Кассовая программа: как выбрать
и сэкономить

Предприниматель из любой сферы бизнеса должен понимать, что ему нужно соблюдать все необходимые требования закона. Одно из них – наличие кассовой программы. Рассказываем об особенностях программы для кассы и критериях ее выбора.

Что такое кассовая программа простыми словами

Кассовая программа — это программное обеспечение, через которое кассир продает товары и получает за них оплату. Такая программа формирует бумажные или электронные чеки, затем отправляет данные о продаже оператору фискальных данных (ОФД), которые в конечном итоге доходят до налоговой.

С помощью кассовой программы можно создать базу товаров магазина, быстро обслуживать покупателей, принимать оплату несколькими способами и подключать различные системы лояльности.

Зачем и кому нужна кассовая программа

Во-первых, кассовая программа нужна владельцам бизнеса для соблюдения основных требований законодательства: закона 54-ФЗ, интеграции с системами «Честный знак» и ЕГАИС. Во-вторых, кассовая программа – удобный инструмент для автоматизации рабочего места кассира.

Также программа для кассы помогает сэкономить – она защищает бизнес от возможных махинаций с ценами на товары и от потери реальной выручки. Благодаря настройке прав использования кассовой программы кассиры не могут менять цены в чеке и «обнулять» покупки.

Простая и понятная программа для кассы – удобное рабочее место для кассира. Легкий интерфейс без лишних кнопок позволяет быстро найти нужный товар по картинке или списку, выбрать необходимое количество и рассчитать итоговую стоимость покупки. Несколько простых действий в кассовой программе позволят быстро обслужить покупателя и избежать очередей.

Кассовая программа нужна далеко не в каждом бизнесе. Исключения прописаны в законе №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Всем остальным – ИП с наемными сотрудниками и без, юрлицам, ИП и ООО на патенте с наемными сотрудниками и без, некоторым ИП и ООО на УСН, владельцам интернет-магазинов и вендинговых аппаратов – иметь программу для кассы обязательно.

Как работает программа для кассы в розничной торговле

Кассовая программа обязательно должна интегрироваться с кассовым оборудованием – стационарной кассой или, например, со смарт-терминалом. Доступ к программе для кассы можно получить с разных устройств – обычного компьютера, планшета или телефона.

Как оформить продажу в кассовой программе:

1. Запустить программу для кассы.
2. Открыть смену кассира.
3. Начать обслуживание покупателей – выбрать товар из заранее созданного каталога, пробить его вручную или с помощью сканера штрих-кодов.
4. Выбрать способ оплаты покупки.
5. Убедиться, что оплата прошла, и выдать покупателю кассовый чек.

В момент расчета с покупателем кассир обязан выдать ему кассовый чек – фискальный документ с полной информацией о покупке. Как правило, в чеке указываются контактные данные продавца, имя кассира, наименование купленного товара или услуги, количество, цена и ставка НДС. Помимо этого содержатся данные о дате и времени совершенной покупки, номер смены и QR-код, с помощью которого можно легко убедиться в подлинности чека. Подробнее о требованиях к кассовому чеку – в ст. 4.7 закона 54-ФЗ.

Одновременно с этим сведения о покупке в режиме онлайн передаются оператору фискальных данных (ОФД). После получения оператор проверяет чек и затем передает данные в налоговую.

Весь этот процесс показывает, что бизнес работает «в белую». В противном случае предпринимателя могут оштрафовать.

Основные функции кассовой программы

Любая кассовая программа должна иметь набор обязательных опций, без которых продажи невозможны. К ним относятся:

• открытие и закрытие смены – это обязательные действия при работе с кассой, данные о смене передаются в налоговую. Без открытия смены рассчитать покупателей не получится, а ее закрытие подытоживает все расчеты за день;
• проведение кассовых операций – продажи, оформление возвратов, коррекция покупки, различные виды оплаты, выдача наличных;
• формирование и печать кассового чека и передача данных в ОФД – покупатель получает чек о покупке, а налоговая – сведения о деятельности и доходах организации;
• работа с «Честным знаком» – кассир сканирует код маркировки с товара, программа кассы связывается с системой и проверяет этот код. Если с ним все в порядке, касса добавляет такой товар в чек.

Многие современные кассовые программы имеют дополнительные опции, которые значительно облегчают работу кассира.

Ведение товарного учета — сбор общих данных о товарах и контроль остатков. Особенно удобно, когда можно работать с кассой и вести товарно-складской учет – у кассира всегда будут актуальные данные о товарных остатках. К тому же при такой интеграции можно предлагать покупателям сопутствующие товары и аналоги – это позволит увеличивать чеки.

Как выбрать кассовую программу: главные критерии

При выборе кассовой программы предпринимателю важно учитывать собственные процессы и задачи – ведь каждый бизнес индивидуален.

Отметим еще несколько важных моментов, которые стоит учесть:

1. Проанализируйте свой бизнес: формат и количество точек, поток покупателей и ассортимент товаров;
2. Поймите, какие функции кассы будут точно необходимы, а на какие не стоит тратить деньги;
3. Оцените удобство интерфейса и простоту использования – чтобы программой мог управлять кассир любого возраста и с любым опытом;
4. Удостоверьтесь, что ПО соответствует требованиям закона – работает с маркированными товарами и передает данные в ЕГАИС;
5. Проверьте, что кассовая программа может принимать оплату разными способами – от наличных и банковских карт до QR-кодов и подарочных сертификатов.
6. Обратите внимание на регулярность обновления программы и доступность техподдержки;
7. Убедитесь, что торговое оборудование совместимо с кассовой программой

Выводы

• От кассовой программы зависит многое. Чем она проще, тем удобнее: кассир сможет быстро обслуживать покупателей, а те – получать полную информацию о своей покупке и знать, что продажа в этом магазине абсолютно законна.
• Программа для кассы нужна не только для проведения продаж, но и для защиты бизнеса от краж и других финансовых махинаций.
• Необязательно покупать сам кассовый аппарат – ПО можно поставить на обычный компьютер или планшет, подключив фискальный регистратор.
• Выбор «начинки» кассовой программы зависит от потребностей бизнеса – это может быть софт с базовыми функциями либо же программа с товароучетом, удаленным управлением точками и ведением документооборота.