Неснижаемый запас товаров: что это, как управлять и считать остатки на складе и в магазине

Товар закончился за два дня до очередной поставки. Покупатель пришел за привычной позицией, не нашел ее и купил аналог у конкурента. Через неделю поставка приехала, но часть клиентов уже переключилась на другой магазин.

Обратная ситуация тоже знакома многим предпринимателям. Закупили товар с запасом, чтобы точно избежать дефицита, а через несколько месяцев оказалось, что значительная часть денег пылится на складе.

Эти проблемы обычно связаны не с закупками как таковыми, а с отсутствием понятного ориентира по минимально безопасному количеству товара. В статье раскроем какой должен быть неснижаемый запас товаров.

Что такое неснижаемый запас товаров

Неснижаемый запас товаров – это минимальное количество товара, которое должно постоянно оставаться на складе или в магазине на витрине до поступления следующей поставки.

Проще говоря, это запас безопасности, который позволяет продолжать продажи даже при колебаниях спроса или задержках поставщика.

Представим, что магазин продает в среднем 10 упаковок кофе в день, а поставка занимает 7 дней. Если остаток опустился до 70 упаковок и новый заказ еще не оформлен, возникает риск остаться без товара до приезда поставки.

При этом неснижаемый запас часто путают с другими показателями учета. Дадим определение каждому из важных показателей, с которыми работает склад.

Если говорить упрощенно, страховой запас обычно входит в состав неснижаемого запаса, а оптимальный запас всегда больше минимально допустимого остатка.

Сколько денег лежит на вашем складе без пользы?

Узнайте в программе Бизнес.Ру, какие товары замораживают оборотные средства. Используйте программу 14 дней бесплатно

Получить демо-доступ

Из каких показателей складывается безопасный остаток

Размер неснижаемого запаса нельзя определить на вскидку. Для расчета используют несколько показателей.

Средние продажи

Показывают, сколько товара продается за выбранный период. Формула расчета:

Например, за месяц продано 600 упаковок товара. Средняя дневная продажа составит: 600 / 30 = 20 упаковок.

Среднедневной спрос

Среднедневной спрос показывает, сколько единиц товара в среднем продается за один день. Показатель позволит рассчитать, какой запас потребуется до следующей поставки.

Рассчитать его просто:

Например, если за последние 30 дней магазин продал 300 упаковок кофе, среднедневной спрос составит:

300 / 30 = 10 упаковок в день.

Если поставщик привозит товар раз в 7 дней, только на этот период потребуется минимум 70 упаковок без учета страхового запаса.

Срок поставки

Период от оформления заказа поставщику до поступления товара на склад. Если поставщик обычно привозит продукцию за 5 дней, но иногда срок увеличивается до 8 дней, при расчете стоит учитывать возможные отклонения.

Страховой запас

Даже при точном расчете спроса нельзя исключать непредвиденные ситуации. Поставщик может задержать отгрузку на несколько дней, а продажи резко вырасти. Чтобы не остаться без товара до следующей поставки и формируют страховой запас.

Универсальной формулы для его расчета нет: размер резерва зависит от стабильности спроса, надежности поставщиков и особенностей бизнеса. На практике часто используют простой расчет:

Например, магазин продает в среднем 15 упаковок товара в день. Максимальная задержка поставщика – 4 дня.

15 × 4 = 60 упаковок.

Это значит, что на складе желательно постоянно держать не менее 60 упаковок в резерве. Если поставка задержится, магазин продолжит продажи без дефицита товара.

Оборачиваемость

Показывает, насколько быстро продается товар. Чем выше оборачиваемость, тем чаще требуется пополнение запасов и тем внимательнее нужно контролировать остатки.

Оборачиваемость считается по формуле:

Связь между показателями выглядит так:

Среднедневной спрос → срок поставки → страховой запас → неснижаемый запас → точка заказа.

Точка заказа и неснижаемый запас: в чем разница

Точку заказа и неснижаемый запас нередко считают одним и тем же показателем, хотя они решают разные задачи.

Неснижаемый запас показывает минимальный безопасный остаток товара, который позволяет продолжать продажи до поступления новой партии. Точка заказа определяет момент, когда необходимо оформить новую закупку, чтобы не допустить дефицита.

Этот момент рассчитывают по формуле:

Например, магазин продает в среднем 20 упаковок товара в день. Поставщик привозит заказ через 5 дней, а страховой запас составляет 30 упаковок.

Точка заказа = (20 × 5) + 30 = 130 упаковок.

Таким образом, когда остаток на складе снизится до 130 упаковок, необходимо оформить новую закупку. Пока товар находится в пути, продажи будут идти за счет оставшихся 100 упаковок, включая 30 единиц страхового запаса.

Схема выглядит так:

Оптимальный запас → продажи → точка заказа → оформление заказа → неснижаемый запас → поставка → пополнение остатков.

Ниже разберем, как рассчитать неснижаемый запас для разных моделей работы склада и магазина.

Сколько товара должно быть в наличии

Универсального значения не существует. Это плавающий показатель, который зависит от ряда факторов, включая сезонность, спрос, стабильность поставок и возможные риски. Для товаров ежедневного спроса безопасный запас обычно покрывает продажи на весь срок поставки плюс резерв на непредвиденные ситуации.

При определении необходимого количества товара учитывают:

• средние продажи;
• скорость оборачиваемости;
• сезонность;
• надежность поставщика;
• стоимость хранения;
• риск потери продаж.

Если товар продается быстро и поставляется долго, запаса потребуется больше.

Если продажи редкие, а поставки регулярные и быстрые, избыточные остатки будут замораживать оборотные средства.

Как рассчитать неснижаемый запас

В зависимости от методики анализа и показателей, на которые опирается бизнес, существуют два способа расчета.

Метод 1. По среднедневным продажам и сроку поставки

Классический метод расчета. Подходит для большинства магазинов и складов со стабильным спросом.

Пример:
Среднедневной спрос – 20 упаковок.
Срок поставки – 5 дней.
Страховой запас – 30 упаковок.

Неснижаемый запас = (20 × 5) + 30 = 130 упаковок.

Соответственно запас товара не должен опускаться ниже 130 упаковок.

Метод 2. По товарообороту и оборачиваемости

Способ для компаний, которые регулярно анализируют товарооборот и контролируют скорость оборачиваемости запасов. Используя данный метод, оптимальный объем товара рассчитывается с учетом интенсивности продаж.

Важно учитывать разницу между оборачиваемостью и коэффициентом оборачиваемости. Формулы расчета показателей обратны друг-другу.

Пример:
За месяц магазин реализовал 1 800 упаковок товара.
Коэффициент оборачиваемости запасов составил 6.

Неснижаемый запас = 1 800 / 6 = 300 упаковок.

Это означает, что для поддержания бесперебойных продаж запас товара должен составлять не менее 300 упаковок.

Расчет для сезонных товаров

Перед праздниками или высоким сезоном средние продажи прошлых месяцев часто теряют актуальность.

Например, магазин продает гирлянды.

В обычное время продажи составляют 3 штуки в день.

В декабре спрос увеличивается до 20 штук в день.

При сроке поставки 10 дней минимальный запас рассчитывается уже исходя из сезонного спроса:

20 × 10 = 200 единиц.

Если использовать обычные показатели, дефицит возникнет уже в первые дни высокого сезона. Во избежание дефицита имеет смысл анализ спроса за аналогичный период.

Какие товары требуют отдельного подхода к расчету

Не все категории можно считать по одной формуле. Перечислим категории товаров, которые требуют особого внимания и точных расчетов:

• Сезонные товары закупают с учетом прогноза спроса и периодов пиковых продаж.
• Товары с коротким сроком годности не должны закупаться с большим запасом, их избыток приводит к списаниям и прямым потерям.
• Дорогие позиции необходимо рассчитывать с особой точностью, так как их большие запасы поглощают оборотный капитал.
• Товары-локомотивы продаж всегда должны быть в наличии, ведь даже кратковременный дефицит приводит к заметному падению выручки.
• Товары с нестабильным спросом требуют не только повышенного страхового запаса, но и регулярного пересмотра расчетов.

Почему для разных товаров нужен разный неснижаемый запас

Если в ассортименте несколько десятков или сотен позиций, рассчитывать неснижаемый запас для каждого товара вручную неудобно. В этом случае необходим ABC/XYZ-анализ.

ABC-анализ показывает вклад товара в выручку или прибыль:

XYZ-анализ оценивает стабильность спроса:

Совмещая оба анализа, можно определить, каким товарам нужен повышенный контроль и регулярное обновление расчетов.

Универсального правила нет: для одних позиций достаточно минимального резерва, а для других нужен постоянный контроль или работа под заказ.

Результаты ABC/XYZ-анализа помогают определить, какой запас стоит поддерживать для каждой группы товаров. Привели их в таблице:

Так, внедрение ABC/XYZ-анализа помогает распределять складские запасы с учетом реальной значимости товара для бизнеса. В результате снижается вероятность дефицита по ключевым позициям, а объем избыточных остатков на складе уменьшается.

Как контролировать остатки без ежедневных пересчетов

Когда ассортимент насчитывает сотни или тысячи позиций, отслеживать остатки вручную становится сложно.

В таких случаях помогает автоматизация товарного учета.

Например, товароучетная программа Бизнес.Ру показывает свободный остаток, неснижаемый запас, ожидаемые поставки и резервы, автоматически анализирует продажи и спрос, оценивает оборачиваемость и на основе этих данных формирует оптимальный объем закупки.

Автоматизация позволяет в реальном времени:

• видеть текущие остатки на складе и в магазинах;
• контролировать достижение точки заказа;
• прогнозировать потребность в закупках;
• отслеживать оборачиваемость товаров;
• выявлять избыточные остатки;
• автоматически формировать заказы поставщикам.

В результате предприниматель получает актуальную картину по запасам без постоянных ручных проверок и ошибок в данных.

Автоматизируйте учет товаров и закупок

Следите за точками заказа, оборачиваемостью и запасами без Excel и постоянных пересчетов

Попробовать бесплатно

Оставляя заявку, я соглашаюсь на обработку персональных данных
и принимаю условия Политики обработки персональных данных

Ошибки, из-за которых бизнес теряет деньги на запасах

Проблемы с товарными остатками редко возникают из-за одной крупной ошибки. Чаще всего это несколько небольших просчетов, которые постепенно приводят либо к дефициту товара, либо к избытку на складе.

Ориентироваться только на средние продажи

Средние показатели удобны для расчетов, но они не полностью отражают реальную картину спроса.

Например, магазин продает в среднем 10 единиц товара в день. Но в отдельные дни спрос может вырастать до 15-20 единиц. Если учитывать только среднее значение, товара может не хватить еще до поступления новой поставки.

Особенно часто такая ошибка встречается у компаний, которые работают с небольшим ассортиментом товаров-лидеров продаж.

К чему приводят расчеты на базе средних продаж:

• дефицит популярных товаров;
• потеря выручки;
• снижение лояльности покупателей.

Не учитывать сезонность

Продажи остаются одинаковыми круглый год, пожалуй, только для товаров повседневного спроса – базовые продукты и предметы быта и гигиены.

Перед праздниками растет спрос на подарки, летом увеличиваются продажи прохладительных напитков и товаров для отдыха, осенью отмечают пиковый спрос на канцелярские товары, о том, что происходит со спросом в начале зимы, известно всем.

Если рассчитывать неснижаемый запас по данным спокойного периода, склад окажется не готов к пиковым нагрузкам. Опасна и обратная ситуация – после окончания сезона товар может остаться на складе в объемах, которые уже не соответствуют реальному спросу.

К чему приводят расчеты без учета спроса:

• дефицит в период высокого спроса;
• накопление неликвидных остатков после сезона;
• дополнительные расходы на хранение.

Считать остатки раз в месяц

Некоторые компании проводят анализ запасов только перед закупкой. Но для товаров с высокой оборачиваемостью этого критически мало.

За несколько недель популярная позиция может перейти из категории «запас есть» в категорию «товар закончился». Особенно это заметно при работе с маркетплейсами, интернет-магазинами и несколькими торговыми точками.

Чем быстрее продается товар, тем чаще нужно контролировать остатки и точки заказа.

К чему приводит редкий анализ остатков:

• неожиданный дефицит товара при повышении спроса;
• срочные закупки по невыгодным ценам;
• перебои в продажах.

Держать одинаковый запас для всех товаров

Ввести единый норматив запаса для всего ассортимента – критическая ошибка. Хранить месячный запас и для товара, который продается ежедневно
и для позиции, которую покупают несколько раз в месяц, крайне недальновидно.

Деньги в таком случае окажутся заморожены в неликвиде, а по ходовым позициям запаса не хватит, что даст перебои в продажах и уход клиентов.

Ассортимент разумно разделять по скорости продаж, прибыльности и стабильности спроса. Для этого часто используют ABC/XYZ-анализ, о котором мы упоминали выше.

К чему приводит унификация запаса для разных товаров:

• избыток остатков на складе;
• снижение оборачиваемости;
• рост потребности в оборотных средствах.

Игнорировать сроки поставки

При расчете неснижаемого запаса многие ориентируются на стандартный срок поставки, указанный в договоре. Но сроки могут отличаться по ряду причин, причем сбои из-за форс-мажоров возможны даже у самых надежных поставщиков.

Поставщик обещает привезти товар за пять дней, а в отдельные периоды доставка занимает восемь или десять дней. Если такие задержки не учитывать, запас безопасности перестает выполнять свою функцию.

Особенно критична эта ошибка для товаров-лидеров продаж и импортной продукции, где сроки поставки зависят от логистики и внешних факторов.

К чему приводит отсутствие учета рисков:

• регулярные дефициты товара;
• внеплановые закупки у альтернативных поставщиков;
• потеря части постоянных клиентов.

Пытаться управлять запасами по памяти или в Excel

При ассортименте ниже 20 позиций, таблицы могут, хоть и с натяжкой, справляться со своей задачей. Но по мере роста ассортимента, поставщиков и операций таблицы из союзника превращаются в источник ошибок – данные быстро устаревают, формулы требуют проверки, а решения принимаются на основе неполной информации.

Еще одна банальная причина, которая не позволяет корректно работать с учетом остатков без специализированных решений – непреднамеренные ошибки при вводе данных.

Когда ассортимент насчитывает сотни или тысячи позиций, контроль остатков, оборачиваемости и точек заказа необходимо вести в специализированной системе товарного учета.

К чему приводит работа остатками в таблицах:

• ошибки в закупках;
• лишние запасы на складе;
• потеря времени сотрудников на сверку данных;
• снижение точности прогнозирования спроса.

Главное о неснижаемом запасе

Неснижаемый запас товаров это безопасный остаток на складе. Его задача – предотвратить дефицит товара между поставками и при росте спроса. Расчет требует актуальных данных – среднедневной спрос, срок поставки и страховой запас.

При работе с поставщиками с риском задержек, резерв должен расти пропорционально рискам. Для сезонных товаров расчеты неснижаемого запаса нужно корректировать под ожидаемый спрос, и рассчитать его возможно только с помощью анализа данных о продажах.

Важно понимать, что точка заказа показывает оптимальный момент для оформления закупки, а не размер запаса. Избыточные остатки это не перестраховка, а заморозка средств и снижение оборачиваемости как следствие. А эффективно контролировать остатки и своевременно пополнять запасы позволяет автоматизированный учет товаров.

14 дней бесплатного доступа

ко всем функциям программы Онлайн Бизнес.Ру

Оставить заявку

Оставляя заявку, я соглашаюсь на обработку персональных данных
и принимаю условия Политики обработки персональных данных