Что такое УПД: как использовать и правильно заполнять универсальный передаточный документ

С 1 января 2026 года в России изменились правила электронного документооборота: универсальный передаточный документ (УПД) стал основным форматом для оформления отгрузок в ЭДО. Электронные накладные и акты в привычном виде фактически заменены УПД. Разобрали, как работать с этим документом и не допускать ошибок.

Что такое универсальный передаточный документ (УПД)

УПД – это инструмент, который упрощает документооборот. Вместо оформления нескольких документов счета-фактуры, накладной или акта можно использовать один УПД.

По сути, УПД совмещает сразу две функции:

• подтверждает факт совершения операции (как первичный документ);
• содержит данные для расчета НДС (как счет-фактура).

Формат рекомендован ФНС и применяется как на бумаге, так и в электронном виде. Его использование помогает сократить количество документов, снизить нагрузку на бухгалтерию и уменьшить вероятность ошибок.

Когда используют УПД

УПД подходит для большинства стандартных операций с товарами, работами и услугами. Конкретные сценарии зависят от налогового режима и особенностей бизнеса.

Ниже приведены основные варианты применения универсального документа:

ЭТрН используется при перевозках и:

• подтверждает сам факт транспортировки;
• фиксирует стоимость и условия доставки.

УПД, в свою очередь, подтверждает передачу товаров, работ или услуг. Это разные документы с разными задачами, поэтому взаимозаменяемыми они не являются.

Когда УПД нельзя использовать как счет-фактуру

Несмотря на универсальность, УПД подходит не во всех ситуациях.

Он не может выполнять функцию счета-фактуры, если:

• указан статус «2» (операция без НДС или счет-фактура оформляется отдельно);
• документ содержит ошибки;
• отсутствуют обязательные реквизиты.

В таких случаях счет-фактуру нужно выставлять отдельно.

Когда УПД не заменяет накладную

Есть ситуации, когда УПД не получится использовать вместо накладной:

• в учетной политике компании закреплено использование других форм;
• контрагент принимает только классические бумажные документы;
• применяется нестандартная схема документооборота.

Такие случаи требуют предварительного согласования формата документов между сторонами.

Статусы УПД: в чем разница

Статус универсального передаточного документа показывает, какую функцию он выполняет и какие поля в нем должны быть заполнены, а какие заполнять нет необходимости. На практике чаще всего ошибки возникают именно на этапе выбора статуса.

Статус 1

Этот вариант используют в операциях, облагаемых НДС. В таком формате УПД одновременно выполняет функции:

• счета-фактуры;
• первичного документа.

Например, при отгрузке товара с НДС достаточно оформить один УПД со статусом 1. Дублировать его отдельным счетом-фактурой не нужно.

Статус 2

Этот статус означает, что документ используется только как первичный и выступает в роли накладной или акта.

Его применяют:

• при сделках без НДС;
• если счет-фактура оформляется отдельно.

По сути, УПД со статусом 2 это та же накладная или акт, но в универсальной форме.

Форма и обязательные реквизиты УПД

Организации и ИП, работающие через ЭДО, используют актуальный и обязательный с 1 апреля 2025 года формат УПД (версия 5.03). Это XML-формат, который поддерживает ставки НДС 5% и 7% для УСН, ставки 9,09% и 16,67% в новых регионах РФ, а также корректировку прослеживаемости.

Чтобы документ приняли к учету, в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основные данные, которые обязательно вносятся в документ собрали в таблице:

Дополнительно указывают:

• дату отгрузки;
• реквизиты договора;
• страну происхождения товара и номер ГТД.

Что касается бумажного варианта: унифицированной формы УПД нет. Используется шаблон, рекомендованный письмом ФНС. При этом в бумажный документ можно добавлять дополнительные показатели, но важно следить за его актуальностью.

Пример заполнения УПД

УПД оформляется по стандартной логике, от общих сведений к деталям сделки. Заполненный электронный документ УПД выглядит так:

При работе через ЭДО:

• большая часть данных заполняется автоматически;
• подписи заменяются квалифицированной электронной подписью.

Большая часть предпринимателей отдает предпочтение именно электронному формату. Заполнение в таком случае существенно упрощается, а при использовании современной товароучетной системы данные подтягиваются автоматически, что минимизирует ошибки и экономит часы работы.

Экономия на бумаге и других расходниках также относится к преимуществам электронных форматов документов и ЭДО в целом.

Как хранить УПД

УПД хранят так же, как и другие первичные документы, не менее 5 лет (а в ряде случаев дольше). И для бухгалтерского учета и для налоговой отчетности 5 лет – минимальный срок хранения.

Допускается хранение:

• в электронном виде;
• на бумажных носителях.

На практике компании все чаще выбирают электронный формат за его удобство и надежность в хранении данных. Использование документов в электронном формате существенно упрощает поиск документов и снижает риск их потери при проверках.

Если используется ЭДО, печатать документы не требуется: они формируются, подписываются и хранятся в системе.

Современные системы позволяют:

• автоматически формировать УПД на основе учетных данных;
• подписывать документы электронной подписью;
• отправлять контрагентам за несколько секунд;
• отслеживать статус (отправлен, получен, подписан);
• хранить архив без риска утери.

Например, в системе Онлайн Бизнес.Ру УПД в виде XML-файла можно сформировать прямо из операции продажи и отправить контрагенту без ручного ввода данных. Система предоставляет актуальные шаблоны, соответствующие требованиям к маркированным товарам, а также регулярно обновляет шаблоны в соответствии с требованиями законодательства.

Ответы на частые вопросы

Можно ли применять УПД на УСН без НДС?

Да, можно, но это не обязательно. В таком случае УПД со статусом 2 заменяет накладную или акт. В графе НДС указывается «Без НДС».

Можно ли совмещать ЭДО и бумажные документы?

Да, если речь не идет о маркируемых и прослеживаемых товарах. Однако смешанный формат увеличивает нагрузку на бухгалтерию и риск потери документов.

Обязателен ли УПД для всех?

Нет. Но при работе через ЭДО используется именно УПД. Бумажные накладные и акты продолжают действовать вне электронного документооборота.

Можно ли оформить УПД на аванс?

Нет. Для аванса оформляется счет-фактура.

Что делать, если контрагент не принимает УПД?

Можно перейти на раздельные документы (накладная/акт и счет-фактура). Если УПД принципиален, условие его использования стоит закрепить в договоре. При использовании ЭДО УПД становится обязательным документом. В качестве аргумента в общении с контрагентами используйте информацию о том, что УПД официально утвержден ФНС.

Можно ли принять НДС к вычету по УПД?

Да, если используется УПД со статусом 1. Документ со статусом 2 не дает права на вычет, даже если в нем указан НДС.

Главное про УПД

УПД объединяет функции счета-фактуры и первичного документа, позволяя сократить документооборот и упростить учет. Ключевое значение имеет статус УПД:

• при статусе 1 он применяется для операций с НДС и полностью заменяет счет-фактуру;
• при статусе 2 используется только для учета и не дает права на налоговый вычет.

Сам по себе УПД не является обязательным, однако при работе через ЭДО УПД становится стандартом, строго в актуальном формате 5.03. Крайне важно внимательно заполнять все реквизиты документа, ведь ошибки в них могут привести к вопросам со стороны налоговых органов и финансовым рискам для бизнеса.