Кассовая программа: что это, как выбрать и сэкономить

Если вы занимаетесь розничной торговлей и делаете это легально, то у вас есть кассовая программа. Ее не может не быть. Без нее нельзя открыть и закрыть смену, найти товар по штрихкоду и рассчитать стоимость покупки. Без нее нельзя в считанные минуты выдать чек, оформить возврат или скорректировать чек. Владелец розничного бизнеса с вероятностью 99% использует кассовое ПО. Вопрос лишь к уровню программного обеспечения.

Приведем пример с транспортом. И телега, запряженная лошадью, и современный автомобиль выполняют одну и ту же функцию – передвигаются. Но делают это с разной скоростью и уровнем комфорта. Программы выполняют все рабочие процессы кассы, вопрос только в том, насколько быстро, удобно и эффективно.

Кассовая программа – это надежный беспристрастный помощник, с которым легко избежать проблем с ФНС и повысить эффективность бизнеса. Не только за счет автоматизации рутинных процессов, но и за счет расширенного функционала.

Что такое кассовое ПО и кому оно нужно

Кассовое программное обеспечение – это программа для учета каждой товарной единицы, проведенной через кассу. Первостепенная задача – формирование чека с правильными реквизитами, его печать и мгновенная пересылка данных ОФД.

Выполняет кассовое программное обеспечение и все операции кассы:

• расчет стоимости товара с учетом скидок;
• прием оплаты;
• оформление возвратов;
• выдача чека коррекции.

Такое ПО необходимо устанавливать каждому бизнесу, даже совсем крошечному, где владелец сидит «за прилавком». Бизнес работает на перспективу, и правильный выбор программы для кассы в начале пути поможет бизнесу избежать ловушек, в которые попадают и начинающие и опытные владельцы бизнеса.

Зачем нужна кассовая программа

• Для законной работы. Кассовая программа это в первую очередь требование законодательства. ПО позволяет соответствовать 54-ФЗ об онлайн-кассах, передает данные о продажах в ФНС. Это непререкаемое требование для всех предпринимателей, которые ведут расчеты с физлицами, в том числе в онлайн-магазинах, за редкими исключениями которые приведены в статье 2 закона об онлайн-кассах.

• Для быстрого обслуживания. Кассовая программа автоматизирует расчет с клиентом. Продажи с кассовым ПО проходят быстрее и всеми возможными способами – наличные, банковские карты, смешанная оплата, оплата по QR-коду и даже оплата бонусами. С помощью софта для кассы можно настроить любую систему лояльности и выстроить персонализированное обслуживание для клиентов.
• Для учета и работы с ассортиментом. Кассовая программа это инструмент и для учета товаров «не отходя от кассы». ПО видит ассортимент, фиксирует продажи и другие движения товаров, спасает от пересортицы и недостач. Кассовый софт позволяет группировать товары, вводить модификации, подключать сопутствующие товары для каждой позиции. В случае если владелец меняет цену в карточке товара, она автоматически меняется и в кассовой программе.
• Для дисциплины. Кассовое ПО помогает контролировать и анализировать работу персонала, а также ограничивает их в праве доступа к информации или определенным действиям. Кассир не сделает слишком большую скидку и не сможет корректировать цены в свою пользу.
• Для полноценного анализа. В кассовом ПО есть все инструменты для анализа продаж и эффективного управления. Софт видит все процессы бизнеса и предоставляет о них отчеты. Уровень продаж и прибыль, ходовой товар и неликвид, средний чек и ряд других показателей, без которых оптимизировать работу бизнеса вряд ли получится.

Функции кассовой программы

Задача кассовой программы оптимизировать все рабочие процессы кассы. Их выполнение – прямой функционал кассового ПО.

Рабочие процессы кассы это:

• открытие и закрытие смены;
• расчет стоимости покупки;
• онлайн отправка чеков ОФД;
• денежный учет в кассе.
• прием оплаты разными способами;

У продвинутых кассовых программ список функций значительно увеличивается:

• ведение учета товаров;
• поддержка разных систем лояльности;
• интеграция с бухгалтерским софтом;
• мотивация персонала через точный подсчет продаж и честные премии;
• отчеты по разным показателям и в нужном разрезе;
• контроль за происходящим в магазине из любой точки мира, где есть интернет (с помощью мобильного приложения).

Все это задачи для программы кассового оборудования, соответствующего потребностям бизнеса.

Как выбрать кассовую программу и сэкономить

При выборе кассовой программы экономия не должна быть решающим фактором. Универсального выбора нет, и зависит он исключительно от потребностей бизнеса. Трезво оцените какие функции вам необходимы, а какие не принесут пользы.

Как сэкономить на кассовой программе? Выбирать ее, опираясь на ряд ключевых моментов и смело глядя в будущее:

• программное обеспечение должно соответствовать 54-ФЗ, правильно формировать чеки и через ОФД передавать их в налоговую;
• продавцам маркированных товаров необходимо, чтобы программа интегрировалась с системой «Честный ЗНАК» и списывала коды маркировки;
• программное обеспечение не должно полностью зависеть от наличия интернета. В случае сбоя связи оно должно фиксировать продажи офлайн и сразу после восстановления связи передать их ОФД, а также обновить остатки товара;
• изучите входит ли в ПО система лояльности, чтобы потом не пришлось дополнительно тратиться на сторонние сервисы;
• трезво оцените скорость обработки данных, да и работы самого ПО. Если вы работаете на большой поток клиентов, то медленная работа кассовой программы и даже медленная печать чеков может быть критичной – покупатели не будут ждать;
• если у вас не одна торговая точка, присмотритесь к облачным решениям. Локальное ПО включает одно рабочее место кассира, количество либо нельзя увеличивать, либо придется существенно доплатить.

Кассовая программа Бизнес.Ру: обзор

Для того, чтобы кассиры работали быстро и без ошибок, а владелец бизнеса мог удаленно контролировать все процессы, есть простая, но функциональная кассовая программа от Онлайн Бизнес.Ру. Решение полностью удовлетворяет все перечисленные выше критерии выбора.

• Соответствие 54 ФЗ

Кассовая программа формирует как бумажные, так и электронные чеки, в которые включены все нужные реквизиты. Чек уходит ОФД, а оператор передает его в налоговую.

• Маркировка и разрешительный режим 

Программа от Онлайн Бизнес.Ру не только списывает коды маркировки, но и поддерживает разрешительный режим. Кассир сканирует код маркировки и в течении 1,5 секунд получает разрешение на продажу от системы, товар добавляется в чек, реквизиты чека уходят в налоговую через ОФД. Если нет возможности проверить маркировку онлайн, ее можно проверить через локальный модуль системы – на компьютере предпринимателя или на сервере компании.

• Все способы оплаты

Поддерживает оплату наличными, банковскими картами, проводить смешанную оплату (наличные+карта), переводами через СБП по QR коду.

• Гибкая система лояльности

Можно выбрать тип программы лояльности под себя и сделать ее скидочной, накопительной или фиксированной. Оформление карты не потребует ничего кроме номера телефона и имени, этого достаточно для того, чтобы клиент получил виртуальную карту, а бизнес собирал базу клиентов, с которыми можно работать и стимулировать продажи.

• Скидки в ручном режиме

При работе с покупателем можно сделать скидку, размер которой ничем не регламентируется. Есть возможность полностью запретить кассирам делать скидки или установить запрет на скидки более заявленного процента. Можно настроить скидки при покупке в определенное время или на определенную категорию товаров.

• Точные остатки товара

Кассовая программа отражает каждую продажу в товарном остатке. ПО видит, что товар находится в резерве и не даст продать его, также нельзя будет продать в интернете и тот товар, которого нет в наличии. Но система предложит товары-аналоги. Это формирует лояльность клиента, который не нашел то, что искал, но все равно остался доволен.

• Прием заказов по телефону и через интернет-магазин или соцсети

Заказ может прийти из любого канала, в системе создается заказ, товар резервируется, а клиент приходит за ним на точку продаж и производит расчет на месте.

• Отложенные чеки

В случае, если покупатель в магазине практически определился с выбором, но не осуществил покупку, объяснив это желанием «еще посмотреть», его чек можно не аннулировать, а отложить. Вы избежите очередей и сохраните лояльность клиента.

• Все продажи надежно зафиксированы за продавцами

Программа предоставляет быстрый и удобный доступ к списку продавцов, что позволяет продаже «упасть» на конкретного кассира или менеджера, что поможет точно посчитать продажи и справедливо сформировать премию.

• Персонализация клиентов

Кассовая программа позволяет указать предпочтения клиента. Зная пожелания покупателя вы можете оповещать его о наличии нужного товара или же формировать персональные предложения.

• Простой и понятный интерфейс.

Товар программа находит любым удобным способом. Можно отсканировать штрихкод, быстро найти товар по наименованию, картинке, артикулу или же внутреннему коду. Подробная информация о товаре отражается в его карточке, состав или другие характеристики которые заинтересуют покупателя перед глазами продавца. Для максимального ускорения обслуживания на предприятии программа предусматривает горячие клавиши, удобно и то, что программа работает на планшетах и имеет Touch-интерфейс.

• Неограниченное количество РМК

Кассовая программа позволяет подключить неограниченное количество рабочих мест кассира. Не ограничивает она и количество подключаемых устройств – сканера, принтера чеков и другого оборудования для торговли. Подключить РМК легко настройках программы без помощи специалистов.

Вывод

Современные программы кассы какие бывают задачи у бизнеса знают точно. Опыт собирался годами и превратился в удобный и эффективный инструмент, который и на рабочем месте кассира надежный помощник и для руководителя фактически «правая рука». Выбирайте с умом и пользуйтесь с удовольствием.

Подключите кассовую программу Онлайн Бизнес.Ру со скидкой 25%

• Соответствие 54-ФЗ
• Бесплатные обновления с изменениями в законе
• Интеграция с «Честный знак» и ЕГАИС
• Разрешительный режим
• Удобное рабочее место для кассира

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных

Ответы на популярные вопросы