховые коды и как вести учет с их помощью >>
Можно ли ускорить бизнес-процесс приемки товара?
Наиболее эффективный вариант — внедрение электронного документооборота (ЭДО) в магазине и сотрудничество с теми производителями, которые могут прислать товар с электронной накладной.
При приемке товара с ЭДО сокращается время на обработку документов, уменьшаются ошибки, которые связаны с человеческим фактором, исключаются ошибки при ручном вводе данных.
Также при ЭДО:
ускоряется обмен документами с контрагентами;
исключается потеря документа;
снижаются затраты магазина на печать документов и нагрузка на товароведа по поддержанию бумажных архивов накладных.
Как ускорить процесс продажи товара
Стандартный бизнес-процесс продажи товара выглядит таким образом:
Покупатель выбирает в магазине товар и идет на кассу. Кассир сканирует штриховой код на каждом товаре, пробивает покупку и выдает чек после расчета.
Если покупатель забыл деньги, продажа отменяется, либо кассир останавливает продажи и ждет покупателя с деньгами.
Если продается маркированный товар, то сотрудник магазина пробивает один и второй код.
В конце смены касса закрывается и снимается выручка.
Как ускорить процесс продажи?
Внедрение онлайн-касс существенно ускорило оформление продажи товаров и снизило бумажную нагрузку на магазины. Можно ли что-то еще изменить в бизнес-процессе, чтобы снизить нагрузку на кассира и уменьшить очереди?
Необходимо понять, из-за чего образуются очереди. Например, они могут формироваться по следующим причинам:
Месторасположение магазина. Например, возле учебных заведений или предприятий, то есть поток покупателей появляется в определенные часы и на короткое время.
Ускорение процесса продаж: открытие дополнительной кассы в это время. Например, за кассу может сесть администратор магазина.
Кассиру приходится взвешивать много товара на кассе.
Выход из ситуации: товар фасуется заранее и выкладывается не на развес, а упаковками с указанием стоимости и штриховым кодом.
Часто приходится ждать покупателей, которые забыли деньги в машине.
Для оптимизации можно использовать функции отложенной продажи в товароучетной и кассовой программе. Кассир сможет отложить чек, продолжить обслуживать очередь, а затем вернуться к расчету с первым покупателем.
Инвентаризация
Затратная по времени процедура — инвентаризация. Расскажем, как это происходит в магазине, который использует товароучетную программу, но не пользуется всеми ее функциями для инвентаризации.
Администратор магазина закрывает магазин и распечатывает данные о количестве товара из товароучетной программы.
Сотрудники торговой точки сканируют штриховые коды, пересчитывают количество и записывают информацию на листочках.
Администратор обрабатывает данные и формирует сличительную ведомость.
Товаровед формирует документы по инвентаризации, выполняет оприходование товара, суммирует остатки.
Директор принимает отчет и выносит управленческое решение.
Можно ли ускорить инвентаризацию?
Да, если пользоваться терминалами сбора данных.
Многие товароучетные программы поддерживают ТСД. Например, Бизнес.Ру позволяет проводить инвентаризацию через эти устройства.
Предварительно в ТСД требуется загрузить список товаров в формате Excel (выгрузить товары в Excel из Бизнес.Ру можно в разделе Справочники, страница Товары и услуги). После проведения инвентаризации терминал формирует файл Excel, который необходимо загрузить в раздел инвентаризации в товароучетной программе Бизнес.Ру (во вкладке надо выбрать заполнение документа из файла).
Также через Бизнес. Ру производится оприходование товаров в полуавтоматическом режиме.
Для создания документа выбирают «Оформить оприходование». По результатам таблицы будет составлен документ, при необходимости туда можно будет внести изменения.
Оформление списания товара также упрощается. Просто следует нажать кнопку «Оформить списание». Документ, как и в первом случае, будет создан автоматически. списание через Бизнес.Ру.
Возврат поставщику
Товар возвращают поставщику, если это прописано в договоре или же товар поступил с браком. Стандартный бизнес-процесс состоит из 3 этапов:
Администратор выносит решение о возврате и формирует расходную накладную (или поручает товароведу формирование). В документе прописывается название и количество товара.
Создается накладная, распечатывается подписывается, производится возврат товара.
Один набор документов передается поставщику. Другой прикладывается к товарному отчету за период.
Можно ли ускорить этот бизнес-процесс магазина?
В товароучетных программах можно упростить формирование накладной для возврата поставщикам.
Например, в Бизнес. Ру этот процесс оформляется через раздел Закупки (во вкладке Возвратов поставщикам нажимается кнопка “Создать”).
Выбирается название контрагента, указывается поступление и через кнопку “Заполнить товары по поступлению” добавляются товары для возврата.
Также можно добавить документы и информацию по товарам в ручном режиме (списком, по штрихкоду и т.д).
При сохранении документа о возврате поставщику товар, указанный в документах, спишется со склада.
Создание политики лояльности
Директор магазина считает, что необходимо ввести в магазине систему скидок. Он рассчитывает экономическую целесообразность системы лояльности, формируем правила формирования скидок и бонусных баллов. Например, это может быть скидка в определенный период времени, когда в магазине особо нет посетителей и касса простаивает. Или скидки на товар, который не продается некоторое время.
Администратор, учитывая правила, назначает новые цены с учетом скидки.
В системе работы с клиентами заводятся карточки клиентов, которым назначаются скидки или бонусы за покупки.
Можно ли ускорить процесс формирования скидок?
Можно настроить товароучетную систему на автоматическое формирование скидок. Например, систему Бизнес. Ру можно запрограммировать на создание скидок в определенные часы или же на определенные товары.
Затем кассиры в автоматическом режиме предоставляют скидки на товар при расчетах.
Директор магазина может в любое время получить отчетность о скидках, а затем оценить, насколько эффективно было их внедрение.
