Как организовать учет товаров при работе с маркетплейсами и обеспечить централизованный контроль

Золотая пятерка торговых площадок привлекает возможностью без подготовки начать работу – на первый взгляд потенциальному селлеру кажется, что нужен только товар. Реальность сталкивает с уймой нюансов – этикетки со штрихкодами, упаковка, документация – работа по правилам, о которых многие узнают уже после того, как закупили товар.

Для тех, кто задумался о торговле на маркетплейсах и для тех, кто уже работает на площадках «на коленке» и по уши в рутине разобрали как выбрать схему работы и организовать товароучет от доставки товара на площадку до отчетов по прибыли и прогнозов закупок.

Схемы работы с маркетплейсами: FBO и FBS

Маркетплейсы реализуют товары по двум основным схемам: FBO и FBS.

FBO – схема для крупных игроков. Продавец отправляет товары на склад площадки. Маркетплейс хранит, упаковывает и доставляет заказы сам. Задача продавца – пополнять запасы и следить за ценами.

Учет движения товаров от склада и до доставки покупателю маркетплейс ведет сам. В личном кабинете площадки селлер видит всю информацию: перемещения, остатки, динамику продаж, количество возвратов, сроки поставок и данные для планирования.

FBS – товар хранится у продавца. Заказы с площадок нужно самостоятельно обрабатывать, упаковывать и передавать на ПВЗ, который принимает товар или курьеру маркетплейса.

Работа по схеме FBS требует полноценного учета движения от продавца: от приемки товаров от поставщиков и до доставки покупателю. И если он не ведет учет, начинаются типичные проблемы: товар в наличии на площадке, но его нет на складе. Из-за этого заказы отменяются, а селлер теряет рейтинг и комиссию.

Если учет товаров организован – продавец точно знает реальные остатки, своевременно пополняет запасы, видит прибыльность каждого товара и принимает эффективные решения.

Этапы учета товаров на маркетплейсах

Учет товаров при продаже на маркетплейсах вести рекомендуется при каждой модели. Это обеспечит селлеру понимание прибыльности каждой единицы товара с учетом комиссии, доставки и скидок.

Путь товара от селлера до конечного покупателя включает 5 основных этапов:

1. Получение товара продавцом от поставщика

Товар от поставщика принимают на склад с сопроводительными документами: универсальным передаточным документом (УПД) или грузовой таможенной декларацией (ГТД). Обязательно проводится проверка сертификатов, гарантийных талонов и разрешительной документации.

Товары вносят в систему учета с указанием стоимости, количества, поставщика и прикреплением документов на товар. Товары проверяют на качество. Как правильно принять товар по качеству и количеству, и что делать, если нашли отклонения, читайте в статье.

2. Подготовка товара к перемещению

Перед перемещением товара, продавец создает этикетку, в которой размещается: штрихкод, артикул, цвет, размер и наносит ее на упаковку товара.

Этикетки и штрихкоды можно создать в личном кабинете площадки. Шаблоны просто и удобно создавать в программе Онлайн Бизнес.Ру и напрямую массово печатать их за секунды.

3. Перемещение товара

Процесс зависит от выбранной модели работы с площадками.

При модели FBO перемещается партия, с его дальнейшим хранением на складе маркетплейса. Важно точно собрать поставку, при расхождениях груз не примут. Все соответствующие документы нужно направить площадке.

При FBS товар хранится у продавца. Заказ поступает, селлер печатает этикетку, упаковывает и самостоятельно передает товар в доставку – отвозит в ПВЗ либо передает курьеру. Важно следить за остатками ежедневно, чтобы не допустить ошибки – когда товар на площадке в наличии, а на вашем складе его нет.

4. Оформление заказа и продажа товаров

Товар продается на маркетплейсе. В учете нужно отразить какой товар и по какой цене был продан, крайне важно указать все скидки.

Процесс продажи при FBО:

1. После оформления заказа, маркетплейс резервирует товар на складе, упаковывает заказ и отправляет в ПВЗ.
2. Покупатель выкупает товар, а маркетплейс отправляет кассовый чек на почту.
3. С остатков списываются проданные товары.
4. Продавец получает деньги за вычетом комиссий, логистики.

Вся статистика по продажам отображается в личном кабинете площадки, там же видны текущие остатки.

Процесс продажи при FBS:

1. После получения заказа, продавец должен собрать товары и передать их в распределительный центр в указанный срок.
2. Маркетплейс доставляет заказ покупателю.
3. Покупатель выкупает товар и получает чек за покупку от площадки.
4. Маркетплейс перечисляет деньги селлеру за вычетом комиссии.
5. Продавец корректирует остатки в личном кабинете площадки.

После каждой продажи селлеру нужно обновлять остатки вручную, то есть сообщать маркетплейсу о количестве товаров, доступных к продаже.

5. Инвентаризация

Чтобы информация о складских остатках и отгруженных товарах была актуальной, придется регулярно проводить инвентаризацию. Эта процедура дает сверить реальные остатки с показаниями системы учета и самих площадок, а также «видит» сколько товара есть в наличии и «сколько денег» лежит на складах.

Если в процессе инвентаризации обнаружена недостача, пересорт, брак, то по факту составляются корректирующие документы.

Проводить инвентаризацию, как и рознице, селлерам нужно не реже 1 раза в месяц, а также после крупных распродаж.

6. Учет возвратов

Возврат товаров по FBO. Если покупатель делает возврат, товар возвращается на склад площадки, повторно проходит процесс приемки и по его результатам списывается в брак или возвращается в продажу. Все действия проводит маркетплейс.

Возвраты товаров по FBS. При работе по этой модели товар возвращается селлеру. Товар не проходит оценку маркетплейсом, площадка фиксирует только факт возврата. Продавец уже сам оценивает состояние товара и решает, что делать с ним дальше: повторно выставить товар в продажу или отправить на утилизацию.

При этом продавец оплачивает доставку возврата до своего склада, однако это обходится дешевле – меньше складских операций.

Документооборот при работе на маркетплейсах

Чтобы правильно учитывать товары и не получать расхождения с маркетплейсом и налоговой, важно понимать, какие документы формируются на каждом этапе. Ниже – подробное, но простое объяснение.

Объемный документооборот на FBO на себя берет маркетплейс, однако на FBS также немало документов, которые должны сопровождать перемещения товаров.

Как вести учет маркетплейсов в программе

Онлайн Бизнес.Ру объединяет все процессы работы c маркетплейсами в одном пространстве: товары, остатки, заказы, цены, документы, маркировку и аналитику.

Это снижает количество ошибок, ускоряет операции и дает полную прозрачность. Чем больше ассортимент, тем заметнее экономия времени и сил с профессиональным инструментом.

Единый каталог товаров и остатки

Товары можно загрузить одном Excel-файлом или автоматически принять из накладных поставщика по ЭДО. Система синхронизирует остатки на всех площадках и обновляет их после каждой продажи, исключая двойные продажи и нулевые остатки.

Гибкое ценообразование

Настраиваются собственные формулы ценообразования с учетом комиссий, логистики, упаковки и условий конкретных площадок.

Единое окно заказов

Заказы из разных маркетплейсов поступают в одно окно. Можно подтверждать и менять статусы, печатать этикетки, формировать отгрузки. При продаже комплектов система сама списывает составляющие.

Маркировка под контролем

Поддерживается полный цикл: получение кодов от поставщика через ЭДО, заказ и списание кодов, перемаркировка, вывод из оборота после продажи и печать кодов.

Аналитика в реальном времени

В режиме реального времени доступны отчеты по продажам, прибыли и оборачиваемости, позволяя быстро корректировать ассортимент и принимать решения.

Вывод

Работа на маркетплейсах только кажется элементарной. Это система, которая имеет определенные стандарты, которых необходимо строго придерживаться, иначе бизнес погубит не конкуренция, а отсутствие системы и самонадеянное решение вести учет маркетплейса без современных инструментов.

Программа Бизнес.Ру для учета товаров на маркетплейсах

• Мгновенное обновление остатков на всех площадках
• Заказы со всех маркетплейсах в одном окне
• Интеграция с Честным Знаком
• Автосоздание документов, этикеток и штрихкодов

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных