Управленческий учет в компании: как контролировать прибыль, расходы и принимать решения на основе цифр

Продажи есть и растут, отчетность в порядке, но выручки бизнес не видит. Причина в 90% случаев кроется в отсутствии управленческого учета. Разберем, для чего нужен управленческий учет, какие задачи он решает и как организовать его в компании без лишних затрат.

Что такое управленческий учет

Управленческий учет – это система сбора и анализа внутренних данных о работе компании, которая помогает руководителю принимать решения на основе фактов и цифр. И его главная особенность в том, что он работает на интересы самого бизнеса. Его не ведут ради налоговой инспекции или обязательной отчетности. Он нужен руководителю, чтобы контролировать процессы внутри компании и проактивно принимать обоснованные решения.

Поскольку законодательство не устанавливает единых правил ведения управленческого учета, каждая организация самостоятельно определяет важность тех или иных показателей, формы отчетов и периодичность их подготовки. Такой подход позволяет построить систему, которая действительно помогает управлять бизнесом.

Управляйте бизнесом в реальном времени

Бизнес.Ру автоматически обновляет данные о продажах, остатках и закупках, чтобы вы могли оценить состояние бизнеса за пару минут

Посмотреть возможности

Какие задачи решает управленческий учет

Задачи управленческого учета определяет руководитель. Исходя из потребностей компании.

В таблице раскрыли основные процессы бизнеса и какие задачи помогает решать управленческий учет.

Важность управленческого учета растет вместе с масштабом бизнеса. Если для небольшой компании часть показателей еще можно контролировать вручную и раз в 3 месяца, то при росте продаж и количества операций без системы учета руководитель начинает принимать решения практически вслепую.

Отличия управленческого учета от бухгалтерского и налогового

Бухгалтерский учет, если утрировать, ведут для государства. Он дает ответ на вопрос «что нужно показать». Задача этих видов учета – соблюдение требований законодательства, а не помощь руководителю в управлении компанией.

Бухгалтерский и налоговый учет позволяют:

• подготовить отчетность;
• рассчитать налоги;
• избежать претензий и штрафов.

И этих данных критически недостаточно для ежедневного управления компанией. Общая финансовая информация о деятельности компании не покажет:

• Какие товары или услуги приносят основную прибыль?
• Какое подразделение работает эффективнее остальных?
• Почему при росте выручки компании не хватает денег на счетах?
• Сколько средств можно направить на развитие бизнеса без риска кассового разрыва?
• Какие расходы растут быстрее всего и требуют контроля?

На эти вопросы как раз отвечает управленческий учет. Приведем таблицу, где различия становятся еще очевиднее.

Управленческий учет видит, что происходит в бизнесе в действительности, а не на бумаге.

Что входит в управленческий учет

Управленческий учет охватывает не только доходы и расходы. Чтобы руководитель видел полную картину бизнеса, необходимо регулярно анализировать сразу несколько показателей: выручку, прибыль, маржинальность, задолженности, остатки, закупки и другие показатели, которые необходимы для решения задач бизнеса.

Набор отчетов может отличаться в зависимости от отрасли и цели, однако их назначение остается неизменным – дать руководителю объективную картину происходящего в компании.

Рассмотрим на какие данные обычно опирается бизнес:

Продажи и выручка
«Что у нас с продажами?» это основополагающий вопрос для владельца, по нему он проверяет «температуру» бизнеса. Но этот показатель без прочих «анализов» неинформативен.

Важно знать:

• общую выручку за месяц;
• какие товары/услуги приносят основную прибыль;
• какие каналы продаж работают лучше других;
• как меняется спрос.

Два магазина могут при идентичной выручке получать разную прибыль из-за более высокой маржинальности товаров.

Запасы и складские остатки
Часто деньги в прямом смысле лежат на складе. И замораживают оборотные средства. Важно не путать чрезмерный излишек и неснижаемый остаток. При непродуманных закупках, оборотные средства постепенно превращаются в неликвид, или же бизнес сталкивается с дефицитом и теряет клиентов.

Управленческий учет помогает контролировать остатки, скорость оборачиваемости товаров и грамотно планировать закупки.

Дебиторская задолженность
Продажа далеко не всегда подразумевает мгновенное получение денег. При работе с отсрочкой платежа на бумаге есть прибыль, но фактически еще не поступила.

Учет дебиторской задолженности помогает контролировать сроки оплаты, выявлять проблемных контрагентов и прогнозировать поступление денежных средств.

Кредиторская задолженность
Регулярно возникает и обратная ситуация. Без информации о том, сколько компания должна поставщикам, подрядчикам и другим контрагентам бизнесу могут грозить кассовые разрывы.

Контроль этого направления позволяет планировать платежи и поддерживать стабильные отношения с партнерами, без эксцессов, которые в ряде случаев могут нанести удар и по репутации компании.

Доходы и расходы
Рост выручки не всегда означает рост прибыли. Поэтому руководителю важно контролировать не только доходы компании, но и расходы. Управленческий учет показывает, какие затраты становятся слишком высокими, где бизнес теряет деньги и какие процессы можно оптимизировать без ущерба для работы.

Бюджеты и финансовое планирование
Для развития бизнеса нужно понимать, сколько денег потребуется через месяц, квартал или год, какие инвестиции планируются и хватит ли собственных средств для реализации этих планов.

По этой причине в управленческий учет часто входят бюджеты доходов и расходов, бюджеты движения денежных средств и планы развития отдельных направлений бизнеса. Это помогает даже при «турбулентности» – руководитель имеет понимание развития ситуации и инструменты, с помощью которых эту ситуацию можно изменить

Прогнозирование показателей
Управленческий учет работает по принципу «назад в будущее». Компания анализирует прошлые показатели, чтобы принимать более точные решения в будущем. На базе накопленных данных можно получить прогнозы:

• продаж;
• закупок;
• потребность в персонале;
• финансовый результат будущих периодов.

Точность прогнозов снижает риск дефицита (средств и товаров) или избытка, а также принимать решения на основе актуальных показателей и прошлого опыта.

Какие отчеты нужны для управленческого учета

Одного показателя выручки недостаточно, чтобы оценить состояние бизнеса. Компания может наращивать продажи, но терять прибыль или сталкиваться с нехваткой денежных средств. Именно поэтому в управленческом учете используют несколько взаимосвязанных отчетов.

Отчет о прибылях и убытках (P&L)
Показывает финансовый результат компании за выбранный период: выручку, расходы и чистую прибыль. С его помощью оценивают рентабельность бизнеса и эффективность отдельных направлений.

Отчет о движении денежных средств (ДДС)
Отражает все поступления и выплаты денежных средств. Помогает контролировать платежеспособность компании, планировать расчеты и заранее выявлять риск кассовых разрывов.

Управленческий баланс
Показывает финансовое состояние бизнеса на определенную дату: активы, обязательства и собственный капитал. Используется для оценки устойчивости компании и принятия стратегических решений.

Отчет по продажам
Позволяет анализировать продажи по товарам, категориям, подразделениям, менеджерам или каналам сбыта. Помогает определить наиболее прибыльные направления и скорректировать ассортимент.

Отчет по запасам
Отражает состояние складских остатков и скорость их оборачиваемости. Используется для планирования закупок и предотвращения как дефицита, так и избыточных запасов.

Какие показатели стоит контролировать регулярно

Даже самый подробный отчет не будет работать, если руководитель открывает его раз в квартал. В большинстве компаний достаточно еженедельно или ежемесячно отслеживать:

• выручку;
• финансовый результат;
• денежный поток;
• задолженность покупателей;
• обязательства перед поставщиками и другими контрагентами;
• складские остатки;
• оборачиваемость товаров;
• рентабельность ключевых направлений бизнеса.

При своевременном контроле в этих разрезах бизнес сразу замечает проблемы и может оперативно принимать решения.

Как организовать управленческий учет в компании

Часть предпринимателей откладывает внедрение управленческого учета. Они ошибочно полагают, что он нужен только крупным компаниям. На практике проблемы с контролем прибыли, расходов и денежных потоков возникают уже на этапе роста бизнеса.

Организация управленческого учета на предприятии начинается с определения важных показателей для управления компанией.

Шаг 1. Настройте сбор данных

Управленческие решения будут точными только в случае, если система собирает полные и актуальные данные о работе компании.

При внедрении необходимо определить, из каких источников система будет получать информацию. Обычно используются данные о продажах, закупках, остатках товаров, денежных потоках и взаиморасчетах с контрагентами.

Чем меньше ручного ввода используется при сборе информации, тем ниже риск ошибок и расхождений в отчетах.

Шаг 2. Определите периодичность контроля

Разные показатели требуют разной частоты анализа.

Например, движение денежных средств и остатки товаров многие компании контролируют ежедневно, а финансовые результаты и рентабельность оценивают по итогам месяца.

Регулярный контроль помогает быстрее выявлять проблемы и своевременно принимать меры.

Шаг 3. Назначьте ответственных

Даже самая подробная система учета не будет работать, если за показатели никто не отвечает.

Необходимо определить сотрудников, которые будут контролировать корректность данных, формировать отчеты и предоставлять информацию руководителю в определенные сроки, которые заблаговременно согласовывают.

Шаг 4. Используйте единые правила учета

Одна из частых причин ошибок это разные подходы к учету в подразделениях компании.
Если один сотрудник учитывает расходы по дате оплаты, а другой по дате получения услуг, отчеты будут показывать искаженную картину бизнеса.
Во избежание таких ошибок правила ведения управленческого учета должны быть унифицированы.

Автоматизация управленческого учета: как получать данные без таблиц и ручных расчетов

Управленческий учет в Excel теоретически может работать, но это продлится недолго, рост количества операций множит количество таблиц, данные приходится собирать из разных источников, а подготовка отчетов начинает занимать слишком много времени.

В таких условиях руководитель часто получает информацию поздно, а решения принимает на основе неактуальной информации.

Автоматизация управленческого учета в программе Бизнес.Ру помогает получать ключевые показатели бизнеса в режиме реального времени,поэтому руководителю не приходится вручную объединять десятки таблиц или ждать отчеты от сотрудников.

В Бизнес.Ру управленческий учет строится на данных, которые уже формируются в ходе ежедневной работы компании. Каждая продажа, закупка, поступление товара, перемещение между складами или инвентаризация автоматически отражаются в системе и сразу становятся частью общей картины бизнеса.

В результате руководитель в режиме реального времени может:

• анализировать продажи по товарам, категориям и торговым точкам;
• контролировать остатки и оборачиваемость;
• видеть прибыльные и неликвидные товары;
• отслеживать закупки и эффективность сотрудников;
• получать сводную аналитику по всем магазинам и складам.

Если компания работает сразу через несколько каналов продаж, Бизнес.Ру объединяет их в одной системе. Розничные магазины, интернет-магазин и маркетплейсы синхронизируются автоматически, поэтому остатки, цены и продажи всегда актуальны.

Автоматизация упрощает и закупки. Система предупредит о достижении минимального остатка, рассчитает потребность на основе истории продаж и поможет сформировать заказ поставщику за несколько кликов.

Для собственника бизнеса важна не только полнота данных, но и скорость доступа к ним. Бизнес.Ру работает в облаке, поэтому даже вне офиса руководитель может проверить выручку, остатки, продажи и работу сотрудников с любого устройства.

В результате автоматизация управленческого учета в программе Бизнес.Ру помогает сократить время на подготовку отчетности, снизить количество ошибок при работе с данными и получать объективную картину бизнеса в любой момент.

Оцените все функции программы Бизнес.Ру бесплатно

Оставляйте заявку и получите демо-доступ на 14 дней за 0 ₽

Получить демо-доступ

Оставляя заявку, я соглашаюсь на обработку персональных данных
и принимаю условия Политики обработки персональных данных

Главное об управленческом учете

• Управленческий учет не заменяет бухгалтерский, а дополняет его. Если бухгалтерский учет отвечает на вопрос «что произошло», то управленческий показывает, почему это произошло и что нужно изменить.
• Главный показатель эффективности управленческого учета – скорость принятия решений. Руководитель не ждет окончания месяца, а видит изменения в продажах, остатках и прибыли сразу после их возникновения.
• Чем больше товаров, сотрудников и каналов продаж, тем выше ценность автоматизации. Именно поэтому большинство компаний переходят от Excel к специализированным системам учета еще до масштабирования бизнеса.
• Главная цель управленческого учета – рост прибыли, а не подготовка отчетов. Все показатели должны помогать принимать конкретные решения: что закупать, что продавать, где сокращать расходы и куда инвестировать.