Как вести товарный учет в магазине: программы для учета и автоматизации в розничной торговле

Что такое учет товара в магазине?

Товарный учет – это процесс, который позволяет бизнесу отслеживать все движения товаров от момента их поступления на склад до момента реализации. В рамках товарного учета фиксируются данные о приобретенных, хранимых и продаваемых товарах, включая их количество, стоимость, а также другие характеристики.

Эта информация необходима для эффективного управления запасами, планирования закупок и продаж, а также для контроля оборачиваемости товаров в розничном бизнесе. Ведение точного и систематизированного товарного учета является ключевым элементом успешного управления торговым предприятием.

Какому розничному магазину и зачем нужен товарный учет

Проведем сегментацию розничных магазинов на основе их потребностей в товарном учете и программном обеспечении. Рассмотрим различные типы розничных предприятий, начиная от малых магазинов, с узким ассортиментом, до крупных розничных сетей и производителей. Определим, какие методы учета и программное обеспечение являются наиболее подходящими для каждого из них.

Зачем нужен товарный учет? Для того чтобы разобраться в этом вопросе рассмотрим четыре примера из жизни:

Первый пример: выявления узких мест для увеличение продаж в  строительном магазине

Представьте, что вы владелец строительного магазина с широким ассортиментом более 500 позиций, включая крупногабаритные инструменты и материалы, а также мелочи, такие как гвозди, кисти, жгуты, шпатели и.т.д. Заказы поставщикам вы привыкли оформлять на основании рекомендаций продавца, записям в тетради или Excel. Используя такой метод  вы упускаете важные моменты, такие как предпочтения покупателей по производителям или другим характеристикам товаров.

Например, перфораторы бренда ХХХ пользуются большим спросом, чем другие; самый популярный шпатель для укладки плитки с шириной поверхности 10 и 45 см, остальные размеры годами лежат на складе и не продаются; белилку чаще покупают весной и т.д. Возможно перфораторы и белилку вы смогли определить на глаз, но такие мелкие детали как шпатели могли упустить из-за большого перечня модификаций.

Используя систему учета, вы можете провести анализ данных о продажах и определить, какие товары пользуются наибольшим спросом, а какие остаются на полках, выделить сезонные товары. Оптимизировать списки заказов для поставщиков и избежать излишних затрат на непродаваемые позиции. Вы сможете заказывать больше того ассортимента, который приносит больше прибыли и действительно востребованы вашими клиентами.

Таким образом, товарный учет помогает оптимизировать запасы на складе и в магазине, сократить издержки на закупку и увеличить прибыль вашего магазина, обеспечивая наличие наиболее востребованных товаров по характеристикам или модификациям.

Без системы учета товаров, магазину с широким ассортиментом трудно определить востребованные товары и предпочтения клиентов.

Второй пример: выявление кражи расходного материала в мясном магазине

Предположим, вы владелец мясного магазина, где каждый день используется большое количество упаковочных материалов, таких как пищевая пленка, пакеты и упаковочная бумага. В последнее время вы заметили, что уровень расхода этих материалов превышает ожидаемый и не соответствует объему продаж мяса и других товаров.

С помощью системы товароучета вы начинаете подробно отслеживать расход упаковочных материалов. Вы фиксируете количество пищевой пленки и упаковочной бумаги, которое получаете на склад, и количество материалов, которое используется для упаковки продукции каждый день.

Анализируя эти данные, вы обнаруживаете, что уровень использования упаковочных материалов превышает объем продаж мяса и других товаров. Это может свидетельствовать о возможной краже или нерациональном использовании материалов продавца-кассира.

Для более точного выявления причин высокого расхода упаковочных материалов, вы можете провести, установить камеры наблюдения в зоне упаковки товаров или провести проверку сотрудников при выходе из магазина, чтобы убедиться, что они не уносят дополнительные материалы с собой.

Таким образом программа учета товара поможет определить причины излишнего расхода упаковочных материалов. Возможно, это кража сотрудниками или недостаточное обучение персонала по правилам использования материалов. На основе этой информации вы сможете принять соответствующие меры, чтобы предотвратить убытки и затраты на расходный материал.

Пример: интернет-магазин электроники

Допустим, Вы управляете интернет-магазином, специализирующимся на продаже электроники. Один из ваших клиентов оформил заказ на покупку нового смартфона и оплатил его онлайн. Однако, после того как вы проверили ваш склад, то обнаружили, что этот конкретный смартфон временно закончился, и новая партия товара поступит через месяц. Такая ситуация влечет за собой ряд проблем связанных с недовольством клиента, дополнительными вложениями и трудозатратами.

Согласно закону о правах потребителей, когда клиент оплачивает товар, вы обязаны предоставить его в срок. Поэтому придется немедленно сообщить клиенту о задержке, предложить несколько вариантов решения проблемы:

• Альтернативные модели смартфонов, которые доступны на складе;
• Возможность ожидать поступления товара и отправить его заказ вместе с бонусом или скидкой на будущую покупку в качестве компенсации за ожидание.

Если предложенные варианты решения не понравятся покупателю то Вам придется вернуть уплаченную сумму, и заплатить комиссию в банке. Хорошо, если такой случай один, а когда их более 10 в день?

Однако этой ситуации можно было избежать если бы у Вас была система учета,  в которой в автоматическом режиме обновляются складские остатки. Программа бы автоматически синхронизировала данные не зависимо от того насколько широкий ассортимент, остатки на складе и на сайте всегда бы были актуальными. Клиент бы не смог заказать товар которого нет в наличии и Вам бы не пришлось тратить время и деньги на решение этой проблемы.

Пример: магазин женской одежды на маркетплейсах

Представьте, вы работаете по системе FBS, вы завели по 100 карточек товара на двух маркетплейсах. Наняли менеджера, который заполнил характеристики, прописал SEO, подгрузили фото, видео. Ежедневно вкладывали по 1000 рублей в день на внутреннее продвижение, чтобы поднять карточки в топ и наконец, спустя месяц, у Вас получилось! Ежедневно приходят не по 2 , а по 25 заказов. Что происходит?

• Менеджеры не успевают принимать заказы с двух площадок;
• Возникает путаница в остатках, приходится отменять заказы и платить штрафы на одной площадке, на другой останавливать продажи из-за блокировки аккаунта;
• Рейтинг карточки падает;
• Из-за нулевого остатка карточка перестает индексироваться и вы теряете позиции топового продавца.

Трата времени на заведение и оптимизацию карточек, вложения в зарплату менеджера, в рекламу — все это улетучивается за мгновение…

Если бы у Вас была система учета товаров на маркетплейсах, вы бы не упустили продажи и сохранили позиции на первых страницах в поисковой выдаче. Такие программы синхронизируют и автоматически обновляют информацию на площадках о текущих остатках на основном складе. Менеджеры в одном окне получают все заказы, за счет этого вовремя осуществляют приемку и отгрузку товаров. Вы как владелец сможете отслеживать динамику продаж, планировать закупку товаров у поставщика и обеспечивать нескончаемый остаток.  

Наша программа для учета розничной торговли Онлайн Бизнес. Ру для малого и среднего бизнеса включает в себя простые и эффективные инструменты для ведения учета, автоматизации процессов заказа и оптимизации управления товарными запасами. С помощью программы учета товаров вы сможете через смартфон или компьютер отслеживать продажи и остатки товаров, управлять поставками и запасами, генерировать отчеты и вести аналитику перед оформлением заказа поставщику. А также подключить свой интернет-магазин или маркетплейсы для синхронизации учета остатков со всех каналов продаж.

Чтобы узнать больше о, том как товароучетная программа Онлайн. Бизнес.Ру может повысить эффективность работы вашего розничного магазина и автоматизировать рутинные процессы с высокой точностью обратитесь к нам. Наши специалисты подробно опишут возможности программы для учета товаров конкретно для вашего типа бизнеса. 

Виды учета товара

Управление запасами и контроль за товарным оборотом являются ключевыми составляющими успешного бизнеса. Для достижения этой цели существуют различные методы учета товара, каждый из которых имеет свои преимущества и области применения. Давайте рассмотрим основные виды учета товара и их применение в розничной торговле.

Физический учет

Физический учет — это метод, основанный на фактической инвентаризации товаров на складе. Он предполагает периодическое подсчет товаров вручную или с помощью специализированного оборудования. Физический учет позволяет точно определить количество товаров в наличии и идентифицировать возможные потери или недостачи.

Применение:

•   Магазины с ограниченным ассортиментом товаров;
•   Предприятия с высокой стоимостью товаров, требующих строгого контроля.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет основан на использовании бухгалтерских документов для отслеживания прихода и расхода товаров. Этот метод позволяет вести детальную запись всех операций розничной торговли по обороту товаров, включая закупки, продажи и возвраты.

Применение:

•   Розничные магазины с широким ассортиментом товаров.
•   Компании, работающие с различными поставщиками и клиентами.

Электронный учет

Электронный учет представляет собой автоматизированную систему учета товаров с использованием специализированного программного обеспечения. Он позволяет в реальном времени отслеживать движение товаров, контролировать запасы, анализировать данные и оптимизировать процессы управления запасами.

Применение:

•   Интернет-магазины и электронные платформы.
•   Крупные розничные сети с несколькими точками продаж.

Выбор вида учета товара зависит от множества факторов, таких как размер и тип бизнеса, специфики товаров, объема операций и т.д. Важно выбрать подходящий вид учета, который наилучшим образом соответствует потребностям и целям вашего бизнеса. Обратите внимание на особенности каждого вида и выберите тот, который поможет эффективно управлять вашими запасами и обеспечить успех вашего предприятия.

Методы ведения учета товара для магазина

После того как вы определитесь с выбором вида учета товара, важно понять какой метод учета будет наиболее подходящим, в таблице приведено четыре самых популярных из них.

Необходимо иметь в виду, что в таблице приведены лишь иллюстративные примеры методов учета товаров. В реальности, розничные типы магазинов имеют разнообразные ассортименты, клиентские потребности и особенности, что требует гибкого подхода к выбору методов учета. Таким образом, каждый магазин может использовать любой метод учета, который наиболее соответствует его специфике и целям. Важно осознанно подходить к выбору метода учета и адаптировать его к конкретным потребностям бизнеса, а также быть готовым искать индивидуальные решения для эффективного управления запасами и оптимизации бизнес-процессов. В нашей программе Вы можете проводить учет используя различные методы, чтобы более подробно ознакомиться с вопросом оставьте заявку на сайте, наши специалисты проконсультируют Вас и подберут оптимальный способ учета. 

Операции товарного учета

Учет поступления товаров

Учет поступления товара — это важный этап в процессе товарного учета, который позволяет магазину отслеживать поступление новых товаров от поставщиков и обеспечивать актуальность данных о наличии товаров на складе. Рассмотрим как происходит учет поступления товара вручную и с использованием системы учета:

Учет поступления вручную:

• Сотрудники склада получают товар от поставщика, проводят первичную проверку соответствия товара заказу по сопроводительным документам;
• Создается первичная запись о поступлении товара, которая содержит информацию о поставщике, дате поставки, количестве и цене товара;
• Полученные данные о поступлении товара регистрируются в учетной книге или журнале, где указывается дополнительная информация, такая как артикул, описание товара и условия поставки;
• Товар маркируется и размещается на складе с учетом его характеристик и требований к хранению.

Учет поступления с использованием системы учета:

• Товар, поступивший от поставщика, вводится в систему учета сканером по штрих-коду или вручную.
• Данные о поступлении товара вводятся в товароучетную систему , где каждый товар ассоциируется с уникальным идентификатором, а также содержит информацию о количестве, цене и других характеристиках.
• Система автоматически генерирует документы о поступлении товара, такие как накладные или приходные ордера, которые содержат всю необходимую информацию о поставке.
• Информация о поступлении товара автоматически обновляется в базе данных.

Использование системы учета значительно упрощает и ускоряет процесс учета поступления товара, снижает риск ошибок и позволяет оперативно получать информацию о состоянии складских запасов.

Выбытие учет: что входит и как оформляется?

Выбытие товара — это процесс, в результате которого товар покидает склад или торговую точку розничного магазина. В выбытие входят следующие операции: продажа товара клиентам; возврат от клиентов в случае обмена, отмены заказа или гарантийного обслуживания; списание товара в случае устаревания, порчи, утраты или других причин, по которым товар больше не может быть реализован.

Учет выбытия товара вручную:

• При продаже, возврате или списании товара сотрудники магазина фиксируют этот факт вручную, заполняя соответствующие документы, такие как кассовые чеки, акты возврата или акты списания.
• Информация о выбытии товара регистрируется в учетной книге или журнале учета, где указывается причина выбытия, количество выбывших товаров и другие детали операции.
• После проведения операции выбытия товара вручную производится обновление данных о складских остатках, чтобы отразить фактическое количество товара на складе.

Учет выбытия с использованием системы учета:

• При продаже, возврате или списании товара сотрудники сканируют штрихкод или вводят данные в систему учета.
• Данные о выбытии товара вводятся в специальное программное обеспечение для учета, где система автоматически сверяет информацию о продаже или возврате с имеющимися данными о товаре.
• Система автоматически генерирует документы о выбытии товара, такие как кассовые чеки, акты возврата или акты списания, которые содержат всю необходимую информацию о проведенной операции.
• Информация о выбытии товара автоматически обновляется в базе данных системы учета.

Использование системы учета значительно ускоряет процесс учета выбытия товара, уменьшает вероятность ошибок и обеспечивает мгновенную актуализацию информации о наличии товаров на складе.

Учет продаж, возвратов и зарезервированных товаров

Продажа товаров — это операция, при которой клиент приобретает товары у магазина. В рамках учета это фиксируется как выбытие товара и регистрируется соответствующим образом в учетной системе. В случае, если клиент вернул товар обратно в магазин, это фиксируется как возврат. Это может быть связано с обменом товара, возвратом по гарантии или по другим причинам. Возвраты также регистрируются в учетной системе.

Зарезервированные товары — это товары, которые отложены или зарезервированы для конкретного клиента, но еще не были проданы. Зарезервированные товары учитываются в общем количестве товаров на складе, но отображаются как зарезервированные в учетной системе до момента продажи или отмены резерва.

Списание испорченных или бракованных товаров

Списание испорченного или бракованного товара — это процесс учета и удаления из ассортимента товаров, которые не пригодны для продажи из-за дефектов, повреждений или иных несоответствий стандартам качества. Этот процесс включает в себя фиксацию соответствующей информации о браке, такой как дата, наименование товара, причина брака, и удаление этих товаров из активных запасов с последующим обновлением данных в учетной системе.

При ручном учете испорченные или бракованные товары фиксируются вручную на бумажных документах, где указываются дата, наименование товара, причина брака и количество. Эти данные затем вводятся в систему учета вручную, что может занять дополнительное время и подвержено рискам ошибок.

В программном варианте учета испорченные или бракованные товары могут быть отмечены специальной функцией в программе учета. Система автоматически обновляет данные и учитывает количество испорченных товаров, обеспечивая более точное и быстрое фиксирование операций, без необходимости ручного ввода информации.

Учет остатков

Учет остатков — это процесс отслеживания количества товаров, которые остаются на складе после продажи или других операций с товарами.

При ручном учете остатков сотрудники магазина периодически производят инвентаризацию, подсчитывая количество каждого товара на складе вручную. Результаты инвентаризации записываются в таблицы или журналы, а затем данные вводятся в учетную систему вручную.

В программах учета товара остатки обычно отслеживаются автоматически на основе данных о продажах и поступлениях. Система автоматически обновляет информацию о количестве товаров на складе после каждой операции, что позволяет в реальном времени отслеживать остатки и избежать ошибок, характерных для ручного учета.

Методы учета товарных запасов розничной торговле

Инвентаризация

Инвентаризация это метод учета, который предполагает периодическую проверку фактического количества товаров на складе путем их подсчета вручную. Обычно проводится один или несколько раз в год. Результаты инвентаризации позволяют выявить расхождения между фактическим и учетным количеством товаров и скорректировать данные в учетной системе.

Оперативный учет

Оперативный учет — это система регистрации и анализа хозяйственных операций и процессов, которая обеспечивает оперативное управление и контроль за финансово-хозяйственной деятельностью организации, с фокусом на быстром сборе и использовании информации для принятия управленческих решений. Оперативный учет не предполагает полного пересчета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Вместо этого проверяется только количество упаковок, рулонов, ящиков и других единиц измерения, без необходимости пересчитывать стоимость каждого товара или материала.

Балансовый учет

Балансовый учет — метод учета финансовых операций предприятия, основанный на составлении бухгалтерского баланса на отчетную дату, где разница между бухгалтерским и налоговым учетом определяется по видам активов и обязательств, а не по каждой операции.

Перечень первичных документов для товарного учета

В процессе ведения бизнеса владельцу необходимо осуществлять контроль за движением товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Каждое движение сопровождается соответствующей первичной бухгалтерской документацией, которая фиксирует факты поступления и выбытия товаров. Ниже приведена информативная таблица, описывающая основные типы документов, используемых при поступлении и выбытии товаров в розничных магазинах и других предприятиях.

К чему приводит неправильное ведение учета товаров в рознице

Неправильное ведение учета товара может привести к серьезным проблемам и потерям для бизнеса. Отсутствие точной информации о складских запасах может привести к неплановым заказам, излишним закупкам или, наоборот, недостатку товаров для удовлетворения спроса клиентов. Это может привести к потере доверия со стороны клиентов, упущенным возможностям продаж и потере прибыли. Неправильное учетное обеспечение также может вызвать нарушение налогового и законодательного регулирования, что в конечном итоге может привести к финансовым штрафам и судебным разбирательствам.

Однако, современные технологии предлагают решения для автоматизации учета товаров, которые могут значительно упростить этот процесс и минимизировать риски для бизнеса. Наша программа учета товара предоставляет все необходимые инструменты для точного отслеживания складских запасов, учета поступлений и выбытий товаров, а также для анализа данных о продажах и прогнозирования спроса. 

Программа для учета товаров в розничной торговле

Мы предлагаем комплексное решение для розничной торговли, оптовых и производственных организаций с наличием собственных как крупных, так и малых складов. Если Вы владелец розничных точек или оптовый производитель с несколькими складами, наша система позволит в одном месте отслеживать остатки на всех складских помещениях одновременно. Это позволит сократить время на личных визитах и регулярной сверки остатков на складах в процессе планирования изготовления или закупки новой продукции (комплектующих). Программа автоматизирует все рутинные процессы, увеличит производительность и точность синхронизации данных за счет единого облачного решения:

1. Складской учет — контроль остатков в реальном времени: поступление, приемка, списание проданной продукции, перемещения;
2. Управление документооборотом с помощью ЭДО;
3. Управление закупками — автоматический заказ поставщикам на основании актуальных остатков на складе;
4. Учет заказов и клиентов;
5. CRM-система;
6. Учет и оформление логистических операций;
7. Аналитика и отчеты;
8. Кассовая программа;
9. Интеграции с маркетплейсами, социальными сетями и интернет-магазинами;

Ключевые возможности комплексного решения:

1. Контроль и ведение всех операций через ПК или смартфон;
2. Шаблоны для формирования договоров, счетов и накладных в 3 клика;
3. Взаимодействие с клиентами — автозаполнение по ИНН, хранение истории в одном окне;
4. Прием оплат всеми удобными способами, формирование КП прямо из заказа;
5. Управление ценами, гибкая система скидок, мониторинг замороженного товара;
6. Полноценный складской учет, контроль остатков в реальном времени;
7. Управление закупками на основании остатка и продаж;
8. Встроенные отчеты по продажам, прибыли и убыткам, себестоимости заказов и т.д

Дополнительные возможности:

1. Интеграция с IP-телефонией и сервисами рассылок для приема заявок и взаимодействия с клиентами прямо из системы;
2. Удобная кассовая программа с необходимыми функциями для розничной торговли;
3. Распределение прав пользователей сотрудников;
4. Автоматическое резервирование товара на основании заказа;
5. Мобильное приложение для выездных работы курьеров с заказами;
6. Онлайн прайс — лист (B2B каталог) для демонстрации цен клиентам и удобства оформления заказа;
7. Бесплатный интернет-магазин в качестве дополнительного канала продаж;
8. Бэкап данных 3 раза в сутки — защита от потери данных из-за ошибок сотрудников — восстановление по требованию и еще 100 дополнительных возможностей, закрывающих 95% всех потребностей бизнеса.

С платформой Онлайн Бизнес.ру Вы сможете не только освободиться от рутины, отладить работу сотрудников и оптимизировать процессы, но и получить дополнительную возможность без сторонних интеграций внутри одной программы вести учет всех каналов продаж одновременно. 

Читайте также:

• ТОП 10 программ для торговли в магазине
• 10 программ для складского учета с бесплатным доступом