Инвентаризация: как правильно провести и оформить

Часто в бизнесе реальность совсем не соответствует ожиданиям. Когда количество товаров на складе не соответствует учетному в базе, это тревожный звонок. И звенит он после того, как на предприятии прошла инвентаризация. Ее не любят ни предприниматели, ни персонал – море суеты, а после – скандалы, интриги расследования.

Чтобы итоги инвентаризации не приносили плохих новостей, разберем как провести сверку остатков точно и оформить правильно. И главное, как вести бизнес так, чтобы инвентаризация стала эффективным инструментом, а не поводом для расстройства.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация – это процесс сверки фактического количества товарно-материальных ценностей компании с учетным количеством – зафиксированном в документах. Сверка необходима не только для выявления недостач, излишков и пересортицы, но и для составления отчетности – и бухгалтерской и налоговой.

Инвентаризация бывает плановой и внезапной, выборочной или всеобъемлющей. Ее проведение можно передать на аутсорс, а можно проводить самостоятельно. Главное – проводить сверку активов правильно. Для этого разберемся – для чего бизнесу нужен этот процесс.

Для чего нужна инвентаризация

Инвентаризация дает владельцу компании увидеть реальное положение дел – количество товара, его состояние и местонахождение и принять меры, если это положение его не устраивает. Процедура не только помогает навести порядок и дисциплинировать сотрудников, но и оптимизирует налоговую базу и расходы.

Сверка фактических остатков

Инвентаризация помогает выявить:

• недостачу – остатков меньше, чем указано в документах. Недостача возникает по разным причинам, включая кражи и естественную убыль;
• излишки – на складе количество товара больше, чем значится в документах. Излишки могут возникнуть из-за ошибки поставщика или из-за ошибок при предыдущей инвентаризации;
• пересортицу – на складе одновременно обнаружили и недостачу и излишек, которые компенсируют друг друга. Пересортица возможна только среди товаров одной группы, например если при приемке товара перепутали.

Проверка состояния товара

Инвентаризация проверяет не только количество товара на складе и в магазине, но и мониторит его состояние. В процессе можно выявить товар, который испортился или товар, который был поврежден во время хранения/транспортировки.

Проверка работы персонала

Инвентаризация, в особенности неожиданная, это эффективный инструмент для проверки работы наемных работников. Нечистые на руку сотрудники перед плановой сверкой могут заметать следы преступлений. Неожиданная проверка не даст такой возможности. Плановая инвентаризация поможет выявить хищения. Недостачи выявленные при сверке не просто списывают, а расследуют.

Кому нужна инвентаризация

Инвентаризация нужна всем, но обязательство проводить инвентаризацию в определенные сроки закреплено только за организациями-юрлицами.

Юридические лица не выбирают проводить инвентаризацию или нет. Законом установлены сроки проведения полной инвентаризации – последний квартал года, перед тем, как составлять годовой отчет и сводить баланс. Инвентаризация затрагивает все активы – от мебели до транспорта, от товарно-материальных ценностей на складе до финансовых обязательств перед контрагентами.

Проведенную инвентаризацию необходимо задокументировать определенным образом – оформить первичными документами по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата.

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухучет, а значит и проводить инвентаризацию по закону им не нужно. Часть ИП по собственному желанию ведут бухгалтерский учет, а значит проводят плановую инвентаризацию ежегодно, как этого требует закон, а внеплановую – по необходимости.

У ИП есть удобный способ проведения инвентаризации – с использованием товароучетной программы, без ручного составления документов и заполнения бланков.

Как правильно провести инвентаризацию

Порядок проведения инвентаризации и оформления связанных с ней документов приведен в Приказе Минфина. Федеральный стандарт применим и к ИП, которые приняли решение вести бухгалтерский учет предприятия.

Процесс инвентаризации происходит в четыре этапа:

1. Подготовка и создание комиссии.
2. Проведение инвентаризации.
3. Сверка.
4. Подведение итогов.

Для каждого этапа предусмотрен документ:

Расскажем подробнее о каждом из этапов.

1. Подготовка и создание комиссии

Выбрать время. Инвентаризацию разумно проводить во время, когда движения товара нет. Например, проводить в ночное время (с оплатой переработок персоналу), в случае круглосуточной работы можно выбрать интервал времени, когда поток покупателей минимален.

Создать комиссию. После того как гендиректор или главный бухгалтер издаст приказ о проведении инвентаризации, нужно создать комиссию. В состав можно включить сотрудников или внешних проверяющих, но нельзя включать материальноответственное лицо (МОЛ) или, например, продавцов, если в их добросовестной работе нет полной уверенности.

Теперь перед комиссией, МОЛ и бухгалтерией стоят задачи:

1. Председатель комиссии – проводит инструктаж для комиссии и запрашивает инвентаризационные описи.
2. МОЛ – составляет расписку, в которой подтверждает что все товары или активы имеют первичную документацию, которая передана в бухгалтерию.
3. Бухгалтерия выдает опись ТМЦ, которые будут проходить проверку. В описи должны перечисляться наименования товаров или активов, их количество и балансовая стоимость. С ней сверяют фактическое количество.

2. Процесс инвентаризации

Члены комиссии проверяют каждую товарную единицу, их количество и состояние – пригоден ли товар для продажи, и не вышел ли у него срок хранения. Есть два способа сверки:

• вручную – сотрудники считают количество, вносят данные в инвентаризационную опись;
• автоматизированно – с помощью сканера штрихкодов, терминала сбора данных или специального мобильного приложения, которое сканирует штрихкоды и передает в программу фактическое количество товаров. Расхождения с учетным количеством рассчитает программа.

3. Сверка фактических и учетных данных

После пересчета и проверки, МОЛ и члены комиссии подписывают опись в двух экземплярах – для МОЛ и бухгалтерии, которая формирует сличительную ведомость на основе данных описи.

В ведомости прописывают:

• выявленные в ходе сверки расхождения как в плюс, так и в минус, и их бухгалтерскую оценку;
• пересортицу и возможный взаимозачет по ней (когда расхождения могут компенсировать друг друга).

4. Подведение итогов

Итоговый документ – ведомость учета результатов, она объединяет недостачи и излишки по всем сличительным ведомостям. Напротив позиций с отклонениями указывают бухгалтерский счет, на баланс которого повлияли расхождения.

По каждой позиции в документе фиксируется сумма недостачи, порчи и излишков:

• суммарную стоимость товаров, которые приняли на баланс, устранив пересортицу;
• сумму списаний в рамках естественной убыли и сверх нее;
• сумму порчи и недостачи, которую предстоит компенсировать МОЛ, также значится в документе.

Полученную ведомость передают руководителю или владельцу компании и уже он принимает, уточняет или отклоняет предложения комиссии.

Результат инвентаризации – издание приказа, с дальнейшей участью расхождений.

По итогам инвентаризации компания получает:

• предложения как именно учесть (принять на баланс) недостачу и излишки из-за пересортицы;
• обоснование, по которому МОЛ компенсирует недостачу, или же не будет нести за нее ответственность;
• перечень ТМЦ под списание.

Программа для точного учета товаров

Просто загрузите товары, а программа сделает всё остальное: учтёт приход, расход и всегда покажет точные остатки

Узнать подробнее

Инвентаризация задним числом: что нужно знать

Провести инвентаризацию возможно задним числом. Это допустимо при выявлении ошибок в отчетных документах и только в ряде случаев:

• излишки и недостачу обнаружили после проведения инвентаризации;
• в компании новое материально ответственное лицо;
• при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
• необходимость сформировать отчетность на прошедшую дату;
• произошел форс-мажор, который существенно повлиял на количество товара.

Инвентаризация задним числом при ее регулярном применении может стать поводом для подозрений у ФНС, а также стать почвой для новых ошибок. Злоупотреблять ей категорически не рекомендуется.

Итого

Инвентаризация это не «посчитал-списал-принял на баланс», а серьезный бизнес-процесс, который влияет на дисциплину персонала и процент хищений. Она обязательна для юрлиц и применима для ИП, ведущих бухучет.

Проводите инвентаризацию правильно:

• инвентаризация должна быть регулярной – не реже 1 раз в месяц;
• проводите инвентаризацию и вне плана, неожиданно для МОЛ и продавцов;
• назначайте инвентаризацию на нерабочее время, чтобы не упускать прибыль;
• оформляйте процесс стандартизированными документами;
• включайте в инвентаризационную комиссию только незаинтересованных лиц;
• используйте товароучетные программы для упрощения процесса и его точности.

Инвентаризация упорядочивает имущественные отношения, сокращает риски получения штрафов от ФНС, может сократить некоторые статьи расходов и стать поводом для пересмотра ведения учета в компании или кадровых рокировок.

Автоматизируйте торговлю и склад в одной программе

• Учет движения товара: от закупок до продаж
• Печать этикеток и ценников
• Умные закупки на основе спроса и остатков
• Автосоздание первичных документов
• Удобное рабочее место для кассира
• 54-ФЗ, маркировка, все способы приема оплат

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных