Как сформировать заказ поставщику: инструкция для бизнеса

Многие компании формируют заказ поставщику «на глаз» или в Excel – без учета продаж, оборачиваемости и остатков на складе. В результате часть товаров заканчивается раньше поставки, а другая месяцами лежит на складе.

Разберем пошаговый алгоритм, который помогает формировать заказы точнее.

Что учитывать при заказе товара

Заказ поставщику – это основной документ, в котором фиксируются все основные договоренности: наименование и количество товаров, цены и условия поставки, сроки и способы доставки, методы оплаты и другие важные нюансы.

Чтобы оформление заказа поставщику было точным, перед закупкой нужно учесть несколько показателей:

1. Остатки на складе и на витринах. Важно знать как свободный остаток, так и количество товара в резерве, ожидаемый объем поставки и неснижаемый минимум, который должен быть всегда в наличии.
2. Продажи за период. Помогают понять среднее количество продаж товара за период и спрогнозировать объем спроса. Это позволит определить оптимальный объем будущей поставки.
3. Сроки поставки.Время между заказом и доставкой от поставщика влияет на то, какой запас товара нужно иметь магазину до следующей поставки.

Например, если средние продажи составляют 10 упаковок молока в день, а срок поставки – 5 дней, за это время магазин продаст примерно 50 упаковок. В этом случае у магазина всегда должно быть в наличии 50 упаковок молока – то есть минимальный остаток. Тогда товар не закончится до новой поставки, а магазин не потеряет продажи.

4. Условия договора. Стоит проверить: минимальный объем заказа,сроки поставки,цены,возможность частых поставок.

Если у бизнеса небольшой склад, хранить большие объемы товара просто негде. Таким предпринимателям выгоднее работать с поставщиками, которые могут доставлять небольшие поставки, но регулярно. Так проще поддерживать нужные остатки и не перегружать склад.

Программа для точного учета товаров

Просто загрузите товары, а программа сделает всё остальное: учтёт приход, расход и всегда покажет точные остатки

Узнать подробнее

Как формировать заказ поставщику: пошаговый алгоритм

Процесс формирования заказа поставщику можно разделить на несколько последовательных шагов. Разберем их по порядку.

Шаг 1. Рассчитать потребность в товаре

На этом шаге нужно точно определить, сколько товара реально понадобится до следующей поставки. Для базового расчета можно использовать следующую формулу:

• Средние продажи в день = объем продаж за период, разделенный на число дней. Например, 600 единиц за 30 дней — это 20 единиц в день.
• Дни обеспечения = период, на который должно хватить запаса. Рассчитывается как срок поставки + небольшой резерв на задержки.
• Страховой (неснижаемый) запас = минимальный уровень товара, который защищает от дефицита при скачках спроса или задержках поставки.
• Текущий остаток = количество товара по факту на складе на момент расчета.
• Ожидаемые поступления = товар, который уже заказан, но еще не поступил на склад.

Рассмотрим на примере. Магазин продает в среднем 15 бутылок минеральной воды в день. Срок поставки – 7 дней, поэтому период обеспечения также составляет 7 дней. За это время магазин продаст примерно 105 бутылок (15 × 7). Страховой запас установлен на уровне 20 бутылок. На складе сейчас 50 бутылок, а еще 30 единиц уже заказаны у поставщика и скоро поступят.

Подставим данные в формулу:

Заказ = (15 × 7) + 20 − 50 − 30 = 45 единиц.

Получается 45 бутылок. Именно столько нужно включить в новый заказ, чтобы покрыть продажи до следующей поставки и сохранить минимальный запас.

Также в расчете потребности товара можно применять статистическое прогнозирование. Оно показывает, в каком диапазоне вероятнее всего будут продажи. Скажем, если прогноз говорит, что магазин продаст 100 бутылок воды, реальный спрос может колебаться от 80 до 120 единиц. Этот диапазон используют, чтобы правильно установить страховой запас и избежать дефицита даже при нестабильном спросе.

В программе Онлайн Бизнес.Ру расчет происходит автоматически – система учитывает остатки, резервы, неснижаемый остаток, количество продаж и рентабельность. Все это в одном отчете Управление закупками, в котором оптимальный объем потрености формируется за секунды.

Шаг 2. Проверить оборачиваемость

Проанализируйте, как быстро продаются товары. Медленно продающиеся позиции не стоит закупать в больших объемах – они будут долго лежать на складе и замораживать деньги.

Оборачиваемость рассчитывается по формуле:

Рассмотрим пример. Изначально на складе магазина было 180 бутылок воды. За 30 дней апреля продано 90 бутылок. К концу периода осталось 60 бутылок.

Средний запас = (180 + 60) / 2 = 120 бутылок.

Подставляем данные в формулу:

Оборачиваемость = 120 х 30 ÷ 90 = 40 дней

Это значит, что на продажу среднего запаса в 120 бутылок воды нужно 40 дней.

Помимо оборачиваемости оценивайте прибыльность товаров. Так вы увидите, какие позиции приносят доход, а какие лишь покрывают расходы на закупку и доставку. В закупках важно ориентироваться не только на объем продаж, но и на маржу – иногда часто продающийся товар почти не дает прибыли. При формировании заказа стоит делать упор на позиции, которые реально приносят доход бизнесу.

Шаг 3. Сформировать спецификацию

В спецификации заказа фиксируют все детали: артикулы товаров, количество, цену и условия поставки.

Удобнее всего это делать в специальных программах, где есть уже готовый шаблон документа «Заказ поставщику». В документ все данные загружаются автоматически.

Шаг 4. Зафиксировать договоренности

Теперь нужно подтвердить все условия с поставщиком. А именно:

• получить счет от поставщика,
• изучить договор,
• ознакомиться со сроками поставки и условиями оплаты.

Лучше зафиксировать все договоренности до отправки заказа, чтобы на этапе приемки не возникло спорных моментов. Сделать это можно письменно или в системе учета – так у сотрудников склада и бухгалтерии будет точная информация.

Следуя этим шагам, вы точно рассчитаете потребность и грамотно сформируете заказ. Следующий шаг – проконтролировать поставку и приемку, чтобы товар пришел в полном объеме и без ошибок.

Как принять товар от поставщика

После отправки заказа поставщику важно убедиться, что товар пришел в нужном количестве и качестве. Это помогает избежать недостач, пересорта и споров с контрагентом.

Приемка товара, инвентаризация, перемещение и списание маркировки — через телефон

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных

Сверка по количеству

Сравните фактическое количество полученного товара с заказом и документами (накладной, счетом или УПД). Внимательно проверьте все артикулы, наименования и единицы товара. Если пришло больше или меньше, чем указано в заказе, фиксируйте расхождение сразу.

Сверка по качеству

Проверьте, что каждая позиция соответствует заказу по характеристикам: размер, цвет, комплектация, маркировка, целостность упаковки. Например, при поступлении смартфонов убедитесь в правильной модели, памяти, цвете и комплектации.

Фиксация расхождений

Все несоответствия оформляйте в акте о расхождении (например, по форме ТОРГ‑2). Указывайте недостачу, пересортицу или брак. Этот документ понадобится для предъявления претензии поставщику или для корректировки учета.

Частые ошибки при формировании заказа

• Заказ без анализа продаж и оборачиваемости товара. В итоге неинтересные покупателям товары залеживаются на складе, а ходовые быстро заканчиваются, и приходится их срочно дозакупать.
• Игнорирование минимального остатка на складе – есть риск остаться без товара до новой поставки и потерять продажи.
• Несогласованные изменения количества в заказе. Если закупщик увеличил или уменьшил число позиций без согласования заказа с поставщиком, контрагент может прислать товара меньше или больше товара, чем нужно. От этого на складе появятся излишки или дефицит.
• Ручные расчеты без системы учета закупок и остатков – ошибки при суммировании, расчетах минимального запаса или прогнозе продаж приводят к неверной закупке.

После таких ошибок становится понятно: правильный заказ формируется только на основе анализа продаж, остатков и оборачиваемости, с учетом минимальных запасов и согласованных условий с поставщиками.

Как упростить формирование заказа поставщику

Чтобы избежать ошибок и ускорить процесс, многие компании используют систему учета закупок. Например, программа для автоматизации закупок Онлайн Бизнес.Ру:

• Рассчитывает потребность автоматически – система анализирует продажи за выбранный период и с учетом остатков рассчитывает, какие позиции и в каком объеме нужно заказать.
• Учитывает остатки на складе и текущие заказы – данные обновляются в реальном времени, поэтому система видит, какие товары уже есть и какие уже заказываются у поставщика.
• Формирует заказ в один клик – прямо из отчета «Управление закупками» вы видите рекомендованное количество товаров к заказу. Выделяете нужные позиции, и система автоматически создает заказ поставщику по шаблону, распределяя товары по поставщикам. Вам остается только подтвердить заказ и отправить его поставщику по электронной почте или через ЭДО.
• Хранит историю поставщиков и заказов – в программе сохраняются данные прошлых закупок, а также есть классификация поставщиков для удобства работы. Все документы по заказу связаны друг с другом.

Выводы

С автоматизированной системой вы точно видите, сколько и каких товаров нужно заказать, сразу формируете заказ и учитываете все остатки. История поставщиков под рукой, а ошибки при расчетах минимальны.

Программа Бизнес.Ру для автоматизации закупок

• Закупки на основе статистики продаж, резервов и остатков
• Оценка оборачиваемости и рентабельности товаров
• Автозаказы поставщикам

Пробуйте бесплатно 14 дней

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных