Программа для учета товара в магазине

Обзор возможностей программы для учета товара в магазине

 

«Посоветуйте простую и недорогую программу для учета товара в магазине» – просят владельцы магазинов на бизнес-форумах. Советчики делятся на две группы: представители разработчиков, цель которых ясна, и «бывалые» предприниматели. Предприниматели рекомендуют решение, подошедшее им самим или делятся разочарованиями, которые тоже относятся к только их личному опыту.

В этой статье попытаемся разобраться, на какой функционал можно рассчитывать, выбирая программу для учета товаров в магазине, и как этот функционал может быть реализован.

Что может программа для учета товара в магазине?

Каждое конкретное решение для автоматизации товарного учета включает определенный набор функций, доступных для использования. Базовыми возможностями товароучета должны быть контроль и оформление реализации и закупки, отслеживание остатков товаров и движения денежных средств.

Это только минимальный набор функций. Плюсом будет, если программа умеет анализировать средний чек, объем продаж, средний уровень наценки таким образом, чтобы увеличить прибыль магазина. Некоторые разработчики идут дальше и предлагают возможности работать с клиентской базой, создавать дисконтные и бонусные программы для покупателей и систему мотивации для продавцов. Именно так работает сервис учета торговли Бизнес.Ру.

 

Попробовать бесплатно программу Бизнес.Ру

 

Первый шаг автоматизации магазина: создание каталога товаров

Первоначальная настройка каталога

Функциональная программа учета предполагает создание единого каталога товаров, которая используется во внутренних бизнес-процессах и на кассе. Это синхронизирует внутренний складской учет и продажи, избавляя от необходимости ручных сверок, которые влекут за собой ошибки по причине человеческого фактора.

В Бизнес.Ру создать номенклатуру можно вручную или автоматически, используя загрузку как собственных прайс-листов, так и прайс-листов или накладных поставщиков. Автоматический способ экономит время и поэтому предпочтительнее.

После создания номенклатуры товаров потребуется указать отпускные цены и начальные остатки. Назначить цены можно в программе учета вручную или указать при загрузке собственных прайс-листов.

Добавление новых товаров в каталог

Если потребовалось добавить новые товары, когда рабочий каталог уже сформирован, можно сделать это снова вручную или загрузить их из электронных накладных поставщиков. Отметим, что в накладной содержатся только наименование, единица измерения и цена товара. Остальные поля можно заполнить самим или загрузить из прайс-листа, где в числе прочих будут присутствовать и эти позиции.

Основной же плюс на лицо — как только товар появляется в накладной, он сразу же попадает в программу, где остается указать правильную отпускную цену — и товар уже готов к продаже!

Система Бизнес.Ру контролирует уникальные поля для исключения проблем с дубликатами и при нахождении совпадений просто обновляет информацию о ранее загруженной позиции.

Умная касса или связка «торговля-учет»

Если кассовая и учетная программа работают разрозненно, то это неэффективная работа. Рассмотрим, какие преимущества предоставляет эта связка.

Отображение актуальных остатков на кассе

Программа учета товара Бизнес.Ру рассчитывает остатки товаров на текущий момент времени с учетом продаж и возвратов и передает эту информацию на кассу.

Как это происходит?

  • Каждый документ, который отображает изменение количества на складе (приходная накладная, чек продажи, перемещение в другой магазин или любой другой), передаёт информацию об этом изменении в кассовую программу.
  • При каждом обмене с учетной системой кассовая программа обновляет данные об остатках.
  • При отсутствии интернет-соединения кассовая программа считает остатки исходя из последних полученных данных, отнимая из них продаваемые в кассе товары и прибавляя возвращенные.
  • При возобновлении связи остатки снова приводятся в соответствие с данными основной облачной базы.

Приведем примеры, как использовать эту информацию с пользой для магазина.

Если товара не оказалось на привычном месте, то продавец, видя остатки в программе, скорее всего найдет запрашиваемую покупателем продукцию. В отличие от случая, когда не владея точной информацией о наличии, продавец посчитал бы, что товар закончился, а магазин бы упустил выгоду.

Благодаря налаженному учету реже возникают обратные ситуации, когда товар лежит в магазине, а в системе он отсутствует, и кассир не может его продать, лишая магазин выручки и вызывая недовольство покупателя. Актуальная информация о продажах и остатках позволит вовремя отследить снижение запасов по отдельным товарам или группам до критического количества и эффективно планировать закупки: с учетом спроса за предыдущий период и с использованием пополнения до запланированного значения товарного остатка.

Удаленное изменение отпускных цен

Потребность изменить цены в магазине может быть вызвана уменьшением или увеличением спроса, изменением закупочной цены, давлением ценовой политики конкурентов, потерей товаром первоначальных потребительских свойств. Если потребовалось произвести переоценку, то назначить новые цены можно в учетной программе Бизнес.Ру, и они будут мгновенно переданы на кассу.

Удаленный контроль магазина

В учетную систему Бизнес.Ру из кассы поступает информация о времени открытия и закрытия смен, продажах и возвратах, внесении и выдаче денег. Руководитель контролирует эти показатели в режиме реального времени.


Система учета Бизнес.Ру работает с собственной кассовой программой Касса Бизнес.Ру, а также с терминалами Эвотор.


 
Попробовать бесплатно программу Бизнес.Ру

 

Для синхронизации работы кассовой и учетной программ нужно интернет-соединение. Подойдет даже очень медленное или нестабильное соединение, например мобильный интернет или модемный. В режиме оффлайн касса работает автономно. При возобновлении соединения, данные сразу же синхронизируются.

Простая инвентаризация в магазине

Инвентаризация – действенный метод финансового контроля и обязательная процедура для любого магазина.

С одной стороны, инвентаризация позволяет выявить недостачи, излишки и порчу товара, пересортицу, проверить порядочность персонала.

С другой — зачастую она влечет финансовые потери магазина: приходится закрывать торговый зал на время проведения инвентаризации и терять возможную выручку или инвентаризация проводится в нерабочее время, что связано с дополнительными выплатами сотрудникам.

Таким образом, выявлять расхождения в товароучете хотелось бы чаще, а времени тратить на это меньше. Осуществить это позволяет программа учета товара Бизнес.Ру, которая существенно упрощает и ускоряет процесс инвентаризации.

Использование сканера штрихкода или терминала сбора данных сокращает время проведения инвентаризации в разы. Возможность сформировать локальные инвентаризации по группам товаров будет особенно востребованной, если инвентаризация проводится разными людьми или товар располагается на складе в различных секциях. Важно, что при обнаружении расхождений фактического и учетного количества программа для учета товара Бизнес.Ру тут же позволяет произвести оприходование и списание.

Выписка первичных документов в программе учета

Магазин по закону обязан вести бухгалтерский и налоговый учет. Здесь мы ведем речь о первичных документах, которые подтверждают факты приобретения у поставщиков и продажи товаров. Если же рассматривать кассира и кассовую программу, то не стоит забывать и об обязательных фискальных операциях.

К основным первичным документам для обязательного ведения учета относятся:

  • приходные и расходные накладные (различные варианты в зависимости от специфики товара и привлечения транспорта);
  • счета-фактуры;
  • товарные чеки.

Магазину могут быть полезны и другие документы:

  • доверенности;
  • акты инвентаризаций;
  • акты сверок взаиморасчетов;
  • договоры;
  • коммерческие предложения;
  • складские ордера и описи;
  • приходные и расходные кассовые ордера;
  • платежные поручения.

Этот список далеко не полный. Кроме перечисленных система Бизнес.Ру поддерживает загрузку и печать собственных печатных форм. Даже если среди общего списка вы не обнаружите необходимый документ в силу какой-либо редкой специфики ведения склада или магазина (сфера услуг, различные мастерские, и прочие компании, имеющие специфику работы), то вы легко можете его добавить.

А кассовая программа Бизнес.Ру помимо печати обычного товарного чека печатает гарантийные талоны. За счет этого повышается скорость обслуживания клиентов, ведь им не нужно ждать товароведа, который распечатает и принесет нужные документы.


А для магазинов, торгующих алкоголем Бизнес.Ру формирует и отправляет документы ЕГАИС


 
Попробовать бесплатно программу Бизнес.Ру

 

Аналитика торговли

Здесь под аналитикой мы понимаем оценку различных показателей, так или иначе связанных с товарами:

  • продаваемость,
  • прибыльность,
  • оборачиваемость,
  • разделение на категории и прочее.

О показателях, связанных с другими аспектами работы магазина, будет рассказано отдельно.

Помощь в формировании ассортиментной матрицы

Самым простым и потому самым частым для использования в каждом магазине является сравнительный отчет с выручкой и прибылью по товарам. Быстрая сортировка позволяет выделить самые продаваемые позиции (в классическом ABC-анализе товарного ассортимента эти позиции занимают категорию А).

Именно на поддержании остатков этих товаров всегда в достаточном количестве строится основная схема будущих закупок. И напротив, товары с самой низкой прибыльностью, как правило, постепенно выводятся из ассортимента магазина.

Также важным показателем является оборачиваемость, то есть оценка времени, за которое товар проходит от момента закупки до продажи. Простыми словами, как долго товар «залеживается» на складе или в торговом зале. Некоторые товары могут храниться и не продаваться долго, но приносить пользу с точки зрения повышения маркетинговой ценности других товаров.

Но в большинстве случаев — чем быстрее товар продаётся, тем быстрее с него приходит прибыль, что является основной выгодой для магазина.

Помощь в планировании закупок

Для планирования закупки программа учета Бизнес.Ру подсчитывает средний срок продаваемости товаров (период для оценки прошлых продаж указывают сами пользователи, чтобы правильно рассчитать объёмы продаж для сезонных товаров). На основании этого показателя считается среднее количество товара, которое продается в день. Эта величина, конечно, условная, так как в реальности никто не продает 2 с половиной пары обуви в день.

Затем эта дневная норма умножается на то количество дней, на которое вы хотите обеспечить запас данного товара в магазине.

Простая арифметика, но эффективная и действенная, если не забыть учесть текущий остаток на складе, а также сделать поправку на срок, который пройдет с момента заказа поставщику до приемки товара в магазин. В итоге решается сразу несколько задач: с одной стороны, товар не залеживается на складе, так как программа подсказывает, сколько достаточно закупить без переплаты. С другой стороны — точно известно, сколько товара необходимо, чтобы покрыть спрос на него в ближайшие дни.

 

Мы рассмотрели только функции, связанные с учетом товара в магазине. Больше про возможности сервиса Бизнес.Ру читайте в других статьях.

Попробовать бесплатно