Обязательные электронные транспортные накладные: кто должен оформлять и когда

В 2026 году рынок грузоперевозок ждет серьезное изменение, подготовиться к которому нужно было «еще вчера». Обязательный переход на электронные транспортные накладные состоится 1 сентября 2026 года.

Разберем, что такое электронная транспортная накладная с 2026 года, кто обязан ее применять и как подготовиться к переходу без штрафов до 400 000 ₽.

Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – это цифровой аналог бумажной транспортной накладной, который оформляют исключительно в электронном формате и передают через ЭДО (электронный документооборот).

Электронная товарно-транспортная накладная является первичным учетным документом для бухгалтерии и ФНС и подтверждает:

• заключение договора перевозки;
• передачу груза перевозчику;
• доставку груза получателю.

Формат документа утвержден ФНС в письме.

В отличие от бумажной версии, транспортные накладные в электронном виде:

• подписываются только электронной подписью, УКЭП или УНЭП (раскроем детали ниже);
• передаются через оператора ЭДО;
• хранятся в цифровом архиве;
• доступны всем участникам перевозки.

ЭТрН отличается от бумажного документа и содержанием, в ЭТрН указывают полную информацию о контрагентах (отправитель и получатель груза), транспортном средстве и о водителе транспортного средства.

Объединять все данные о грузоперевозках будет Государственная информационная система электронных перевозочных документов ГИС ЭПД Минтранса РФ. Она формирует единую информационную среду, где собираются и хранятся все данные по грузовым транспортным перевозкам всеми видами транспорта. Система будет следить за перевозками внутри РФ, а также за экспортом, импортом и транзитом.

Когда электронные транспортные накладные становятся обязательными в 2026 году

Переход на электронные транспортные накладные с 2026 года закреплен на уровне законодательства и пройдет в два этапа.

Плавный переход уже стартовал 1 мая 2026 года. Регистрация экспедиторов в системе «ГосЛог», аналоге сервиса «ГосУслуги» для сферы перевозки грузов, открыта.

С 1 сентября 2026 года состоится обязательный переход на электронные транспортные накладные. В цифру перейдут не только накладные, но и ряд прочих перевозочных документов, а именно экспедиторские документы, заявки (заказы) на автомобильные перевозки и грузовые накладные для авиа и ж/д транспорта.

Однако до указанной даты действует переходный период, в течении которого бизнес может без последствий использовать:

• бумажные накладные;
• электронные транспортные накладные в ЭДО.

В таблице показали как изменится логистический документооборот в 2026 году:

Альтернативы для участников грузоперевозок не предусмотрено, лишь точечные исключения. Поэтому подготовка к переходу должна быть оперативной и тщательной.

Бесплатная программа для учета товаров и продаж

Оцените все функции программы для автоматизации торговли за 0 ₽

Начать бесплатно

Кто должен оформлять электронные транспортные накладные

Обязанность оформить ЭТрН закреплена за отправителем груза, но каждый участник процесса перевозки выполняет определенную роль.

Однозначный ответ на вопрос «кому нужны электронные транспортные накладные» прост – всем участникам процесса коммерческой перевозки грузов.

Раскроем роли всех сторон, участвующих в процессе перевозки, в таблице:

Электронные транспортные накладные при перевозке алкоголя

Алкогольная и спиртосодержащая продукция стала одной из первых категорий, для которых начали внедрять обязательный электронный документооборот. Пилотный проект Минтранса и Росалкогольтабакконтроля стартовал в 2023 году, но реализацию отложили.

При перевозке алкогольной продукции электронные документы требуют обязательной синхронизации с ЕГАИС, передачи данных в Росалкогольтабакконтроль и указания крепости продукции свыше 25% содержания спирта. Также система фиксирует легальность происхождения товара.

В силу уже вступили изменения в статью 10.2 ФЗ № 171 об обороте алкоголя. Они предусматривают переход с бумажной товарно-транспортной накладной на электронные документы. Порядок оформления и использования таких документов установлен Постановлением Правительства РФ № 1944.

С 1 марта 2026 года:

• бумажные ТТН заменяются электронными документами;
• используется электронный УПД;
• данные передаются в систему маркировки.

С 1 сентября 2026 года:

• перевозка требует наличия ЭТрН;
• документы оформляются исключительно в цифровом виде.

Однако до 2027 года продлится переходный период. До наступления марта 2027 года штрафовать участников грузоперевозок за неоформление ЭТрН не будут.

Когда не нужно оформлять ЭТрН

Несмотря на обязательность перехода на электронный формат, есть ситуации, когда электронная транспортная накладная не требуется.

Обойтись без ЭТрН можно если:

• доставка осуществляется собственным транспортом без договора перевозки;
• товар забирают самовывозом;
• товар перемещается между своими складами.

Но даже в этих случаях бизнесу нужно подтверждать расходы первичными документами, а именно накладной ТОРГ-12 или универсальным передаточным документом (УПД), а также путевым листом.

Форма электронной транспортной накладной

Форма электронной транспортной накладной утверждена приказом ФНС России. Утвержденная Правительством РФ в постановлении № 2200 от 21.12.2020 года форма транспортной накладной продолжает действовать до 1 сентября 2026 года. ЭТрН повторяет форму бумажного документа и выглядит так:

Документ содержит:

• данные о перевозчике, отправителе и получателе;
• информацию о грузе;
• маршрут и условия перевозки;
• сведения о транспорте и водителе.

Формат электронной транспортной накладной включает несколько обязательных разделов, которые также называют титулы, в их число входят:

• Титул отправителя;
• Титул перевозчика;
• Титул получателя;
• Финальный титул перевозчика.

Дополнительно могут использоваться разделы для:

• изменения маршрута;
• замены транспорта;
• фиксации стоимости.

Они не обязательны и заполняют их только в случае необходимости.

Как оформить электронную транспортную накладную

Вопрос как оформить электронную транспортную накладную требует развернутого ответа с пояснениями об обязанностях каждого участника процесса. Приведем наглядную схему работы участников перевозок в ГИС ЭПД.

Алгоритм выглядит так:

Как работает схема через ГИС ЭПД:

1. Грузоотправитель формирует электронную транспортную накладную (ЭТрН) в системе своего оператора и отправляет её в ГИС ЭПД и документ становится доступен перевозчику.
2. Перевозчик (водитель) получает ЭТрН, подтверждает приём груза и выполняет доставку в соответствии с указанными условиями.
3. Грузополучатель по прибытию груза открывает документ в системе, проверяет груз и подтверждает его получение.
4. Перевозчик фиксирует завершение перевозки, отмечая выполнение доставки в ЭТрН.

Примечательно, что в случае если стороны используют разных операторов ЭДО, это не мешает работе: документ доступен всем участникам для просмотра и подписания.

Фактически, заполнение электронной транспортной накладной распределено между участниками сделки, но для каждого из них есть и общие требования:

• все работают через оператора ЭДО;
• доступ к системе идет через ГИС ЭПД;
• документ создается на одно транспортное средство.

Переход на электронные транспортные накладные

Внедрение электронных транспортных накладных требует подготовки.

Что нужно сделать:

1. Получить КЭП, оформить доверенности всем участникам перевозок, задействованным в оформлении документов;
2. Выбрать оператора ЭДО и зарегистрироваться;
3. Обучить сотрудников;
4. Согласовать процессы с контрагентами.

Важно учитывать, что электронные транспортные накладные в ЭДО работают только при участии всех сторон. Полноценно передать ЭТрН контрагенту и отразить передачу в ГИС ЭПД, без ЭДО нельзя.

Что будет, если не перейти на ЭТрН

Игнорировать обязательный переход на электронные транспортные накладные не получится. В случае, если груз не будет сопровождать ЭТрН, участникам процесса перевозки грозят крупные штрафы.

Также при отсутствии ЭТрН перевозку могут признать незаконной, в таком случае возможна остановка транспорта и прочие последствия, которые негативно скажутся на рабочих процессах – поставка не придет в срок, контрагент запросит неустойку, а бизнесу придется оплачивать штраф.

Разобрали размеры штрафов за некорректное использование ЭТрН или отсутствие электронной накладной.

Главное

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные становятся обязательными для всех участников перевозок. Чтобы избежать штрафов и сбоев в логистике, бизнесу важно заранее перейти на ЭДО и настроить процессы работы с ЭТрН.

Автоматизируйте торговлю и склад в Бизнес.Ру

• Учет движения товара: от закупок до продаж
• Прогноз закупок на основе спроса и остатков
• Автосоздание первичных документов, в том числе и ЭТрН
• 54-ФЗ, маркировка, все способы приема оплат

Оставить заявку

Оставляя заявку, я соглашаюсь на обработку персональных данных
и принимаю условия Политики обработки персональных данных