5 частых ошибок учета товаров и как их исправить

Ошибки учета товара разные: расхождения в учете, недостачи при инвентаризации и неверный учет себестоимости. Но последствия у них одинаковые – финансовые потери.

Собрали топ-5 дорогих ошибок в товарном учете и выяснили, как автоматизация учета товара позволяет избежать их и превратить складской учет в главного защитника вашей прибыли.

Внесли данные без проверки – создали расхождения и убытки

Если Вы просто заносите в систему те данные, которые указаны в накладной, без фактического пересчета и проверки качества, в учет попадают недостоверные данные.

Что может случиться:

• остатки завышаются или занижаются, искажается реальная картина по запасам;
• недостачи остаются незамеченными: компания оплачивает товар, которого физически нет, а найти источник потерь уже невозможно;
• брак от поставщика не выявляется вовремя и уходит на витрину, провоцируя возвраты, жалобы и репутационные риски;
• товарная матрица искажается: система считает, что позиции есть, и нужный ассортимент не заказывается вовремя;
• рушится аналитика: нельзя понять, где происходят потери, насколько надежен поставщик и как улучшить закупки и логистику.

Отсюда следующее правило: всегда принимайте товар с пересчетом и проверкой качества, чтобы в учет попадали точные данные и бизнес не терял деньги на ошибках.

Не учли все затраты в себестоимость – продаете в минус

Прибавка торговой наценки к цене от поставщика – гарантированные убытки. Если неверно рассчитать себестоимость товара, торговля будет убыточной с вероятностью 99%.

Неправильный расчет себестоимости может быть из-за:

• забыли учесть логистику, упаковку или другие затраты;
• перепутали цены из разных накладных;
• указали не ту единицу измерения;
• некорректно распределили закупочные расходы между товарными позициями.

К чему приводит:

• Искажение маржи – прибыль по товарам отображается неверно, вы рискуете недооценивать или переоценивать доход с каждой позиции.
• Ошибки в ценообразовании – цены могут быть завышены или занижены, что снижает конкурентоспособность или уменьшает доход.
• Неэффективные закупки – сложно понять, какие товары действительно выгодно закупать, а какие нет.
• Ошибки в отчетности – финансовые показатели бизнеса выглядят стабильными только на бумаге, но в реальности прибыль ниже.

Решение – учитывать в себестоимость все затраты: налоги, пошлины, логистику, арендную плату, зарплатный фонд и другие расходы, которые формируют себестоимость товара.

Не оформили возврат товара – получил штраф до 50 000 рублей

Чаще всего возвращаемый товар не оприходуют на склад из-за брака. Вы думаете: раз товар не подлежит продаже, его не стоит оформлять. В итоге в учете он числится как проданный, а в кассе возникает недостача, поскольку деньги уже возвращены покупателю.

Другая распространенная ситуация, когда персонал просто не знает правильной процедуры возврата или не имеет права ее проводить. Сотрудник может выдать покупателю деньги на кассе, но не провести операцию в учетной системе, решив, что это сделает позже управляющий. Однако на практике об этом легко забывают.

К чему приводит:

• некорректные данные об остатках на складе и в бухгалтерии;
• искажение себестоимости и прибыли по товарным позициям;
• риск продажи бракованного товара клиенту и снижение репутации;
• сложности в аналитике закупок, планировании и учете продаж.

Главное правило: оформляйте возврат в день его совершения.

Поставщику: Составьте акт и отмените приход в системе в день приемки брака. Подробно в статье.
От покупателя: Сначала оформите возврат в кассе и системе, затем примите товар на склад (например, на позицию «Брак»).

Нет регулярной инвентаризации – соглашаетесь на системные убытки

Распространенная ситуация: товар числится в учетной системе, а на складе его нет. Без регулярных пересчетов такие потери превращаются в финансовые дыры, незаметные в отчетности.

Многие предприниматели убеждены, что инвентаризация это долго, сложно и останавливает торговлю. Из-за этого проводят ее реже 1 раза в месяц. И чаще всего причиною сверки является найти хищения или подогнать отчетность для налоговой, реже с целью корректировки учетных данных.

Из-за отсутствия графика, правил и материально ответственных лиц возникают последствия:

• складываются скрытые недостачи и потери, которые остаются незамеченными;
• искажается финансовая отчетность и прибыль компании;
• сложнее выявлять недобросовестных сотрудников или ошибки поставщиков.

Главное правило для бизнеса: регулярно проверяйте остатки на складе – лучше выявить малые потери сразу, чем терпеть системные убытки и искаженные отчеты.

Проводить сверку важно не только регулярно, но и по установленным правилам – оформлять все документально. О том, как правильно провести инвентаризацию читайте в статье.

Отказываетесь от автоматизации учета – крадете свое время

Использование нескольких систем, разрозненных таблиц, ручной учет в Excel или «в голове» приводит к неполной картине продаж, задержкам с получением данных для управленческих решений и постоянной трате времени на ввод, проверку и вычисления.

Очевидное решение: Внедрите единую автоматизированную систему учета товаров и продаж от Онлайн Бизнес.Ру.

Программа обеспечивает комплексную автоматизацию торговли и склада:

• учет движения товара от закупок до продаж;
• печать этикеток и ценников;
• прогнозирование закупок на основе спроса и остатков;
• автосоздание первичных документов;
• удобное рабочее место для кассира;
• соответствие 54-ФЗ, маркировка, все способы приема оплат.

Программа интегрируется с кассой и другим оборудованием и позволяет работать с маркированным товаром, благодаря интеграции с системой маркировки «Честный ЗНАК».

Остальные ошибки в учете товаров и их последствия

В таблице собраны остальные частые ошибки в учете товаров и их последствия для бизнеса. Она помогает наглядно оценить риски и приоритеты для исправления.

Выводы

Ошибки в учете товаров – частое явление, но их последствия могут быть крайне дорогими: от потерь прибыли до штрафов и падения доверия клиентов. Чтобы минимизировать риски, важно внедрять точный и прозрачный учет на всех этапах работы: от приемки и возвратов до инвентаризации и анализа продаж.

Автоматизация, регулярные проверки и обучение персонала превращают учет в инструмент контроля и роста бизнеса.. Помните: своевременные меры сегодня защищают прибыль и репутацию завтра.

Автоматизируйте торговлю и склад в одной программе

• Учет движения товара: от закупок до продаж
• Печать этикеток и ценников
• Умные закупки на основе спроса и остатков
• Автосоздание первичных документов
• Удобное рабочее место для кассира
• 54-ФЗ, маркировка, все способы приема оплат

Оставить заявку

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с политикой обработки персональных данных