Как выбрать онлайн-кассу для магазина

Онлайн-касса это обязательное условие для 99% бизнеса, который взаимодействует с физлицами. С 2017 года организации и ИП устанавливают ККТ, к которой власти выдвигают строгие требования, а если не соблюдать их, бизнесу грозят штрафы и даже блокировка деятельности.

Задача предпринимателя – выбрать кассу для удобной, безопасной и выгодной работы. Разобрали, как выбрать ККТ под запросы любого бизнеса.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса – это устройство, основные функции которого заключаются в формировании чека и мгновенной передаче данных о кассовой операции в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Онлайн-касса это совокупность решений, которое включает:

• программное обеспечение кассы (кассовое ПО);
• фискальный накопитель – защищенное хранилище информации о расчетах;
• выход в интернет для онлайн-передачи данных ОФД;
• принтер чеков, если он предусмотрен моделью устройства.

Фискальный накопитель (ФН) это важнейший элемент онлайн-кассы. Его задача сбор и шифрование данных, именно ФН присваивает чеку фискальный признак – делает платеж законным. ФН позволяет вести работу без интернета, в автономном режиме. Это важная функция, которая становится необходима при работе в отдаленных от связи местностях – по истечении срока использования может потребовать налоговая.

Подбирают ФН индивидуально под особенности бизнеса. Подробнее о том на какой срок выбрать ФН, рассказали в статье.

К онлайн-кассам предъявляют строгие требования, несоблюдение которых приведет к штрафам. Согласно ст. 4.1 закона № 54-ФЗ:

• ККТ обязательно должна состоять в реестре ФНС;
• ФН – строго обязательный элемент кассы и его выбор зависит от СНО бизнеса;
• ФН, также как и ККТ, должен состоять в реестре ФНС;
• касса должна поддерживать все обязательные теги (реквизиты) в чеке и желательно автоматически обновляться при нововведениях, обязательные реквизиты перечислены в ст 4.7 54-ФЗ;
• обязательно заключить договор с ОФД из числа одобренных ФНС операторов;
• касса должна иметь актуальный формат фискальных данных (ФФД). При работе с маркировкой и подакцизными товарами обязателен ФФД 1.2, тем, кто не работает с маркированными и подакцизными товарами допустим ФФД 1.1 или ФФД 1.05.

Кто должен применять онлайн-кассу

54-ФЗ обязует применять ККТ всех ИП и ООО, основное условие – наличие любых расчетов c физлицами, при этом форма оплаты не имеет значения.

Онлайн-касса строго обязательна при:

• оплате товаров, услуг, работ физлицами, в том числе через интернет, на выезде и при доставке;
• возврате товаров или отказе от оплаченных услуг;
• расчетах между ИП или ООО и юрлицами, если оплата производится наличными (до 100 000 ₽) или картой;
• приеме, зачете и возврате авансов;
• предоставлении и погашении займов, связанных с оплатой товаров и услуг;
• любом встречном предоставлении за товары, работы или услуги;
• при приеме ставок и выплате выигрышей;
• при продаже подакцизных товаров и маркированных товаров;
• при расчетах на предприятиях общественного питания (кафе, рестораны).

Предприниматели, которые используют УСН, ОСНО, ПСН, АУСН, ЕСХН обязаны использовать кассу при расчетах с физлицами, если не попадают под исключения, связанные с видом деятельности или местоположением.

Правило предполагает и наличие исключений – от применения онлайн-кассы полностью освобождены ИП на НПД и самозанятые граждане, обе категории формируют документы об оплате в специальном приложении «Мой налог».

Виды онлайн-касс

Онлайн-касса нужна практически всем предпринимателям и эта необходимость предполагает огромный выбор ККТ. И этот выбор зависит от потребностей бизнеса.

Автономная касса это компактное устройство, похожее на калькулятор, которое работает как самостоятельное устройство.

• Работает от сети, многие модели имеют встроенный аккумулятор на 4–12 часов.
• Подключение к интернету через Wi-Fi, Ethernet или SIM-карту (3G/4G).
• Подходит для торговли до 50 чеков в смену.
• Не подходит для работы с маркированными и подакцизными товарами.

Фискальный регистратор – устройство для печати чеков и хранения фискальных данных, работающее в связке с компьютером или POS-системой, с кассовой программой.

• Работает только от сети.
• Сам интернет не использует – связь с ОФД идет через подключенный компьютер и ПО для кассы.
• Очень высокая пропускная способность – от 200 до 1000+ чеков в смену, зависит от модели.
• Подходит для продажи маркированных товаров.

Смарт-терминал – кассовое устройство с сенсорным экраном, который объединяет встроенную кассовую программу и печать чека.

• Обычно встроен товароучет – можно вести базу товаров, анализировать продажи.
• Можно подключить сканер штрихкодов, эквайринг, весы.
• Работает с маркировкой.
• Работает от сети, многие модели имеют встроенный аккумулятор на 6–10 часов.
• Подключается к интернету по Wi-Fi, Ethernet или через SIM-карту.
• Нагрузка до 150-500 чеков за смену, зависит от модели.

Облачная касса – это физическое кассовое устройство, размещенное в дата-центре провайдера, доступ к которой осуществляется через интернет.

• Подходит только для интернет продаж, для розницы не предназначена.
• Формирует автоматически электронные чеки.
• Не зависит от питания на точке продаж – касса физически работает в ЦОДе провайдера.
• Легко интегрируется с любыми интернет-эквайрингом, сайтом, CRM.
• Очень высокая пропускная способность – тысячи чеков в сутки.

Технические возможности и особенности онлайн-касс (работа с маркировкой, требования к Интернету, интеграции с торговым оборудованием и т.д.) в зависимости от вида ККТ собрали в таблице.

Среди видов ККТ также выделяются мобильные или переносные онлайн-кассы. Этот вид оборудования можно использовать на выезде и при доставке. Их особенность в том, что они работают от аккумулятора, а подключение к интернету устанавливается через сим-карту.

Однако такое решение выгодно, если нужна одна мобильная онлайн-касса. В случае если для работы необходимо более 2 касс, принимать оплату и выдавать чеки законно можно при помощи кассового мобильного приложения Бизнес.Ру.

Приложение может связать неограниченное количество смартфонов с одной кассой и позволяет фискализировать оплату удаленно. Платеж моментально уходит на онлайн-кассу и проходит полноценную фискализацию, после чего формируется чек, который поступает в ФНС и в электронном виде отправляется покупателю на почту или в СМС. Процесс занимает секунды.

Как выбрать онлайн-кассу

Выбирать онлайн-кассу необходимо под текущие потребности бизнеса, однако с учетом дальнейших планов по развитию. Если вы начинаете с одной точки, но хотели бы расширяться, учитывайте это при выборе и приобретайте решение, которое сможет расти вместе с бизнесом.

В таблице ниже подсказки по выбору онлайн-кассы, которая удовлетворит требованиям бизнеса, в зависимости от масштабов магазина, формата торговли и требований к ведению учета товаров.

Касса для интернет-магазина

54-ФЗ требует от онлайн-продавцов отправлять электронные чеки в ФНС и покупателям на почту или в СМС.

Для торговли в онлайн-формате чаще всего используют облачные кассы, их арендуют без покупки самого аппарата, ККТ регистрируется по url-адресу магазина и позволяет работать законно. Обслуживанием и ремонтом ККТ занимается компания, которая предоставляет кассу в аренду.

Для онлайн-продаж можно использовать и физические онлайн-кассы, интегрированные с сайтом и интернет-эквайрингами. Этот способ оптимально подходит для бизнеса, который использует смешанные продажи: розничный магазин и интернет-торговлю. Интегрировать стационарную кассу с сайтом возможно через специальный сервис Бизнес.Ру, который полностью соответствует 54-ФЗ.

Штрафы за неправильную работу с ККТ

Ошибки при использовании онлайн-кассы, а тем более неприменение ККТ при расчетах, будут дорого стоить бизнесу. Ответственность установлена статьей 14.5 КоАП РФ.

Если компания или ИП ведет расчеты с покупателями без применения ККТ:

• для должностных лиц и ИП штраф в размере от 25 до 50 % суммы расчета без кассы, но не менее 10 000 рублей;
• для организаций (юрлиц) штраф от 75 до 100 % суммы расчета, но не менее 30 000 рублей.

За повторное неприменение ККТ при сумме расчетов > 1 млн рублей:

• должностные лица могут быть дисквалифицированы на срок от 1 до 2 лет;
• ИП и юрлицам грозит административное приостановление деятельности до 90 суток.

Если ККТ используется (чек сформирован), но чек покупателю не выдали:

• для должностных лиц и ИП штраф около 2 000 рублей;
• для организаций штраф около 10 000 рублей.

Штрафы также предусмотрены за:

• применение кассы, не соответствующей требованиям 54-ФЗ;
• нарушение порядка регистрации, перерегистрации или снятия ККТ с учета;
• непередачу фискальных данных оператору фискальных данных.

Суммы штрафов для должностных лиц и ИП начинаются от 3 000 рублей, а для организаций от 10 000 рублей.

Полный список действующих штрафов 54-ФЗ раскрыли в статье.

Итоги

Онлайн-касса это необходимость для любого бизнеса, который принимает оплату от физлиц и хочет работать без штрафов. Какие функции должны быть у ККТ, зависит только от особенностей бизнеса – кому-то достаточно просто бить чеки по закону, для некоторых онлайн-касса становится подспорьем для удобной работы, точного учета продаж и контроля точек и персонала и эффективного управления.

Современная онлайн-касса может не просто выполнять требование закона, а стать стартом полноценной автоматизации бизнеса, которая выходит далеко за пределы кассовой зоны.

Кассовая программа Бизнес.Ру:

• корректные чеки со всеми реквизитами 54-ФЗ
• продажа маркированных товаров с автосписанием кодов
• карты, QR-коды СБП, наличные, бонусы, смешанные платежи
• поддержка актуальной ставки НДС 22%
• простой интерфейс без ошибок кассира
• автообновления под требования закона

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных