Как автоматизировать оптовую торговлю: учет, склад, прайс-листы

Большие партии, низкая маржа, отсрочки платежей, обязательный ЭДО – любая ошибка в опте дорого стоит. Ручной учет не осилит закупки, склад и расчеты, когда они касаются огромного количества товаров. Чтобы с большими партиями товаров не возникало даже небольших проблем, есть автоматизация процессов опта в программе Бизнес.Ру.

Особенности оптовой торговли

Ключевые особенности оптового бизнеса:

• Крупные партии товара. Товарная единица продается по меньшей стоимости, но прибыль при этом формируется из оборота, за счет большого количества товаров.
• Отгрузки производятся большими объемами: палетами, коробками, контейнерами, но не единицами.
• B2B-сегмент, опт не работает с физлицами, контрагентами являются юрлица или ИП.
• Опту необходим склад или несколько складов, так как большие партии товара нужно хранить в определенных условиях.
• Оптовики либо имеют штат из машин, экспедиторов курьеров, либо отправлять сторонними компаниями партнерами.
• Цель оптовой торговли — для последующей перепродажи.
• Документация: договор поставок, оплата по счетам.

Ключевые процессы оптовой торговли:

• закупка;
• складирование товара и учет остатков;
• логистика;
• доставка;
• взаиморасчеты с контрагентами;
• отчетность и аналитика.

Все эти процессы могут быть автоматизированы. И без ошибок и накладок вести их возможно в программе для оптовой торговли. Расскажем как.

Возможности программы для оптовой торговли

Главные функции для автоматизации оптовой торговли объединены в рамках товароучетной программы от Бизнес.Ру.

Закупка товаров

В программе Бизнес.Ру закупки выстраиваются на основе фактических данных по складу и продажам, а отчет «Управление закупками» с фильтрами по дате, складам и номенклатуре, показывает:

• свободные остатки на складе;
• товары в резерве;
• позиции, которые ожидают поступления;
• дефицит и избыток товаров.

Система умеет создавать заказы поставщикам, учитывая уже зарезервированные товары. А заказы, которые были созданы ранее можно группировать с помощью фильтров. С помощью этой функции можно выбрать из всей массы только оплаченные и частично оплаченные заказы и объединить их в единый заказ для поставщика, в котором будут указаны даты оплаты, плановые даты поставки и склад, на который поступит товар.

Управление ценообразованием

Одно из отличий опта от розницы в том, что в оптовой торговле цены индивидуальны и формируются в зависимости от разных факторов. В программе Бизнес.Ру система ценообразования легко выстраивается с учетом всех нюансов, от единиц измерения до отношений с контрагентом.

В основе родительская цена товара. От нее по формулам рассчитываются индивидуальные цены. Если меняется базовая цена, система пересчитает все связанные цены автоматически.

Цены в системе можно задавать для:

• конкретных контрагентов или заказа;
• групп контрагентов;
• отдельных категорий или групп товаров;
• единиц товара или комплектов.

Программа поддерживает несколько единиц измерения с разными ценами: штуки, упаковки, коробки. Это удобно для опта, где один и тот же товар продается в разных форматах и по разной стоимости.

Прайс-листы

Прайс-лист можно выгрузить в Excel или отправить ссылку на B2B-каталог с индивидуальными ценами.

Прайс-листы в виде интернет-витрины позволяют настраивать цены под каждого контрагента. На сайте клиент:

• выбирает товары;
• указывает количество (при этом он ограничен количеством товара в наличии);
• видит итоговую стоимость;
• делает заказ и сразу его оплачивает.

B2B-каталог интегрирован с программой: если клиент запрашивает цену или оформляет заявку, обращение автоматически попадает в CRM, товар резервируется, а менеджер получает уведомление и может сразу выставить счет, к которому можно применить и ручную скидку.

Контроль складских остатков и резервирование

В программе Бизнес.Ру складской учет охватывает приемку, хранение, перемещение, инвентаризацию и контроль остатков.

При поступлении весь список товаров (с артикулами, закупочной ценой и другими параметрами) загружается в программу через Excel, ЭДО или глобальный каталог. После выгрузки базы товаров приемка проходит с возможностью сканирования штрихкодов: сканером или с мобильным приложением Бизнес.Ру.

Программа поддерживает несколько единиц измерения для одного товара: штуки, упаковки, коробки. Для каждой единицы можно задать индивидуальные параметры учета и цены, что будет особенно удобно для оптовиков с фасованным товаром.

Товары можно резервировать под конкретных клиентов или заказы. Это позволяет зафиксировать нужный объем товара и избежать ситуаций, когда одна и та же позиция продана нескольким клиентам одновременно.

Для того, чтобы резервирование не приносило проблем в программе Бизнес.Ру можно настроить автоматическое снятие резерва. Если товар не был продан, отгружен или списан в течение заданного срока, резерв снимается автоматически, и товар снова становится доступен для продажи.

Нельзя не упомянуть основной процесс контроля фактических остатков – инвентаризацию. Программа позволяет полностью доверить инвентаризацию персоналу, при этом можно скрыть уже учтённое количество, чтобы исключить возможность подгонки. Задача сотрудников – отсканировать штрихкоды, а программа сама сформирует корректирующие документы и обновит остатки. Руководителю останется лишь проверить и подтвердить.

Работа с заказами

В программе Бизнес.Ру работа с заказами выстроена вокруг документа «Заказ покупателя» в котором можно планировать будущие продажи и оформлять отгрузки.

При создании заказа фиксируется контрагент. Если клиент новый, его реквизиты можно заполнить автоматически нажатием кнопки «Заполнить по ИНН». Основные данные юрлица: наименование, организационно-правовая форма (ОПФ), юридический адрес, КПП, ОГРН «подтянет» система.

Товары в заказ добавляются:

• по штрихкоду;
• выбором из каталога (базы) товаров в программе;
• загрузкой из Excel.

В заказе покупателя можно указывать плановую дату отгрузки и оплаты.

Программа позволяет использовать индивидуальные шаблоны документов для каждого заказа. В шаблон можно добавить логотип, изображения, ссылки, социальные сети, оферту или другие элементы фирменного оформления.

Взаиморасчеты и дебиторская задолженность

Контроль взаиморасчетов с клиентами критически важен, особенно в сделках с отсрочкой платежа. В программе Бизнес.Ру видны задолженности каждого контрагента, а также обязательства перед поставщиками, что упрощает контроль финансовых потоков и помогает в планировании.

Программа фиксирует:

• сумму счета;
• поступившие оплаты;
• остаток к оплате;
• даты поступлений товара (состоявшиеся и предстоящие).

Менеджер видит оплату (или часть), а также оставшуюся к погашению сумму, при этом информация по взаиморасчетам доступна в разрезе каждого контрагента.

Важно, что данные о взаиморасчетах используют в отчетности. Программа позволяет быстро получить сводную картину по дебиторской задолженности и оценить ее влияние на оборотные средства бизнеса.

Логистика и доставка

Для оптовых компаний, которые самостоятельно доставляют товар клиентам или распределяют его по торговым точкам, важен контроль логистики и работы курьеров. В программе Бизнес.Ру эти процессы автоматизированы и связаны с заказами покупателей.

Данные о доставке фиксируются прямо в заказе:

• дата и время;
• адрес;
• способ доставки;
• метод оплаты;
• ответственный курьер.

Заказы на доставку и маршрутные листы в программе Бизнес.Ру не только формируются из заказов, но и распределяются между курьерами с контролем их исполнения.

Для доставки у Бизнес.Ру есть специальный инструмент – мобильное приложение Бизнес.Продажи, где курьеру или экспедитору доступны только его заказы. Курьер видит адреса и маршруты на карте, а статусы заказов обновляются в системе, что позволяет иметь актуальные данные.

Отчетность

Видеть реальную картину по продажам, остаткам и взаиморасчетам для опта крайне важно и в программе Бизнес.Ру есть отчеты, которые помогают принимать управленческие решения на основе данных.

Оптовики могут использовать отчеты по:

• продажам;
• движению товаров;
• взаиморасчетам с контрагентами;
• по доставкам и маршрутным листам.

Отчеты формируются на основе данных из заказов, складских операций и оплат, без ручного сбора информации. А для бухгалтерского и налогового учета предусмотрена интеграция с 1С. Из программы Бизнес.Ру можно передавать:

• отчеты о реализациях;
• данные по взаиморасчетам с контрагентами;
• информацию о товарах и номенклатуре.

Интеграция «делит» управленческий и бухгалтерский учет, в Бизнес.Ру – работа с заказами, складами и клиентами, а данные для бухгалтера в 1С – для отчетности перед ФНС и ведения КУДиР (книги учета доходов и расходов).

Касса и маркировка для оптовой торговли

Как правило, оптовые компании работают с юридическими лицами и ИП и принимают оплату по безналу на расчетный счет, а значит применение ККТ не требуется (п. 9 ст 2 54-ФЗ). Расчеты оформляются первичными документами, как требует закон.

Оплата банковской картой, т.е. посредством применения «электронного средства платежа с его предъявлением» требует применения ККТ, т.к. расценивается как розничная операция.

Если товар подлежит обязательной маркировке, оптовик является полноценным участником оборота маркированной продукции: он принимает коды от производителя или импортера и передает их купившим товар контрагентам по ЭДО.

Главное

Оптовая торговля это не «упрощенная розница» и не просто отгрузки. Опт это сложная система из закупок, складов, резервов, индивидуальных цен, отсрочек платежей, логистики и обязательного ЭДО. При низкой марже и больших объемах любая ошибка в учете, расчетах или планировании напрямую влияет на прибыль.

Поэтому автоматизация опту нужна не меньше, чем рознице, а порой и больше. Когда закупки опираются на реальные остатки, цены пересчитываются автоматически, резервы контролируются, взаиморасчеты прозрачны, а данные передаются в 1С без ручного ввода, бизнес перестает работать «вручную» и начинает управляться цифрами.

Программа для автоматизации оптовой торговли Бизнес.Ру

• закупки на основе остатков и продаж
• гибкое ценообразование
• прайс-листы в виде интернет-витрины
• учет складских операций
• мобильные приложения для инвентаризации, курьеров и продаж
• отчетность в режиме реального времени

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных