Складской учет: что такое, как его вести и автоматизировать

Что такое складской учет: для чего нужен учет товара и материалов

Склад — это помещение, предназначенное для хранения и управления складскими запасами товаров или материалов, а также предоставления складских услуг. Складские помещения обычно используются владельцами производства, импортерами, экспортерами, оптовиками, транспортными компаниями, розничными магазинами, таможней и другими сферами деятельности.

Складские операции — это разнообразные действия и процессы, связанные с приемкой, хранением, отгрузкой и учетом товаров или материалов на складе, направленные на эффективное управление запасами и обеспечение оперативного доступа к ним.

Складской учет — это систематический процесс, предназначенный для ведения подробной документации и контроля всех складских операций, эффективного управления запасами, отслеживания количества товаров на складе, зарезервированных артикулов и находящихся в пути. Складской учет позволяет обеспечить необходимый для реализации остаток, во избежание ситуации когда поступил заказ на отгрузку товара со склада, вы приняли оплату, а требуемой позиции нет в наличии. Также складской учет помогает минимизировать потери за счет точного контроля за движением каждой единицы продукции на складе.

Сотрудники склада: заведующий, кладовщик, фасовщик, упаковщик, сканировщик, стикеровщик, грузчик.

Складской учет включает в себя: регулирование движения товара (поступления и отгрузки), отслеживание количества, контроль за местонахождением складских единиц, маркировку и идентификацию товаров, инвентаризацию, списание, оценку и контроль качества запасов.

Складской учет может проводиться с помощью таблицы Excel или специализированной программы учета. Программа складского учета позволяет вести точный контроль каждой единицы товара на складе, быстро обнаруживать любые расхождения между фактическим и заявленным количеством товаров, избавить от проблем с недостачей или избытком изделий на складе. 

Виды складского учета

Система складского учета может различаться в зависимости от того, какими товарами торгует компания. Существует четыре основных типа складского учета:

Номенклатурный учет: каждая единица с уникальным артикулом и наименованием для идентификации и учета позиции на складе.

Пример: интернет-магазин электроники, который работает с разнообразными товарами: смартфоны, планшеты, ноутбуки и телевизоры.

Сортовой учет: товары классифицируются по сортам и категориям.

Пример: садовый центр, который хранит растения и саженцы, различных видов и сортов.

Партионный учет: товары группируются и идентифицируются по партиям. Партия представляет собой определенное количество товаров одинаковой спецификации, которые были произведены, получены или отправлены вместе. Каждая партия имеет свои уникальные характеристики и идентификаторы, которые позволяют отслеживать ее движение и использование на складе. 

Пример: магазин по продаже дизайнерских обоев, каждая партия товара имеет уникальный номер, содержащий информацию о бренде, дизайне, размере, дате поступления.

Партионно — сортовой учет: товары классифицируются и учитываются как по партиям, так и по сортам

Пример: винодельня, которая производит различные сорта вин, каждый из которых может быть произведен в различных партиях и иметь свои уникальные характеристики (сорт винограда, уровень сахара, кислотности и.т.д)

Задачи складского учета

Главной задачей складского учета является обеспечение владельца бизнеса бесперебойной  работой с точным отслеживанием товарных остатков, автоматическим формированием всех документов, актов и накладных по системе ЭДО. 

Представим себе компанию, занимающуюся продажей спортивной одежды и обуви. У них есть несколько складских помещений: основной склад, расположенный в крупном городе; склад в другом городе для распределения товара по регионам; а также розничные точки с собственными складами. Помимо этого, компания также продает товар онлайн через интернет-магазин — см. рисунок 1.

Рассмотрим какие операции необходимо выполнять в процессе ведения подобного бизнеса:

1. Поступление товара от производителя на основной склад:

а) При поступлении товара на склад каждой единицы товара присваивается уникальный артикул на основании которого, в большинстве случаев, печатается этикетка со штрих-кодом для идентификации и отслеживания, далее товар распределяют на складе по категориям. Для каждой позиции есть отдельное место на полке стеллажа для быстрого поиска товара перед отгрузкой. В системе отображаются остатки поступившей продукции. 

б) Каждая поставка сопровождается документацией, включая накладные, счета-фактуры, счета на оплату, сертификаты качества, маркировку Честный Знак и т.д. Эта документация вручную или с использованием ЭДО вносится в систему учета склада.

в) Сотрудники склада при приемке товара регистрируют информацию о поступлении, включая количество, стоимость, сроки годности (если применимо), а также проверяют соответствие документации.

     2. Распределение товара на склад в другом городе:

а) После приемки товара на основном складе и его регистрации в системе учета процесс распределения товара на другие склады начинается с составления списка отгрузки.

б) Отгрузочные документы (например, товарно-транспортные накладные) заполняются с указанием количества, ассортимента и других характеристик товаров, которые отправляются на другие склады.

в) Эта документация передается логистическим партнерам для выполнения доставки.

    3. Поставка товара на розничные точки со своим складом: 

а) После приемки товара на складе розничной точки сотрудники вносят данные о принятых позициях товара в системе учета, приклеивают ценники и этикетки. Далее распределяют запасной товар на склад, а остальное выставляют на полках магазина. Например на складе могут находиться повторы ходовых размеров, которые заранее закупаются на основе аналитики в системе учета по предыдущим продажам. 

б) Каждая розничная точка вносит информацию о поступлении товара в свою кассовую систему, регистрируя количество, цену и другие детали.

в) Эти данные используются для ведения учета продаж и остатков товара на розничном складе.

   4. Отгрузка товара с основного склада через интернет-магазин:

а) После получения заказа через интернет-магазин, который автоматически создается внутри товароучетной системы сотрудники склада собирают товар с помощью данных из заказа, отмечая его отгрузку в системе учета. Чтобы данные о заказе автоматически отображались в системе учета, обычно подключают интеграцию 

б) Для каждого заказа формируется отгрузочная документация, которая включает информацию о товарах, адресе доставки и другие детали, важные для совершения логистических операций. 

    5. Далее производится анализ реализованного товара по потребностям на всех каналах продаж, текущих остатков и формируется заказ на производство либо поставщикам на закупку. 

Когда владелец бизнеса со своей командой начинает воплощать все эти шаги на практике, становится очевидно, что если он работает с несколькими несовместимыми между собой платформами, вместо одной, которая контролирует все этапы работы, возникают серьезные проблемы влекущие за собой снижение выручки и увеличение вложений на техподдержку или специалистов, способных исключить ошибки и настроить работу. 

Вы только представьте, как сложно при подключении разных интеграций контролировать заказы или заявки с сайтов, вычитать остатки с основного склада и параллельно вести учет повторных позиций на малых складах в магазине. Обработка заявок с сайта считается в одной программе,  продажи с розничной точки и склада в другой, отсюда ряд проблем:

• в процессе синхронизации теряется часть заказов, данные некорректные
• появляются новые проблемы с возможностью отгрузки заказа так как его нет в наличии
• владелец начинает покупать то что и так есть на складе, что влечет за собой  пересорт неликвидного товара и еще куча новых проблем которые невозможно контролировать, если нет единой системы, в которой автоматически учитываются все каналы сбыта продукции.

Мы предлагаем комплексное решение для розничной торговли, оптовых и производственных организаций с наличием собственных как крупных, так и малых складов. Если Вы владелец розничных точек или оптовый производитель с несколькими складами, наша система позволит в одном месте отслеживать остатки на всех складских помещениях одновременно. Это позволит сократить время на личных визитах и регулярной сверки остатков на складах в процессе планирования изготовления или закупки новой продукции (комплектующих). Программа автоматизирует все рутинные процессы, увеличит производительность и точность синхронизации данных за счет единого облачного решения:

1. Складской учет — контроль остатков в реальном времени: поступление, приемка, списание проданной продукции, перемещения 
2. Управление документооборотом с помощью ЭДО
3. Управление закупками — автоматический заказ поставщикам на основании актуальных остатков на складе
4. Учет заказов и клиентов
5. CRM-система
6. Учет и оформление логистических операций
7. Аналитика и отчеты 
8. Кассовая программа
9. Интеграции с маркетплейсами, социальными сетями и интернет-магазинами

Ключевые возможности комплексного решения:

1. Контроль и ведение всех операций через ПК или смартфон
2. Шаблоны для формирования договоров, счетов и накладных в 3 клика
3. Взаимодействие с клиентами — автозаполнение по ИНН, хранение истории в одном окне
4. Прием оплат всеми удобными способами, формирование КП прямо из заказа
5. Управление ценами, гибкая система скидок, мониторинг замороженного товара
6. Полноценный складской учет, контроль остатков в реальном времени
7. Управление закупками на основании остатка и продаж
8. Встроенные отчеты по продажам, прибыли и убыткам, себестоимости заказов и т.д

Дополнительные возможности:

1. Интеграция с IP-телефонией и сервисами рассылок для приема заявок и взаимодействия с клиентами прямо из системы
2. Удобная кассовая программа с необходимыми функциями для розничной торговли
3. Распределение прав пользователей сотрудников
4. Автоматическое резервирование товара на основании заказа
5. Мобильное приложение для выездных работы курьеров с заказами
6. Онлайн прайс — лист (B2B каталог) для демонстрации цен клиентам и удобства оформления заказа
7. Бесплатный интернет-магазин в качестве дополнительного канала продаж
8. Бэкап данных 3 раза в сутки — защита от потери данных из-за ошибок сотрудников — восстановление по требованию и еще 100 дополнительных возможностей, закрывающих 95% всех потребностей бизнеса.

С платформой Онлайн Бизнес.ру Вы сможете не только освободиться от рутины, отладить работу сотрудников и оптимизировать процессы, но и получить дополнительную возможность без сторонних интеграций внутри одной программы вести учет всех каналов продаж одновременно. 

Теперь когда у нас есть представление какие операции включает в себя складской учет подробно разберем основные операции складского учета и документацию.

Основные операции складского учета

Основные операции складского учета — это поступление, хранение и расход. Для  того, чтобы подробнее разобраться и понять какие промежуточные складские операции входят в ключевые процессы работы склада смотрите рисунок 2. Далее более подробно разберем каждую из них.

Поступление товара на склад

Этот процесс начинается с момента доставки товара на склад и включает в себя несколько этапов:

1. Приемка товара и занесение документов в систему. При получении товара необходимо внести соответствующие документы о поступлении товара в систему учета (подробно ознакомиться с документами Вы можете в разделе “Документы складского учета”

Частой ошибкой является задержка между фактическим поступлением товара и внесением документов в систему. Например, если товар поступил в понедельник, а документы были оприходованы лишь в среду, это может привести к расхождениям в остатках.

2. Проверка товаров на соответствие номенклатурным карточкам. Поставщики могут использовать разные наименования для одного и того же товара, что может привести к недопониманию при учете.

Для решения этой проблемы рекомендуется автоматизировать складской учет, например, путем использования штрихкодов или распознавания накладных от поставщика.

3. Оформление поступления товара. Поставщик должен предоставить вместе с товаром все необходимые передаточные документы, такие как товарная накладная или УПД. Важно, чтобы все документы были правильно заполнены и соответствовали заказу.

При приемке товара необходимо проверить количество и целостность товара. Если нет претензий, следует поставить подписи на документах.

Принимать и подписывать товарные документы может только владелец, либо ответственное лицо по доверенности.

Доверенное лицо несет ответственность за товар на складе и возмещает ущерб в случае обнаружения недостачи или порчи товара. 

Инвентаризация

Учет инвентаризации – это процесс проверки и подтверждения фактических складских запасов с целью сопоставления их с данными в учетной системе. Этот процесс играет важную роль в поддержании точности и достоверности данных о запасах товаров на складе. 

Инвентаризация включает в себя следующие этапы:

1. Составление плана инвентаризации, включающего распределение обязанностей между сотрудниками, подготовку необходимого оборудования  и документации.
2. Подсчет фактических запасов товаров на складе, включая каждую единицу товара, а также учет брака и списанных товаров.
3. Сравнение результатов фактической инвентаризации с данными, зарегистрированными в учетной системе и выявление недостачи, ошибок в учете и документации.
4. В случае обнаружения расхождений проводится корректировка данных в учетной системе и принимаются меры для предотвращения повторных ошибок.
5. Завершение инвентаризация и подписание отчетов руководством организации.

Для проведения инвентаризации складских остатков быстро и без ошибок воспользуйтесь программой для учета всех торговых и складских операций Онлайн. Бизнес.Ру. 

Списание товара, пересортица

В ходе инвентаризации выявляется пересорт товара, который подлежит списанию. Пересортица товара — это расхождение между фактическим количеством товаров определенного вида или сорта на складе и количеством, указанным в учетных документах или системе учета. Она характеризуется пересортом одного сорта и недостачей другого сорта товаров одного наименования. Пересортица может возникать по разным причинам, включая нарушения порядка приемки, хранения товаров, отсутствие эффективного внутреннего контроля или неправильного документооборота.

Списание товара — снятие его с балансового учета и перевод в категорию убытков. Если товар устарел, бракованный, поврежденный, израсходован или истек срок годности, его списывают.

Складские расходы

Расход — это количество товаров или материалов, которые были израсходованы или использованы на складе в определенный промежуток времени. Расчет включает в себя:

1. Расход товара — показывает какое количество товаров было продано или выдано со склада в результате продаж или других операций. Этот показатель позволяет оценить объем продаж и управлять запасами, поддерживая необходимый уровень наличия товаров.
2. Расход материалов — показывает какое количество материалов, компонентов, которые были использованы в производственных процессах или для выполнения работ. Этот показатель позволяет оценить эффективность производства и планирования закупок материалов.

Анализ расходов позволяет предотвратить нехватку или избыток запасов, что способствует повышению производительности и экономической эффективности предприятия.

Важно! Каждая операция складского учета должна сопровождаться соответствующим документом, более подробно об этом читайте в следующей главе.

Документы складского учета

Прием товара: накладная от поставщиков

Товарная накладная — документ, который используется для оформления передачи товаров от одного лица (поставщика) к другому (покупателю) или для перемещения товаров между различными отделами или складами внутри организации.

При получении поставки, поставщик обязан предоставить товарную накладную. Этот документ содержит следующую информацию:

1. Данные лица, ответственного за отгрузку товара;
2. Дата отгрузки;
3. Перечень поставленных товаров с указанием единиц измерения и цены за единицу;
4. Подпись сотрудника, принявшего товар.

Товарная накладная является важным документом как для поставщика, так и для покупателя. С ее помощью подтверждается получение оплаченного заказа и отсутствие претензий. Претензии могут возникнуть в случае поставки некачественного товара или неправильного количества в комплекте.

В случае возникновения претензий к поставке при приемке, покупатель вправе отказаться от приемки товара и подписания документов. В этом случае поставщик должен исключить из товарной накладной бракованные позиции и поставить подпись. В течение 5 рабочих дней поставщик должен предоставить исправленный документ — счет-фактуру. Если документы предоставлены по электронному документообороту (ЭДО), достаточно отклонить документ и указать причину. Это займет несколько минут.

Форма товарной накладной называется ТОРГ-12 и состоит из 2 экземпляров: для поставщика и покупателя. Документ может быть предоставлен в печатном или электронном виде. Формат зависит от поставщика: небольшие точки продаж обычно получают бумажные копии товарных накладных.

Аналогичным документом можно считать УПД (Унуниверсальный передаточный документ). Он используется для оформления передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг между юридическими или физическими лицами.

УПД может заменить большинство документов, подтверждающих передачу ТМЦ и сдачу-приемку работ, услуг (например, ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и др). Но УПД не заменит те документы, формы которых согласно требованию закона утверждают уполномоченные органы (например, транспортную накладную, которая может составляться на бумажном носителе или в форме электронного документа).

Счет-фактура

Счет-фактура — это официальный документ, выставляемый продавцом покупателю при продаже товаров или оказании услуг. Он содержит информацию о сделке, включая перечень товаров, услуг, их стоимость, сумму налога на добавленную стоимость (НДС), а также другие детали, необходимые для учета и финансовой отчетности.

Основные элементы счета-фактуры:

1. Реквизиты продавца и покупателя: полное наименование организации или фамилия, имя, отчество (если физическое лицо), адреса, контактные данные.
2. Номер и дата: уникальный номер и дата выставления счета-фактуры.
3. Описание товаров или услуг: полное описание проданных товаров или предоставленных услуг, включая их количество, единицы измерения и цену.
4. Сумма без НДС: общая сумма за товары или услуги без учета налога.
5. НДС: сумма налога на добавленную стоимость, если применяется.
6. Итоговая сумма: общая сумма к оплате, включая НДС.
7. Подпись и печать: подпись ответственного лица и печать организации продавца.

Счет-фактуру можно предоставить только в двух форматах: бумажном или электронном с использованием электронного документооборота (ЭДО). Счет-фактура должна быть подписана усиленной электронной подписью, поэтому отправка по электронной почте запрещена. Если счет-фактура выставляется на маркированный товар или алкоголь, ее можно отправлять только посредством ЭДО.

Хранение товара: ТМЦ, ТОРГ 11, М — 17

Хранение товара может осуществляться с применением различных методов и инструментов учета, включая учет ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Для учета материальных ценностей, необходимо создать следующие документы:

• Товарный ярлык (ТОРГ 11) — документ, который составляется для всех наименований товара и хранится вместе с ним на складе. В нем указывается: артикул, сорт, количество, хранящееся на складе. Информация с товарных ярлыков затем используется для составления инвентаризационной описи.
• Карточка учета (М-17) — документ, который содержит информацию о каждом виде, сорте или размере материалов. Карточка учета М-17 заполняется на основе приходных документов и содержит информацию о движении материалов, их количестве и местонахождении на складе.

Иначе говоря, товарный ярлык (ТОРГ-11) используется для основной идентификации и хранения товаров на складе, в то время как карточка учета (М-17) предназначена для более детального учета и отслеживания движения товара.

Перемещение товаров на складе

Для отслеживания внутренних перемещений товаров на складе используется 2 документа: ТОРГ — 13 и М11.

Накладная М-11 используется для перемещения товаров или материалов между подразделениями организации или материально ответственными сотрудниками. Обычно выписывается в двух экземплярах: один экземпляр для склада, который отправляет товары, и один для получателя товаров. Может также применяться при сдаче на склад неизрасходованных материалов.

Накладная внутреннего перемещения (ТОРГ — 13) — применяется для перемещения товаров между подразделениями организации, в производство или в торговый зал. Также выписывается в двух экземплярах: один для отправителя и один для получателя товаров. Часто используется в контексте торговли и розничной торговли для перемещения товаров на полки магазинов или между отделами.

Основное различие между накладной М-11 и накладной ТОРГ-13 заключается в их целевом назначении: М-11 используется в основном для внутреннего перемещения между подразделениями или материально ответственными лицами, в то время как ТОРГ-13 чаще всего применяется для перемещения товаров между различными складскими помещениями.

Упростите и автоматизируйте работу с электронным документооборотом (ЭДО) благодаря нашей программе! Мы предлагаем более 50 шаблонов документов, уже загруженных в систему. Вам достаточно внести свои данные, чтобы получить официальный документ с печатью и подписью. Наше программное обеспечение значительно сократит время, затрачиваемое на составление и обработку документов, уменьшит вероятность ошибок и обеспечит высокую точность ведения документации. 

Главное при учете склада

Складской учет — это систематический процесс ведения подробной документации и контроля всех складских операций.

Складской учет может проводиться с помощью таблицы Excel или специализированной программы учета.

Основная цель складского учета — эффективное управление товарными запасами для предотвращения избытка или недостатка товаров, что способствует оптимизации процессов и повышению производительности. 

В складской учет входит множество операций: учет и управление товарными запасами на складе, отгрузка товаров, учет остатков, маркировка и идентификация товаров, инвентаризация, учет убытков и повреждений, составление актов, отчетов и много другое. 

Каждая операция складского учета должна сопровождаться соответствующими документами, такими как товарные накладные, счета-фактуры, накладные на перемещение товаров и другие, которые подтверждают факты операций и содержат важную информацию о сделках.

Использование специализированных программ для складского учета помогает оптимизировать процессы, уменьшить вероятность ошибок и повысить эффективность работы склада.

Читайте также:

• 10 программ для складского учета в 2024 году с бесплатным доступом