Приемка товара по качеству и количеству

До 15% убытков малого и среднего бизнеса – результат ошибок на этапе приемки. Уверенности в том, что товар придет невредимым и в нужном количестве нет, но есть приемка товара по количеству и качеству, которую нужно правильно проводить.

Неправильная приемка может стать причиной споров с поставщиками и проблем с ФНС. Чтобы избежать их нужно знать тонкости – правила и сроки приемки. В статье рассказали все о приемке товара по количеству и качеству – что это такое, какие нормативные акты регулируют процесс, каких документов он требует и как правильно осуществлять приемку.

Что такое приемка товара по качеству и количеству

Успех работы и поставщика и продавца напрямую зависит от того, как прошла приемка, она и определяет состоится ли сделка. И то, что сделка принесет сторонам – прибыль или проблемы.

Поставка товара должна соответствовать тем параметрам, которые были заявлены при договоренности между сторонами. Основная проверка выявляет соответствие фактического количества товара тому, что указано в накладных. Приемка по качеству должна выявить, соответствует ли товар заявленным параметрам.

Правила для заказчиков и поставщиков

Чтобы не столкнуться с проблемами нужно знать тонкости – правила приемки товара по качеству и количеству, а также сроки приемки. Основные из них отражены в ст. 513 Гражданского Кодекса Российской Федерации.

Обязанности заказчика:

• Убедиться в соответствии количества и качества товара условиям договора.
• Обеспечить прием товара на склад по качеству и количеству только материально ответственным лицом.
• Составить при расхождениях акт в письменной форме и направить поставщику.
• Уведомить поставщика в письменной форме при поставке некачественного товара и оформить требования замены.
• Хранить излишний или некачественный товар до момента согласования дальнейших действий с поставщиком.

Обязанности поставщика:

• Отгрузить товар надлежащего качества в количестве, указанном в договоре поставки.
• Убедиться, что лицо, принимающее товар, обладает нужными полномочиями.
• Принять акт о расхождениях, если того требует заказчик.
• Произвести замену товара ненадлежащего качества.
• Контролировать документирование процесса приемки.

Договор поставки — это документ, на котором строится приемка товаров по количеству и качеству. В нем необходимо досконально прописать информацию о товаре и об условиях передачи от поставщика. Договор составляют либо в типовой форме (акт ТОРГ-1), либо готовят индивидуальный договор, в котором будет указан порядок приемки, подходящий сторонам.

Данные о товаре и его передаче в типовом договоре включают:

• название, объем, свойства;
• место и время (период) поставки;
• порядок, способ и период оплаты;
• принцип, по которому будут разрешаться споры сторон.

Товар со стороны заказчика принимает лицо, с которым заключен договор о материальной ответственности, чаще всего кладовщик. Именно договор (доверенность) дает право работнику получать товар и визировать документы печатью и подписью.

Обязанности кладовщика в процессе приемки:

• присутствовать при разгрузке;
• распределять полученные товары;
• осуществлять проверку качества;
• производить отбраковку товаров, несоответствующих требованиям в договоре.

Если выгрузку проводят на постороннем складе, в речном или морском порту или железнодорожной станции, печать организации не требуется. Получатель товара должен иметь доверенность по форме М-2, в котором будут указаны его паспортные данные.

При приемке в обязательном порядке требуются товаросопроводительные документы, подтверждающие количество, качество, характеристики товара и сведения об отправителе и получателе. К ним относятся – товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, упаковочные листы, коносаменты (при морских перевозках) и прочие документы для идентификации груза и его безопасного перемещения.

Сроки приемки товара

Критически важно прописать в договоре поставки сроки приемки. Если не указать их в индивидуально составленном договоре, то по закону будут действовать правила из инструкций, действующих со времен Советского Союза.

Если в договоре не прописать индивидуальные сроки, нужно придерживаться следующих временных рамок:

Порядок приемки товара по качеству и количеству: пошаговый алгоритм

Приведем поэтапный алгоритм и документы, сопровождающие каждый этап приемки товара:

1. Подготовка к приемке — проверяем документы
2. Приемка по количеству — сверяем места
3. Приемка по качеству — ищем брак и дефекты
4. Фиксация результатов — составляем акт

1. Подготовка к приемке

На подготовительном этапе необходимо убедиться в готовности склада к размещению поставленного товара. Необходимо внимательно изучить договор – рекомендуем проверить условия, прописанные в документе:

• объем;
• сроки;
• требования к маркировке товара.

Товар уполномочен принимать либо МОЛ, либо руководитель компании.

МОЛ должен проверить не только товар, но и внешний вид транспорта, на котором он был поставлен – на ТС не должно быть повреждений. Если товары транспортируют при определенной температуре, важно проверить соответствие фактических условий тем, что заявлены в договоре.

Кладовщик обязан проверить целостность пломб на товаре, в случае их наличия, удостовериться в целостности упаковки. При приемке маркируемых товаров нужно убедиться, что коды нанесены.

Документ: договор поставки, в типовой форме акт ТОРГ-1 или индивидуально составленный договор.

2. Приемка по количеству

Кладовщик должен сверить количество поступившего товара с указанным в документах. Допускается ручной пересчет, но удобнее считать товары с помощью терминала сбора данных (ТСД). При приемке весового товара – обязательно взвесить.

На этом этапе необходимо тщательно проверить информацию – реквизиты поставщика, цены, наименования, а также сверить коды маркировки. Удобнее всего делать это в товароучетной системе.

Если при приемке товара обнаруживают несоответствия, акт составляют не сразу. Приемку приостанавливают, товар повторно считают или взвешивают и если несоответствия подтверждаются их заносят в протокол недостачи.

В случае, если сверка прошла без расхождений, МОЛ визирует товарную накладную печатью и подписью.

3. Приемка по качеству

Приемка товара по качеству также проводится МОЛ. Вид проверки зависит от того, какие товары принимают от поставщика. Скоропортящиеся продукты питания оценивают в том числе и по запаху. Для непищевой продукции предусмотрены осмотры комплектации и внешнего вида.

Проверку товара производят сплошным либо выборочном методом.

Сплошная проверка подразумевает проверку каждой единицы груза в упаковке или таре. Такая проверка обязательна, если ТС на котором привезли товар было повреждено, или же на начальном этапе выявили повреждения упаковки.

Выборочная проверка происходит точечно, а как именно – прописывают в договоре.

Существенными недостатками товара и поводом не принимать его являются:

• вышедший или ограниченный (больше чем указано в договоре) срок годности;
• порча, порезы, сколы, дыры, вмятины;
• отсутствие обязательных документов;
• отсутствие русифицированной информации на импортных товарах.

Документ: акт приемки товара по количеству и качеству (акт о расхождениях)

Приемка товара, инвентаризация, перемещение и списание маркировки — через телефон

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных

4. Фиксация результатов

Правильно зафиксировать результаты приемки товара – критически важный этап в работе. Подробно о расхождениях и способах отразить их документально читайте ниже.

Как составить акт о расхождении:недостача, недопоставка, пересортица

По результатам приемки необходимо зафиксировать все расхождения. Расхождения существуют четырех видов:

Выявленные расхождения нужно зафиксировать, и важно сделать это правильно. Порядок действий может быть прописан в договоре поставки, если в договоре порядок не определен, действовать нужно по общим требованиям закона.

Приведем формы документов, которые можно использовать.

Акт о расхождении по количеству и качеству составляют по форме ТОРГ-2 для товаров произведенных в РФ или ТОРГ-3 для импортных товаров. Акт можно составить в произвольной форме, но использование стандартизированных форм предпочтительней.

Претензионное письмо составляют в свободной форме, в тексте письма приписывают данные о договоре, дату поставки, реквизиты документов, которые сопровождали товар, суть нарушения, требование к поставщику (в зависимости от вида расхождений). Обязательно указать, сколько товара заказали и сколько доставили по факту.

Оба документа поставщику необходимо направить либо по ЭДО, либо по его юридическому адресу. В ГК РФ прописана возможность добавить расчет неустойки (ст.521 ГК РФ).

Частые проблемы при приемке товара и как их решить

Поставщик привез меньше товара, чем указано в накладной. Что делать?

Решение:

• Составьте акт ТОРГ-2 – основание для претензии поставщику. Не подписывайте накладную без акта расхождений. Укажите в нем точное наименование, количество по документам и по факту. Получите подпись представителя поставщика .
• При приемке без представителя – сфотографируйте товар, упаковку и этикетки. Направьте акт поставщику по ЭДО или на юр.адрес компании. Акт станет основанием для предъявления претензии о допоставке товара или возврате средств.
• Если товар поставили, но забыли некоторые позиции, в накладной вычеркиваются соответствующие строки. Каждая строка требует подписи МОЛ. После того, как товары вычеркнули из накладной, нужно провести корректировку счета-фактуры.

Что делать если обнаружили брак или поврежденный товар?

Решение:

• Если товары поступили с представителем поставщика, можно не принимать их. Нужно провести корректировку в документе прихода – накладной. Ее корректируют в присутствии представителя, вычеркивают позиции, каждое исправление требует подписи МОЛ со стороны поставщика, после чего он забирает товар.
• Если поставщик на ОСН принимает товар с браком, он выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру, в котором уменьшают стоимость отгруженных ранее товаров на цену бракованных. Если вы давно работаете с поставщиком и доверяете ему, допускается допоставка товара позже, без каких-либо корректировок. Главное условие – доверие.
• Если брак товара обнаружили без присутствия МОЛ со стороны поставщика, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении и разместить товар на складе. Затем нужно составить претензию, направить поставщику и ждать рассмотрения.

Поставщик привез не тот товар – в поставке пересортица. Что делать?

Решение:

• Поставку можно принять полностью либо полностью от нее оказаться. Однако это не самое рациональное решение.
• Примите товар, который соответствует заказу, товары, по которым выявлены расхождения внесите в акт о расхождении ТОРГ-2. Товары в таком случае либо забирает поставщик, либо с поставщиком согласовывают приемку по отличной от изначальной цены.

Представитель поставщика отказывается подписывать акт о расхождении. Что делать?

Решение:

• Зафиксировать факт нарушения, составить акт, в акте прописать «Представитель поставщика (указать ФИО, компанию) от подписания акта отказался».
• Собрать комиссию от 3 человек и подписать акт, подписи членов комиссии дают документу юридическую силу.
• Зафиксировать на фото и видео процесс приемки и состояния товара.
• Направить акт поставщику заказным письмом.

Обнаружили недостачу после приемки, когда товар уехал со склада. Можно ли что-то сделать?

Решение:

Повлиять на ситуацию можно только в случае наличия неоспоримых доказательств (запись с камер видеонаблюдения, на которой видно, что коробки не вскрывались до момента, пока экспедитор не уехал).

Если доказательств нет, то ответственность за состояние товара на получателе. Всегда вскрывайте и пересчитывайте товар в присутствии поставщика.

Какие сроки есть, чтобы предъявить претензию по качеству?

Решение:

Сроки установлены законом и зависят от типа товара:

• Для явного брака: срок указан в договоре или, чаще всего, в течение момента приемки. Товар с истекшим сроком годности можно не принимать сразу.
• Для скрытого брака, который выявляют после приемки, срок претензии может составлять от 6 месяцев до 2 лет. Срок зависит от гарантийного срока или срока годности.

Точные сроки всегда прописывайте в договоре с поставщиком!

Как автоматизировать приемку товара и избежать ошибок

Как и большинство рутинных процессов, приемку можно автоматизировать.

Современные товароучетные программы в синергии с торговым оборудованием существенно упрощают процесс. Разберем какие возможности при приемке товаров дает программное обеспечение от Онлайн Бизнес.Ру:

• товар можно приходовать автоматически – если фактическая поставка соответствует документам, ПО сформирует документы оприходования, а персонал будет заниматься товаром, а не бумагами;
• при выявлении расхождений акты сформирует программа по готовым шаблонам;
• ЭДО позволяет в режиме реального времени обмениваться документами по поставке с контрагентами и решать возникающие вопросы быстрее и эффективнее.

Для того, чтобы автоматизировать процесс приемки понадобится торговое оборудование:

• терминал сбора данных – считывать коды и передавать в программу;
• товароучетная система – учет товаров и создание первичной документов автоматически.

Программа для точного учета товаров

Просто загрузите товары, а программа сделает всё остальное: учтёт приход, расход и всегда покажет точные остатки

Узнать подробнее

Итоги: главные правила правильной приемки

Процесс приемки товара по количеству и качеству требует особого внимания. Каждое движение товара, его недостаток или брак требуют документации. Вместо того, чтобы разбираться с последствиями ошибок – предотвращайте их. Для этого нужно:

• составлять индивидуальный договор поставки и прописывать в нем сроки, условия и обязанности сторон;
• назначить материально-ответственного сотрудника, который будет внимательно принимать товар, т.к. ответственен за него;
• желательно, чтобы процесс приемки сопровождал представитель поставщика;
• организуйте качественное видеонаблюдение в месте приемки товара, чтобы иметь доказательства в форс-мажорных обстоятельствах;
• используйте товароучетную систему от Онлайн Бизнес.Ру и автоматизируйте процесс приемки.