Что такое облачная касса и как она работает по 54-ФЗ

Если вы принимаете оплату онлайн, но не хотите покупать кассовый аппарат, — рассмотрите аренду облачной кассы. Это специальная касса для приема платежей в интернете по 54-ФЗ, работает автономно без кассира и доступна с любого гаджета.

В этой статье рассмотрим, что такое облачная касса, кому подходит, и пошагово объясним, как и где ее подключить.

Что такое облачная касса и чем она отличается от обычной

Облачная касса (ее еще называют виртуальной) — это онлайн-касса для фискализации интернет-платежей: с сайтов и интернет-магазинов, из соцсетей и мессенджеров, а также из мобильных приложений. Она автоматически формирует электронные чеки и передает данные о платежах в ФНС.

В отличие от стационарных касс, которые применяются в офлайн-магазинах и обязаны печатать бумажные чеки, облачные кассы работают только в интернете. Использовать их в розничных магазинах нельзя – потому что виртуальная касса не печатает чеки.

Облачная касса находится не у продавца, а на серверах дата-центра компании-провайдера. Предприниматель может управлять кассой и отслеживать чеки с любого устройства по интернету.

Наглядное отличие облачной кассы от обычной представили в таблице:

Кому и когда нужна облачная касса

Согласно 54-ФЗ, применять онлайн-кассу обязаны все организации и ИП при расчетах с физическими лицами. Есть исключения (например, отдельные виды деятельности или специальные режимы), но в классической модели интернет-торговли касса требуется всегда.

Облачная касса подходит далеко не всем бизнесам. Как правило, ее используют при оплате в интернет-магазинах и по платежной ссылке в соцсетях и мессенджерах.

А вот если у вас есть физическая точка, где требуется печать бумажных чеков, то нужна обычная стационарная касса.

В ситуации, когда вы принимаете еще и онлайн-оплату — например, в своем интернет-магазине или по платежным ссылкам — то для приема интернет-платежей покупать отдельную кассу в облаке не нужно. Достаточно подключить сервис «Онлайн-Чеки» от Бизнес.Ру на стационарную кассу для фискализации онлайн-платежей. Сервис формирует электронный чек, передает его на физическую кассу, ККТ его фискализирует и отправляет данные в ОФД. Оттуда чек автоматически поступает покупателю на e-mail и в ФНС.

Преимущества облачной кассы

• Работает без кассира. Облачная касса автономна – она сама открывает и закрывает смены, принимает платежи и пробивает чеки. Не нужно контролировать процесс и переживать за ошибки.
• Фискализирует платежи круглосуточно. Даже ночью все операции проходят корректно и отправляются в ФНС без вашего участия.
• Доступна с любого устройства. Проверяйте чеки и следите за выручкой с телефона, планшета или ноутбука.
• Интегрируется с сервисами. Подключается к интернет-эквайрингу, сайту и CRM. Можно объединить несколько сайтов и платежных систем в одной кассе.
• Фискализирует платежи с разных каналов. Если покупатели одновременно оплачивают товар по платежной ссылке и в интернет-магазине, касса моментально отправит всем электронные чеки.
• Показывает данные в реальном времени 24/7. Статусы чеков, выручка и средний чек всегда под рукой.
• Формирует отчеты в любой момент. Можно получить статистику за любой период — удобно для анализа и бухгалтерии.
• Мгновенно сообщает об ошибках. При сбое или не пробитом чеке касса сразу уведомит вас.

Еще одно важное преимущество облачной кассы – экономия. К примеру, виртуальную кассу Бизнес.Ру не нужно покупать — ее можно арендовать и сразу начать работу.

Касса размещена в надежном дата-центре с резервным питанием и стабильным интернетом, поэтому работает без перебоев даже при отключении света или связи.

Можно спокойно заниматься другими вопросами бизнеса – специалисты компании следят за работой кассы, обновляют ПО, контролируют сроки фискального накопителя и ОФД, исправляют ошибки и при необходимости перепробивают чеки.

Как работает виртуальная касса по 54-ФЗ

Схема работы облачной кассы:

1. Покупатель оплачивает покупку онлайн – банковской картой, СБП, Т-Pay, SberPay, AlfaPay, МирPay, Подели, Долями, ЮMoney, рассрочкой и др.
2. Платежная система переводит средства покупателя на расчетный счет продавца. После успешной оплаты интернет-эквайринг передает данные транзакции в облачную кассу.
3. Виртуальная касса формирует фискальный чек в электронном виде, в котором уже указаны все нужные реквизиты по 54-ФЗ. Данные проходят через фискальный накопитель (ФН) — шифруются и кодируются.

4. Данные уходят оператору фискальных данных (ОФД). Задача ОФД — принимать зашифрованные чеки от кассы и передавать их налоговой автоматически. По закону ОФД обязан хранить данные в течение 5 лет и гарантировать сохранность.

5. Покупатель получает электронный чек – как правило, по e-mail или в SMS. Каждый такой чек содержит обязательные реквизиты: ИНН продавца, адрес, перечень товаров/услуг, сумму, дату/время, номер ФН, подпись. Клиент может открыть или сохранить чек, предъявить его при возврате или в споре.

Для того, чтобы касса работала четко по этому плану и без ошибок, проще использовать сервис, который автоматизирует все эти шаги. Допустим, Бизнес.Ру берет на себя интеграцию кассы с платежными системами, формирует чеки и поддерживает все их типы (полный, аванс, возврат, корректировки), отправляет данные в ОФД, а также автоматически рассылает чеки покупателям и в ФНС.

Как подключить облачную кассу: инструкция для бизнеса

Подключить облачную кассу несложно, особенно если вы используете сервис Бизнес.Ру. Вот основные этапы настройки кассы в нашей системе. Следуя им, вы начнете принимать онлайн-платежи законно уже в день подключения:

1. Выберите тариф — например, тариф «Оптимальный» или «Почековый». А если не знаете, какой из них закроет потребности вашего бизнеса, вам подскажет менеджер.
2. Заключите договор с ОФД — в облачную кассу от Бизнес.Ру это уже включено, отдельная регистрация не нужна. К тому же это бесплатно.
3. Зарегистрируйте кассу в ФНС — это обязательно, без этого с кассой работать по закону не получится. Можно пройти регистрацию самому – но придется лично идти в ФНС с кипой документов, причем дважды. Или обратиться к нашему специалисту, который выполнит все онлайн за час без визита в налоговую. Вам потребуется лишь включить компьютер.
4. Настройте интеграцию кассы с сайтом, CRM или платежной системой. Специалисты Бизнес.Ру помогут настроить всю цепочку отправки чека под ключ – вам не нужно переживать, что придет штраф из-за ошибок в чеке.
5. Проведите тестовый чек — убедитесь, что фискализация и отправка чека покупателю работают.

Как пользоваться облачной кассой

После подключения предприниматель получает доступ к личному кабинету – все управление кассой происходит в нем онлайн:

• Просмотр чеков, статистики и отчетов по продажам.
• Автоматическая фискализация при каждом платеже – без участия владельца кассы.
• Формирование чеков возврата и коррекции.
• Выгрузка Х- и Z-отчетов в один клик.
• Заботливая техподдержка в чате и по телефону.

Штрафы за работу без кассы

Внедрение облачной кассы помогает онлайн-предпринимателям избежать штрафов.

Так, за работу без кассы ИП могут оштрафовать на сумму от 10 тысяч рублей и выше, тогда как штраф для ООО в разы больше (от 30 тысяч рублей и выше).

Штрафы за продажу через интернет без чеков еще суровее – до 10 тысяч рублей за каждый (!) из них. Те же суммы касаются и ошибок в чеках.

Выводы

Облачная касса необходима для формирования онлайн-чеков за любые интернет-платежи. Она работает по 54-ФЗ, автоматически формирует и фискализирует чеки и отправляет их в налоговую и покупателю.

Электронный чек виртуальной кассы содержит все обязательные реквизиты по 54-ФЗ и имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Он хранится на сервере, поэтому при необходимости его можно открыть или отправить повторно.

Облачная касса от 800 ₽/мес

• для любых платежей в интернете
• автоматические онлайн-чеки по 54-ФЗ
• регистрируем, подключаем и настраиваем

Оставить заявку