Учет товаров: как правильно вести товароучет в магазине

Грамотная организация учета товаров в магазине помогает вовремя пополнять ассортимент и защищает от краж и странных списаний, которые могут прикрывать махинации персонала. Как правильно вести товароучет с максимальной выгодой для компании разобрали в статье.

Что такое товарный учет

Учет товаров – это систематический процесс фиксации всех товарных операций внутри компании: поступление, хранение, перемещения между складами или точками, продажи и списания. Оформление возвратов, как поставщикам, так и от покупателей, также входит в товароучет.

Зачем вести учет товаров в магазине

Точное отражение жизненного цикла товаров дает предпринимателю возможность управлять ценообразованием, фиксируя и контролируя торговую наценку. Учет движения товаров необходим для формирования бухгалтерской отчетности и верного расчета доходов компании.

Правильная организация учета товаров закрывает важные потребности бизнеса – с ней владелец будет знать точное количество товарного остатка, своевременно закупать товары, вовремя выявлять неликвид, осуществлять контроль качества товаров и получать отчет о движении денежных средств.

Небольшой спойлер – учет поступления товаров позволяет верно рассчитать себестоимость. А это один из основных показателей в торговле. И весомый довод внедрить автоматизированный учет товаров.

Порядок учета товаров

Учет товаров в розничной торговле контролирует каждый этап товарооборота. Этапы напрямую влияют на важнейшие показатели компании, поэтому подробно разберем операции и сопроводительную документацию к ним.

Заказ товара у поставщика

Первый шаг, который должен осуществить розничный бизнес – заказать товар у поставщика. Перед тем как сформировать заказ нужно проанализировать текущие:

• объемы продаж;
• уровень спроса;
• остатки;
• товары-локомотивы.

После того как предприниматель сформировал оптимальный состав заказа, он фиксирует договоренность с поставщиком документально. В документе прописывают наименования товаров, их цену и количество и прочие условия поставки.

Учет поступления товара

Товар приходит от поставщика с сопроводительными документами (накладными на товар), и его нужно оприходовать – сверить фактическое количество с указанным.
Сверку проводят:

• вручную – товар считают, отмечают соответствие в бумажной накладной, а затем переносят в программу количество;
• автоматически – накладную принимают по ЭДО или загружают в программу, после чего сканируют штрихкоды, соответствие либо отклонения выявляет ПО.

Для учета маркированных товаров, строго обязателен ЭДО. Оприходование такого товара происходит так:

• нужно принять накладную и УПД (универсальный передаточный документ) от поставщика;
• при приемке товара от поставщика, необходимо сверить коды маркировки с данными УПД;
• подтвердить приемку через ЭДО, для отправки данных в Честный ЗНАК.

Не менее важно правильно оприходовать товар и зафиксировать его количество и качество. Перед тем как принять товар, убедитесь что:

• накладная оформлена правильно: в ней обязательно должны быть указаны реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС;
• качество, количество и комплектность соответствуют условиям договора и сопроводительным документам.

Если расхождений при проверке не выявлено, оформляется акт о приемке товаров. В случае несоответствия, понадобится составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству.

Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: для поставщика и покупателя. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.

Переоценка

Товар приняли и ему нужно сформировать розничную цену. Стоимость товара от поставщика это закупочная цена, которую порой путают с себестоимостью товара. Такая ошибка может стоить бизнесу жизни – если формировать отпускную цену путем прибавки торговой наценки к закупочной стоимости, торговля в 99% случаев будет убыточной.

Закупочная цена не включает в себя расходы на аренду, логистику, оплату труда персонала, налоговые платежи. А именно они формируют настоящую себестоимость товара, к которой и нужно прибавлять торговую наценку. Торговая наценка как минимум должна покрывать обязательные затраты при работе в рознице.

Печать ценников

Правильно сформированная розничная цена должна быть указана на ценниках в торговом зале. Удобно печатать ценники напрямую из товароучетной программы.

Важно, чтобы цена в программе и на ценниках совпадала. Ценник = публичная оферта, и в случае несоответствия цен в системе и в зале, товар нужно продать по цене, указанной на ценнике. Также за отсутствие ценника в зале или за недостаток информации о товаре на нем законом предусмотрены штрафы.

Продажа товаров

Важнейшее требование к правильному учету – проведение всех продаж через онлайн-кассу. Это требование закона 54-ФЗ. Продажу фиксирует кассовый чек. В нем содержатся обязательные реквизиты, перечень которых периодически обновляет ФНС.

Фискальный накопитель в онлайн-кассе собирает и передает все данные о продажах в налоговую через ОФД. С учетом в программе все просто – покупатель получил чек, товар списался, а складской остаток обновился. В случае ручного учета продажи записывают в течении смены, а в конце – вычитают их из товарного остатка.

Учет товарного остатка

Учет остатков — это процесс отслеживания количества товаров, которые остаются на складе после продажи или других операций.

При ручном учете остатков необходимо ежедневно подсчитывая количество каждого товара на складе вручную. Все дневные операции с товарами заносят в тетрадь, а в конце смены удостоверяются, все ли совпало. Это крайне сложный и энергозатратный процесс, где ошибки практически неизбежны.

В программе предприниматель видит всегда точные остатки – обновление происходит автоматически после каждой операции в зале или на складе. Каждое движение сразу отражается в учете – так работает синхронизация остатков.

В программе можно настроить неснижаемый остаток – своевременно пополнять запасы и оптимизировать закупки. Точный учет остатков удовлетворяет спрос, но не перегружает склад товарами, которые могут испортиться или превратиться в неликвид.

Инвентаризация

Инвентаризация — это процесс сверки фактического количества товара на складе и в магазине с учетным. Сверка выявит недостачу, излишки или пересортицу, а также кражи или махинации. Расхождения, выявленные при инвентаризации необходимо либо оприходовать, либо списать.

То как проходит инвентаризация зависит от того, как ведется товароучет. При ручном учете инвентаризацию проводят после закрытия смены или закрывают точку на учет – чтобы операции кассы и склада не влияли на количество товара. Товары пересчитывают вручную и сверяют с количеством, которое было учтено.

Программа позволяет проводить инвентаризацию быстро и точно. Есть возможность проводить сверку определенных групп товаров, владелец выбирает что будут пересчитывать, персонал сканирует штрихкоды товаров, а данные в закрытом отчете уходят предпринимателю, который видит расхождения и принимает меры.

Проводите инвентаризацию смартфоном,
без сканера и ТСД

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных

Списание товара

Чаще всего списание — это выбытие товара по негативным причинам: порча, брак, бой. Также списывать могут товар, который использовали в собственных нуждах или пришел в негодность при форс-мажорных обстоятельствах.

Чтобы списать товар нужно основание – акт на списание по форме ТОРГ-15 и ТОРГ-16. Основанием для списания может быть и инвентаризационная ведомость.

Особого внимания требует списание маркированных товаров. Каждый шаг товаров отслеживается и при списании необходимо выводить из оборота каждый код маркировки, указывая причину в системе «Честный ЗНАК».

Перемещение товара

Если товар не сразу выставляют в торговый зал, он должен «получить прописку» на складе, с точным указанием его количества и общей стоимости, а также партии, в случае строго ограниченного срока годности. Если со склада товар перемещается в торговый зал – этот процесс необходимо фиксировать.

Данные о перемещении товара отражают в книге складского учета, обычно документ ведут по форме М-17. Так отслеживают даты складских операций, содержимое склада и остаток товара после каждой операции.

Современный вариант – товароучетная программа. Достаточно указать склад-отправитель (склад) и склад-получатель (торговый зал), а также перечень товаров и их количество.

Возврат товаров

Возврат товаров возможен как от предпринимателя поставщику, так и от розничного покупателя предпринимателю.

Качество товара не устраивает предпринимателя? Товар возвращают поставщику с претензией. Оформить возврат можно на этапе приемки товара, после нее и в рамках договорных сроков.

На этапе приемки товар возвращают поставщику, указав причины – брак или повреждения, для подтверждения возврата потребуется подпись поставщика. Для оформления потребуются документы:

• акт ТОРГ-2;
• претензия о возврате товара;
• возвратная накладная ТОРГ-12.

Несоответствия выявлены уже после приемки товара? Товар можно вернуть поставщику, если гарантийный срок товара или срок годности еще не истек. Возврат можно осуществить и в рамках договорных сроков.

Возвраты от розничных покупателей оформляются строго через ККТ, это требование 54-ФЗ. Данные о возврате товара должны передаваться ОФД и ФНС. Современные кассовые программы упрощают процесс до нескольких кликов, достаточно заявление покупателя.

При оформлении возврата вручную в день продажи нужно оформить:

• Накладную по унифицированной форме ТОРГ-13;
• Акт о возврате по форме КМ-3;
• Журнал кассира-операциониста КМ-4;
• Справку-отчет КМ-6.

3 способа вести учет товаров в торговле

Учет товаров трудоемкий и кропотливый процесс, но его можно превратить в отработанный алгоритм. Все решает способ. Товароучет магазина можно вести тремя способами – вручную, в электронных журналах (данные тоже вносят вручную) и с помощью специализированного ПО. Подробно разберем эти три способа и выясним, какому бизнесу подойдет каждый из них.

Ручной учет товара или суммовой учет в магазине

При ручном учете записываются абсолютно все операции. Помимо простоты и бесплатного ведения, плюсов в ручном учете нет. Минусов достаточно – невозможно увидеть общую картину, как и вычислить нечистого на руку сотрудника. Инвентаризация проходит в стрессе и c разгребанием последствий ошибок или махинаций – узнать причину расхождений не получится. Не может идти и речи об анализе продаж.

Учет товара в электронных таблицах Excel или аналитический учет

Хотя учет ведется в электронных таблицах, от ручного труда он не освобождает – данные вносит человек и ошибки возможны. Способ позволяет оценить товарные запасы, прибыль, рост или падение продаж. Аналитический учет в конце периода позволяет увидеть товары с высокой маржинальностью. Если при внесении данных не закралась ошибка.

Ведут товароучет по месяцам. Страницу делят на четыре графы: информация о товаре, объем поступлений в учетном периоде, данные о количестве продаж и остатки. Списания, возвраты и итоги проверок финансовой документации – отдельно. Звучит понятно и структурировано, но многие предприниматели не видят разницы между учетом в тетради и учетом в Excel – мороки не меньше.

Плюсы такого способа вести учет товаров в розничной торговле – возможность быстро изменять и пересылать данные. Среди минусов – влияние человеческого фактора. Таблицу нельзя объединить с кассовым оборудованием, а это необходимо продавцам маркированных товаров.

Автоматизированный учет товаров

Организация учета товара возможна и без ручного ввода данных – они заполняются из карточек товаров, товарных накладных и карточек контрагентов.

Система товароучета показывает ходовой и невостребованный товар, что позволяет управлять ассортиментом. Всегда точные данные по остаткам позволяют планировать закупки на основе спроса, а инвентаризация максимально упрощается, вплоть до того, что может проводиться удаленно.

Итого

Учет товаров в розничном магазине – это возможность отследить путь товара с момента поступления на склад и до реализации покупателю. От того, насколько точно ведется товароучет зависит многое – сможет ли бизнес грамотно управлять запасами, оптимально планировать закупки, удовлетворяющие спрос, и контролировать финансы.

Правильно организованный учет это контроль и за товаром, и за персоналом. Ошибки из-за человеческого фактора дорого обходятся бизнесу, так что лучшее решение для учета – его автоматизация.

14 дней бесплатного доступа

ко всем функциям программы Онлайн Бизнес.Ру

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных